ProFuturo: tecnología e innovación al servicio de la educación

Pablo Pinillos    24 enero, 2022

Decía Nelson Mandela que “la educación es el arma más poderosa para cambiar el mundo”. Y en esa dinámica está implicada Telefónica a través de proyectos como la red de Cátedras Telefónica, que recientemente celebraba su 20 aniversario. Otro gran ejemplo es ProFuturo, impulsado por Fundación Telefónica y Fundación “la Caixa”, del que voy a escribir hoy, en el Día Internacional de la Educación. Este programa intenta reducir la brecha educativa en el mundo, proporcionando una educación digital de calidad a niños y niñas en entornos vulnerables de Latinoamérica, el Caribe, África y Asia.

Y a la afirmación de Mandela voy a añadir la de Walter Isaacson de que “la ventaja competitiva de una sociedad no vendrá de lo bien que se enseñe a multiplicar o la tabla periódica en sus escuelas, sino de cómo se estimule la imaginación y la creatividad”. Precisamente la iniciativa #hack4edu es una muestra fantástica de cómo incentivar la innovación en un ámbito clave como la educación, con el consiguiente impacto en la sociedad.

#hack4edu, un hackatón para responder a los desafíos de la educación digital

Este hackatón, impulsado por ProFuturo y la Universidad Pontificia de Salamanca, en colaboración con Cátedras Telefónica, es ya un punto de encuentro de referencia. Busca la reflexión y el trabajo en equipo para encontrar sinergias sobre cómo avanzar en la configuración de la educación del futuro.

La última convocatoria se celebró a finales del pasado año, con la presencia de 130 hackers de trece universidades y seis países. Había treinta y dos retos educativos y tres días para lograr las mejores soluciones.

Su carácter internacional enriquece al evento y permite perspectivas diversas de los retos planteados, que se trabajan con un alcance global.

Orientación social, carácter interdisciplinar y colaboración público-privada

#hack4edu se caracteriza por su orientación social. Se busca la colaboración interdisciplinar, con independencia de la formación de los participantes. Y, posteriormente, resulta fundamental la colaboración público-privada para que estos desarrollos lleguen a buen puerto y alcanzar los objetivos planteados en el ámbito educativo.

La selección de los proyectos depende de su capacidad para solventar problemas reales, de su orientación a entornos vulnerables y de su escalabilidad. Deben poner las TIC y la innovación al servicio del bien colectivo, en este caso mejorar la calidad educativa.

#hack4edu es un claro ejemplo de cómo impulsar la colaboración entre la universidad y la empresa. También de la aplicación de tecnologías como big data e inteligencia artificial al análisis y explotación de los datos generados en plataformas de educación digital, como la de ProFuturo.

La tecnología, imprescindible para solucionar los retos educativos

Y qué mejor muestra de la tecnología como herramienta imprescindible para solucionar los retos educativos que los premios otorgados en esta última convocatoria:

  • Una herramienta que detecta las emociones de los estudiantes mediante deep learning para mejorar el desarrollo de las clases y hacerlas más dinámicas y atractivas.
  • Signspa, un prototipo web capaz de traducir al lenguaje de signos panameño con inteligencia artificial.
  • Words4AII, una app basada en el concurso Pasapalabra que, con ayuda de tecnologías disruptivas como el reconocimiento de voz, actúa sobre el analfabetismo y fomenta el aprendizaje a través de la “gamificación”.
  • Hear4AII, una app que traduce diferentes idiomas y dialectos al lenguaje de signos en tiempo real para mejorar la experiencia educativa de las personas sordas.
  • E-señas, plataforma virtual inteligente para ayudar a los estudiantes sordos en su aprendizaje.
  • Listudens propone un giro de 180º al método tradicional de pasar lista, con una app que permite hacerlo de forma automática con tecnología NFC.
  • “La decisión de ayuda” es un programa basado en un cuadro de mando que permite a gobiernos y organizaciones establecer criterios para destinar ayudas educativas de una forma más eficaz.

ProFuturo, ganador del premio WISE 2021 a la innovación educativa

El COVID-19 nos ha mostrado la importancia de la conectividad y la educación digital para la resiliencia de los centros educativos durante la pandemia. ProFuturo, por su parte, se ha convertido en un referente para facilitar el acceso a la educación y paliar la brecha digital en los entornos más desfavorecidos. No solo ha hecho llegar a estos lugares los recursos educativos de forma gratuita, sino que, además, ha transformado los contenidos digitales en formatos alternativos para poder llegar a los más desconectados. Por ejemplo, se elaboraron cuadernos de trabajo que se entregaron físicamente por las casas. También se produjeron pódcast y vídeos de las clases para emitir por radio y televisión y enviar a través de plataformas de mensajería como WhatsApp.

Nuevo concepto híbrido del aprendizaje

Para poder llevar a cabo esta innovación educativa es necesario un cambio cultural previo: un nuevo concepto híbrido del aprendizaje en el que el alumno sea el centro del sistema y los profesores se conviertan en mediadores y diseñadores de experiencias. Son necesarios nuevos contenidos y competencias y la colaboración de todas las partes implicadas. En este contexto, la tecnología no es lo más importante, pero juega un papel clave como facilitador y potenciador de posibilidades.

Se trata, en definitiva, de un cambio de modelo hacia otro más acorde con las necesidades del mundo actual.

La dimensión de este cambio y la labor asociada para llevarlo a cabo no es nada baladí. De ahí que el premio WISE 2021 que ProFuturo ha obtenido sea un claro reconocimiento a su trabajo en materia de innovación educativa, mediante su programa de educación digital.

Se convierte, así, en el primer proyecto nacional en alzarse con este premio internacional. Como señaló su directora general, Magdalena Brier, “este reconocimiento evidencia que cuando se pone la tecnología y la innovación al servicio de la educación se pueden hacer grandes cosas”.

Imagen: Ismael Martínez Sánchez

Cómo deben prepararse las empresas para la llegada del metaverso

Raúl Salgado    24 enero, 2022

Meses después de que Facebook comenzara a llamarse Meta, aupando a la primera línea de la atención mediática un término venido a revolucionar nuestras vidas, la reciente compra de Activision por parte de Microsoft -la mayor adquisición de la industria de los videojuegos- también podría percibirse como un órdago por liderar la carrera del metaverso, donde estarán 7 de cada 10 grandes compañías en los próximos 5 años, según algunos estudios.

Las principales marcas de ropa ya han comenzado a vender sus catálogos en este otro mundo, donde ya se organizan también conciertos. Un mundo en el que será posible hacer turismo, reunirse con amigos o realizar casi cualquier tipo de actividad.

El metaverso es un concepto vivo que evolucionará con el ser humano y que, por tanto, deberá incorporarse para que nos acompañe en el camino, tal y como asegura José Luis Navarro, consultor de Innovación en Lito Design. El también profesor en The Valley remarca que el metaverso no está por llegar, sino que ya existe y se utiliza a gran escala.

Y pone como ejemplos algunos de entretenimiento como Roblox (que cuenta con 199 millones de usuarios activos mensuales), Minecraft (140 millones de jugadores activos mensuales) o Fornite, que ahora tiene 78,3 millones, pero ha llegado a tener 250 millones de usuarios al mes.

En un futuro cada vez más cercano, Navarro considera que la actividad de las empresas deberá sincronizarse con este nuevo entorno, para lo que será determinante la formación de los empleados.

Beneficios del metaverso para las pymes

Entre las ventajas del metaverso para las pymes, los expertos destacan las mejoras en la productividad, la anticipación de resultados, el ahorro de costes, las posibilidades de interacción entre los colaboradores en tiempos del trabajo híbrido o las opciones de evaluar constantemente el rendimiento y comportamiento del equipo.

Es cierto que surgirán nuevos perfiles, como el de Metaverso Chief Officer, o equipos multidisciplinares orientados a la creación de soluciones y nuevos negocios.

Pero, ¿qué deben hacer las empresas de cara a la irrupción de esta nueva era?

Pasos que deben dar las empresas

Emilio Márquez, experto en tecnologías y CEO de La Latina Valley, habla de la siguiente lista de “tareas”:

  • Rediseñar productos y servicios, para adaptarlos a los objetivos que persigue el metaverso y ofrecer experiencias de carácter lúdico, educativo… en formato virtual. 
  • Equipamiento virtual: una tecnología de este calibre requiere creadores y desarrolladores gráficos de contenido, como escenarios, avatares, atrezo o indumentarias personalizadas que permitan que los usuarios tengan una experiencia virtual al 100%.
  • Equipamiento físico: los dispositivos de alta gama jugarán un papel importante en el éxito de esta iniciativa. Desde las gafas de realidad virtual hasta el servidor y la silla donde se sentarán los usuarios deben mejorarse y actualizarse para brindar una experiencia de usuario lo más grata posible. 
  • Marketing digital: el metaverso hará explotar la creatividad e imaginación de las personas encargadas de este rubro, llevándoles a desarrollar nuevas fórmulas y mecanismos para impactar a los usuarios y escalar su experiencia a otro nivel.
  • Normativa: “Se tendrá que fijar una legislación clara y transparente en términos de privacidad, seguridad, modelo de explotación, ética de uso y demás aspectos transversales”, según se expone en el portal digital Inforges en su artículo “Sobre el metaverso y sus oportunidades empresariales”.
  • La cultura organizacional sufrirá una transformación con la llegada del metaverso. Los líderes principalmente deben ampliar su visión y su mente para todas las oportunidades que brinda esta tecnología.

Cambio en la estrategia empresarial

Con el metaverso se debe evaluar como prioridad el comportamiento de los usuarios y empleados de las organizaciones. Ya no es solo lo que ellos dicen o saben hacer, sino cómo es su comportamiento dentro de este universo de realidad aumentada y cómo son capaces de enfrentar estos cambios.

Para garantizar el avance de la tecnología, Márquez insta a adaptar constantemente la estrategia de la compañía al comportamiento de los usuarios.

Asimismo, el CEO de La Latina Valley subraya la importancia de capacitar a los empleados tanto de manera técnica como psicológica. Principalmente a los desarrolladores de mundos virtuales, ingenieros de software, ingenieros de computación, expertos en ciberseguridad, diseñadores gráficos, y todas las profesiones afines. 

Claves para prepararse para el nuevo entorno

De igual modo, rescatando las tres claves para preparar a los directivos para el nuevo entorno de trabajo que recoge la plataforma digital Dir&Ge en un artículo, remarca la relevancia de:

Equipar a los equipos para la resiliencia

Fomentar la resistencia y colaboración entre los empleados. Capacitarlos en el uso y conducta con las herramientas de la nueva tecnología. Instarlos a desarrollar nuevos hábitos que les funcionen en el entorno actual. Dotar a los directivos de la flexibilidad necesaria para reajustar las prioridades de los recursos a medida que cambian las circunstancias, garantizar que los resultados clave sean visibles para los subordinados directos y alinear los objetivos de gestión del rendimiento con los profesionales de la empresa.

Invertir en gestores centrados en el ser humano

Los líderes de RRHH deben apoyar a los directivos con herramientas para sobrellevar conversaciones difíciles que fomentan la cohesión del equipo, la inclusión y la seguridad psicológica. Desarrollar habilidades que permitan adaptar su enfoque a los diferentes empleados, para ampliar una profunda comprensión de sus comportamientos en este nuevo contexto.

Medir el rendimiento por impacto

Tener presente que esta es una tecnología con la que nunca habían interactuado. En este sentido, conviene sugerir a los directivos la elección de métricas para medir la calidad y el impacto del trabajo de los empleados y realizar un seguimiento. 

Sea como fuere, lo cierto es que cada una de las personas que conforman una pyme son determinantes para el desarrollo exitoso del metaverso. Desde los principales directivos hasta el departamento de RRHH, pasando por las áreas de desarrollo tecnológico, marketing e incluso recepción. “Todos deben estar informados y capacitados para esta experiencia”, apostilla Márquez.

Reseteo para empezar desde cero

Por su parte, Edgar Martín-Blas, CEO y director creativo de Virtual Voyagers, sostiene que las empresas deben pulsar el reseteo para empezar desde cero, ya sea integrándose en metaversos existentes o creando los suyos propios en función de las necesidades y objetivos de sus líneas de negocio.

A nivel interno, al tratarse de una categoría nueva, Martín-Blas considera que las compañías tendrán que rehacer departamentos completos desde los que coordinar todos los proyectos que se vayan creando en torno al metaverso, o nuevo Internet.

“No es futurismo, sino una realidad”, asegura. Y pronostica que este año veremos el lanzamiento de las gafas de realidad mixta de Apple, que podría multiplicar por diez la locura vivida recientemente con Facebook.

Tecnologías que deben implementarse

Finalmente, en cuanto a las tecnologías que deberán implementar las empresas ante la llegada del metaverso, Emilio Márquez considera necesarias las siguientes:

  • Cómputo (Cloud Computing) y en el borde (Edge Computing).
  • Gemelos digitales (Digital Twins).
  • Big Data.
  • Internet de las cosas (IoT).
  • Realidad aumentada, mixta y virtual (RA, RM y RV).
  • Automatización.
  • Blockchain.
  • Tecnología 5G.

Foto de julien Tromeur en Unsplash

Datos de entrenamiento vs datos de test

Paloma Recuero de los Santos    24 enero, 2022

Los algoritmos de Machine Learning aprenden de los datos con los que los entrenamos. A partir de ellos, intentan encontrar o inferir el patrón que les permita predecir el resultado para un nuevo caso. Pero, para poder calibrar si un modelo funciona, necesitaremos probarlo con un conjunto de datos diferente. Por ello, en todo proceso de aprendizaje automático, los datos de trabajo se dividen en dos partes: datos de entrenamiento y datos de prueba o test.

Datos de entrenamiento o «training data»

Los datos de entrenamiento o «training data» son los datos que usamos para entrenar un modelo. La calidad de nuestro modelo de aprendizaje automático va a ser directamente proporcional a la calidad de los datos. Por ello las labores de limpieza, depuración o «data wrangling» consumen un porcentaje importante del tiempo de los científicos de datos.

¿La clave del éxito del Machine Learning? Datos de calidad

Datos de prueba, validación o «testing data«

Los datos de prueba, validación o «testing data« son los datos que nos “reservamos” para comprobar si el modelo que hemos generado a partir de los datos de entrenamiento “funciona”. Es decir, si las respuestas predichas por el modelo para un caso totalmente nuevo son acertadas o no.

Es importante que el conjunto de datos de prueba tenga un volumen suficiente como para generar resultados estadísticamente significativos, y a la vez, que sea representativo del conjunto de datos global.

Normalmente el conjunto de datos se suele repartir en un 70% de datos de entrenamiento y un 30% de datos de test, pero se puede variar la proporción según el caso. Lo importante es ser siempre conscientes de que hay que evitar el sobreajuste u “overfitting”.

(En este post, podéis ver un ejemplo en Python de cómo separar un conjunto de datos en datos de entrenamiento y validación).

Python para todos (5): Termina tu primer experimento de Machine Learning con Python

Sobreajuste u «overfitting»

El sobreajuste ocurre cuando un modelo está “sobre-entrenado”. Son modelos complejos que se ajusta tan milimétricamente al conjunto de datos a partir del cual se han creado, que pierden gran parte de su poder predictivo, y ya no son útiles para otros conjuntos de datos. Esto se debe a que los datos siempre tienen cierto grado de error o imprecisión, e intentar ajustarse demasiado a ellos, complica el modelo inútilmente al mismo tiempo que le resta utilidad. Lo entenderemos mejor con un ejemplo.

Señal versus ruido

En un conjunto de datos, hay patrones subyacentes que representan la señal que buscamos detectar. Sin embargo, también hay un componente de ruido o aleatoriedad.

Un modelo de aprendizaje automático bien ajustado, es capaz de aprender de la señal e ignorar o minimizar el ruido.

Ejemplo de sobreajuste (línea verde) Chabacano [CC BY-SA (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0)]
Figura 1: Ejemplo de sobreajuste- línea verde (fuente)

La gráfica anterior representa un problema de clasificación binario. El modelo representado por la línea negra parece ser un buen predictor para nuevos casos. Si está a la derecha de la línea, será de clase «azul» y si está a la izquierda, «rojo».

Por el contrario, la línea verde representa un modelo sobreajustado porque ha aprendido del «ruido». Como indicamos antes, es un modelo inútilmente complejo, ya que aunque su rendimiento sea mejor para este conjunto de datos en particular, no será «exportable» a otros conjuntos de datos.

Subajuste o underfitting

El underfitting o subajuste es justamente el caso contrario. Ocurre cuando el conjunto de datos de entrenamiento es insuficiente, con ruido en alguna de sus dimensiones o, en definitiva, poco representativo. Como consecuencia, nos lleva a un modelo excesivamente simple, con poco valor predictor.

Por ello, para generar un buen modelo de aprendizaje automático, es importante encontrar el punto medio entre ambas tendencias.

Otra forma de expresar este equilibrio es mediante los conceptos de «Bias vs Varianza». En este otro post de nuestro blog, os explicamos en detalle en qué consisten estos conceptos y cómo conseguir ese punto de equilibrio (sweet spot) que nos garantice un modelo fiable.

¿Qué es overfitting y cómo evitarlo?

Conclusión

La partición de los datos de trabajo en estos dos conjuntos diferenciados permite generar el modelo a partir de los datos de entrenamiento para después comprobar su eficiencia con los datos reservados para test.

Los resultados de cualquier modelo basado en aprendizaje automático tienen una gran dependencia de los datos a partir de los cuales se han generado. Por ello, es fundamental cuidar su calidad y buscar siempre el equilibrio entre bias y varianza.

Boletín semanal ciberseguridad 15-21 de enero

Telefónica Tech    21 enero, 2022

Campaña de ciberataques contra objetivos ucranianos

El equipo de Microsoft Threat Intelligence Center ha estado analizando la sucesión de ciberataques perpetrados contra organizaciones ucranianas que se lleva produciendo desde el pasado 13 de enero y que habría afectado hasta, al menos, 15 instituciones del gobierno como el Ministerio de Asuntos Exteriores o Defensa. Según los investigadores, este número podría verse incrementado próximamente. En cuanto a la campaña en sí, Microsoft advierte que se habría utilizado una nueva familia de malware denominado “WhisperGate”, software malicioso cuyo objetivo es destruir y borrar los datos del dispositivo de la víctima enmascarado en forma de ransomware. “WhisperGate” estaría compuesto por dos ejecutables: “stage1.exe”, encargado de sobrescribir el “Master Boot Record” del disco duro para mostrar una nota de rescate, cuyas características indican que se trata de un falso ransomware que no facilita clave de descifrado, y “stage2.exe” que se ejecuta simultáneamente y descarga un malware que destruye datos mediante la sobreescritura de los archivos con datos estáticos. El periodista Kim Zetter ha indicado que el vector de entrada utilizado por los actores maliciosos habría sido la explotación de la vulnerabilidad CVE-2021-32648 y CVSSv3 9.1 en octobercms. Consecuentemente, según agencias de ciberseguridad ucranianas, los actores explotaron también la vulnerabilidad Log4Shell y se reportaron ataques DDoS en contra de su infraestructura. Asimismo, la Agencia de Ciberseguridad y Seguridad de las Infraestructuras de Estados Unidos (CISA) ha realizado un comunicado en el que advierte a las organizaciones sobre las potenciales amenazas críticas que podrían tener lugar tras los recientes ciberataques dirigidos a entidades públicas y privadas en Ucrania. Desde Microsoft indican que no se ha podido atribuir los ataques a ningún actor amenaza en concreto, por ello han denominado estas acciones como DEV-0586. Cabe destacar que, tal como indican las autoridades ucranianas,  debido a la escalada de tensiones entre el gobierno ucraniano y ruso, se considera que esta campaña de ataques tiene como fin sembrar el caos en Ucrania por parte de Rusia.

Más información: https://www.microsoft.com/security/blog/2022/01/15/destructive-malware-targeting-ukrainian-organizations/

Fallo en Safari podría revelar datos de usuario

Investigadores de seguridad de FingerprintJS han revelado un error grave en la implementación de la API IndexedDB de Safari 15 que podría permitir a cualquier sitio web rastrear la actividad del usuario en Internet, pudiendo incluso revelar su identidad. IndexedDB es una API del navegador diseñada para albergar cantidades significativas de datos del lado de cliente, la cual sigue la política “same-origin”; un mecanismo de seguridad que restringe cómo los documentos o scripts cargados desde un origen pueden interactuar con otros recursos. Los investigadores han descubierto que en Safari 15 en macOS, y en todos los navegadores en iOS y iPadOS 15, la API de IndexedDB estaría violando la política “same-origin”. Esto estaría provocando que, cada vez que un sitio web interactúa con una base de datos, se cree una nueva base de datos (vacía) con el mismo nombre en todos los demás marcos, pestañas y ventanas activos dentro de la misma sesión del navegador, haciendo que otros sitios web puedan ver esta información. Desde FingerprintJS han creado una prueba de concepto que se puede probar desde un navegador Safari 15 o superior en Mac, iPhone o iPad. Asimismo, FingerprintJS señala que informaron del error a Apple el 28 de noviembre, pero que aún no ha sido resuelto.

Conoce todos los detalles: https://fingerprintjs.com/blog/indexeddb-api-browser-vulnerability-safari-15/

Microsoft publica actualizaciones de emergencia para Windows

Tras haberse detectado una serie de problemas causados por las actualizaciones para Windows emitidas durante el último Boletín de Seguridad de enero, Microsoft lanzó de manera extraordinaria (OOB) nuevas actualizaciones y correcciones de emergencia para algunas versiones de Windows 10 y Windows Server. En concreto, diferentes informes reportados por administradores de sistemas señalan que, tras implementar los últimos parches de Microsoft, se han registrado problemas de conexión en redes VPN L2TP, los controladores de dominio sufren reinicios espontáneos, Hyper-V ya no se inicia en los servidores de Windows y existen problemas de acceso a los volúmenes de Windows Resilient File System (ReFS). La afectación de las correcciones es amplia ya que abarca diferentes versiones de Windows Server 2022, 2012 y 2008 y Windows 7, 10 y 11. Según Microsoft, todas las actualizaciones están disponibles para su descarga en el Catálogo de actualizaciones de Microsoft y algunas de ellas también se pueden instalar directamente a través de Windows Update como actualizaciones opcionales. En caso de no ser posible su implementación, se recomienda eliminar las actualizaciones KB5009624, KB5009557, KB5009555, KB5009566 y KB5009543, si bien se debe tener en cuenta que se estarían eliminando también correcciones válidas para las últimas vulnerabilidades parcheadas por Microsoft.

Toda la info: https://docs.microsoft.com/en-us/windows/release-health/windows-message-center

Fallo de seguridad en Cisco permite a los atacantes conseguir privilegios de root

Cisco ha lanzado la versión 21.25.4 de Cisco Redundancy Configuration (RCM) para el software StarOS, donde corrige varios fallos de seguridad. La vulnerabilidad más destacada es la identificada como CVE-2022-20649 CVSSv3 9.0, un fallo crítico que permite a atacantes no autenticados ejecutar código remoto con privilegios de root en los dispositivos que utilicen software vulnerable. El origen de la vulnerabilidad estaría en que el modo debug ha sido habilitado de manera incorrecta para diferentes servicios específicos. Para su explotación, los atacantes no tienen por qué estar autenticados, pero si deben conseguir acceso a los dispositivos, por lo que en un primer momento deberían realizar un reconocimiento detallado para descubrir cuales son los servicios vulnerables. Por el momento no se tiene constancia de que la vulnerabilidad esté siendo aprovechada. De forma adicional, Cisco ha parcheado también otra vulnerabilidad de criticidad media CVE-2022-20648 CVSSv3 5.3 de divulgación de información.

Más info: https://tools.cisco.com/security/center/content/CiscoSecurityAdvisory/cisco-sa-rcm-vuls-7cS3Nuq

Google corrige fallos en Chrome

Google ha publicado un aviso de seguridad donde corrige 26 vulnerabilidades que estarían afectando a su navegador Chrome. De entre los fallos, destaca una vulnerabilidad crítica que ha sido catalogada con el identificador CVE-2022-0289 y fue descubierta el pasado 5 de enero por el investigador Sergei Glazunov. Esta vulnerabilidad reside en el servicio de Google Safe Browsing encargado de alertar a los usuarios de que están accediendo a un sitio web que podría tener algún riesgo asociado. De ser aprovechada, esta vulnerabilidad podría permitir la ejecución remota de código. El resto de vulnerabilidades corregidas han sido clasificadas, en su mayoría, con severidad alta, siendo tan solo 5 de riesgo medio. Desde Google recomiendan actualizar a la versión 97.0.4692.99, donde estos fallos se verían solventados.

Más detalles: https://chromereleases.googleblog.com/2022/01/stable-channel-update-for-desktop_19.html

Cuatro claves para digitalizar tu punto de venta

Marta Doria    21 enero, 2022

El mundo digital está modificando el sector retail. Está claro que las reglas del juego han cambiado y también las expectativas de los clientes, que cada vez esperan más de las marcas. Digitalizar nuestro comercio es el primer paso para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo y exigente. Debemos ser capaces de hacer que el cliente disfrute de su experiencia de compra y quiera volver a nuestro local.

En el sector retail se observa que los comercios que se digitalizan atraen a más clientes, consiguen mayor eficiencia en sus procesos y aumentan la satisfacción de sus empleados.

Ahora bien, ¿cómo pueden las pymes transformar digitalmente sus puntos de venta, para dar respuesta a un cliente que demanda inmediatez, y no solo vender más, sino ser un punto de referencia en su sector?

Ideas que cambiarán tu punto de venta

La digitalización implica mucho más que estar presente en Internet. Digitalizarse supone entender el customer journey (el camino que recorre el cliente antes de realizar una compra) y disponer de las herramientas que faciliten y favorezcan ese viaje.

Para conseguirlo, se podría hablar de cuatro pasos clave:

1. Experiencia personalizada

Consiste en definir una experiencia adaptada a nuestra marca y nuestro cliente. Hacer que se sienta envuelto en el proceso de compra y que encuentre no solo lo que necesita, sino lo que desea. Adicionalmente debe ser un proceso sencillo e inmediato que convierta nuestro punto de venta en referente y haga que el cliente quiera volver. ¿Cómo lo hacemos?

  • Lo primero es conocer al cliente, recogiendo información y siendo capaces de procesarla para adaptar la oferta a sus demandas. Lo haremos apoyándonos en la inteligencia de negocio, con soluciones como el big data.
  • Adaptar el punto de venta a los gustos del cliente, con herramientas de marketing dinámico como pantallas y mostradores interactivos, que nos permitan mostrar ofertas en tiempo real y generar nuevas oportunidades de venta, o ambientación musical para adaptar el entorno de tu local a tu público objetivo.
  • Hacer que vuelva, diferenciando tu negocio del resto, con una atención de calidad, ágil y especializada, y con servicios de valor añadido, es decir, que vayan más allá del mero gesto de compra. Un ejemplo es ofrecer wifi gratuito a los clientes.

2. Hiperpersonalización de la experiencia

Es el resultado de diseñar un customer journey adaptado 100% a nuestro cliente, es decir, llegar a un nivel de comprensión de nuestro público objetivo tal que nos permita predecir sus hábitos de compra. El objetivo final es ser capaces de generar recomendaciones de compra con un retorno muy alto, lo que se traduce en más oportunidades de negocio.

3. Que todos los canales funcionen como uno solo

Esto significa integrar todos los canales de venta y de atención al cliente de nuestra empresa (tienda física, web de empresa, aplicación móvil, atención telefónica, etc.), de tal forma que podamos ofrecer la misma experiencia de compra, indistintamente del medio a través del cual nos relacionemos con el cliente.

Para ello, debemos contar con una buena presencia online, la cual podemos diseñar con soluciones como Tu Web, que nos ayuden a ofrecer una navegación sencilla, cómoda y atractiva. Es importante también posicionar correctamente la web en Internet (aparecer de los primeros en las búsquedas), ya que nos permitirá aumentar el número de clientes potenciales.

10 técnicas para mejorar el posicionamiento de tu página web o tienda online

4. Digitalizar los procesos

Una vez que hemos digitalizado el punto de venta, debemos ser capaces de digitalizar también nuestros procesos, para poder responder al cliente en tiempo real. Para digitalizar las operaciones y procesos de nuestro negocio, contamos con un gran aliado: la tecnología.

Con ayuda de un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales), podremos gestionar todos los procesos de la empresa, siendo más eficientes y reduciendo tiempos, ya que integra toda la parte de gestión del negocio.

Por otro lado, es importante la movilización del punto de venta. ¿Qué implica esto? Que nuestros empleados sean capaces de atender a los clientes (consultar stock, hacer pedidos…) e incluso formalizar el pago desde cualquier punto de nuestra tienda o local. Para hacer esto, necesitamos dos cosas:

  1. Dotar al empleado de dispositivos móviles que le faciliten el trabajo desde cualquier punto de la tienda.
  2. Contar con un software que nos permita gestionar todo el proceso de venta de una manera ágil y sencilla, y que además se integre con nuestro ERP, para tener mayor trazabilidad de todas las transacciones que se produzcan en el negocio.

Además de todo lo anterior, es fundamental contar con una buena conectividad que nos asegure el estar siempre disponibles para los clientes, sea cual sea el canal que utilicen para contactar con nosotros.

Y, por último, la nube: tener nuestros servicios alojados en la nube nos permitirá trabajar desde cualquier lugar y tener disponible nuestra información en todo momento.

Foto de Jordan Nix en Unsplash

De pyme a startup, una cuestión de crecimiento… rápido

Mercedes Oriol Vico    20 enero, 2022

Brian A. Wong, vicepresidente de Iniciativas Globales de Alibaba Group, escribió para el Foro Económico Mundial (World Economic Forum (WEF) que “en tiempos de crisis, los desafíos pueden convertirse en oportunidades siempre que haya optimismo, determinación y un propósito común”, refiriéndose a la transformación forzosa que experimentó el gigante chino del comercio electrónico, con la aparición de SARS hace ya casi 20 años.

La pandemia del coronavirus está siendo otro acelerador en la digitalización de las pequeñas y medianas empresas en beneficio de la economía digital. Y, como dijo Wong, “las pymes son la columna vertebral de cualquier sociedad para la creación de empleo y la contribución económica, ya que ellas son las pioneras del viaje hacia la recuperación económica”.

Para esa recuperación, el estudio sobre «La transformación digital de las pymes», de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), apunta que hasta el 70% de las pymes de todo el mundo ha intensificado el uso de las tecnologías digitales, debido a la COVID-19 y la mayoría de estos cambios están destinados a durar, ya que algunas inversiones son irreversibles y las ganancias de eficiencia ya se han demostrado.

No hay duda de que estamos presenciando la evolución de muchas pymes hacia la digitalización, pero ¿es posible ir más allá y hacer el cambio de pyme a startup?

Metamorfosis empresarial

Las empresas pueden afrontar distintas metamorfosis a lo largo de su vida. Una de ellas es la posibilidad que tienen las pymes que buscan reinventarse, de dar el salto hacia una startup o un spin-off (empresa que surge desde otra entidad ya existente).

Seguramente los motivos que te llevaron a emprender y montar tu pyme fueron que querías ser tu propio jefe, perseguías vivir independiente y dignamente de tu idea, con rentabilidad. Tenías claro lo que querías conseguir, en qué sector trabajar y a qué clientes dirigirte de tu entorno más próximo. Quizá decidiste lanzar tu proyecto sin socio alguno y lograste contratar a unas cuantas personas, generando empleo local y llegando a la madurez de tu negocio. Y ahora, que además has conseguido ser una pyme digital, cuentas con un producto que es cada vez más escalable.

Si te sientes identificada, ¡es tu momento! Y aunque, al igual que cuando empezaste a montar tu empresa, los inicios nunca son fáciles. Por ello, te vamos a contar qué más requisitos debes tener para dar el salto de pyme a startup.

Toda pyme tiene derecho a la digitalización

Startup es sinónimo de crecimiento

En 2012, Paul Graham, programador, escritor y cofundador de Y Combinator, una firma de capital semilla, explicó en su ensayo titulado «Startup=Crecimiento» que una “una startup es una empresa diseñada para crecer rápido” y añadió que “todo lo demás que asociamos con las startups (tecnología, riesgo, financiación, etc.) se deriva del crecimiento”.

Para él, este tipo de empresas se distinguen además por ser innovadoras en la resolución de diferentes problemas, transformar la vida de las personas con su producto, tener visión a gran escala, jugar en un mercado global, implementar nuevas formas de hacer las cosas con nueva tecnología, pensar en la optimización y en la necesidad de crecimiento de manera constante, utilizar pocos recursos, contar con planes evolutivos a corto plazo, recaudar fondos por medio de inversores, apostar por un retorno del riesgo muy elevado, tanto para fundadores como para inversores, ser objetivo de una futura adquisición, etc.

Lo más importante, la determinación

Además, Graham, que por medio de Y Combinator ha financiado más de 2.000 empresas, describió las cualidades de los fundadores de startups, en otro de sus ensayos, entre las que está la flexibilidad, la imaginación, la picardía y la amistad. Pero destaca una principal: “[…] La determinación ha resultado ser la cualidad más importante en los fundadores de startups…, mientras estés por encima de cierto umbral de inteligencia, lo que más importa es la determinación. Te vas a encontrar con muchos obstáculos. No puedes ser el tipo de persona que se desmoraliza fácilmente”.

Así que si reúnes estas características o, al menos, un producto escalable, innovador y la determinación de generar tu cambio, ¡da el salto, que hay clientes e inversores que te esperan! Y si no, al menos, lánzate a la transformación digital, que no te queda otra, a no ser que la metamorfosis que quieras realizar sea la de Kafka.

Foto de Per Lööv en Unsplash

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5 cosas que puede aprender tu pyme de una ‘startup’

España, en el ranking mundial del talento

Mercedes Núñez    20 enero, 2022

El año pasado escribíamos del Mapa del talento en España y su gestión como eje de recuperación. Con anterioridad ya lo habíamos hecho sobre cómo condiciona a un territorio su (in)capacidad para atraer talento. Hoy voy a referirme a la última edición del Ranking mundial del talento, en el que España se mantiene en la posición 32 de 64 por tercer año consecutivo, por debajo de Portugal o Francia.

Se trata de un listado que elabora la escuela de negocios IMD (Institute For Management Development). En él evalúa a 64 economías según su capacidad para promover, atraer y fidelizar el talento, lo cual tiene un impacto claro en su competitividad. Los factores que se tienen en cuenta son tres: inversión y desarrollo, atractivo y preparación.

Asignaturas pendientes en España respecto al talento

Entre los factores que “penalizan” a nuestro país y lo sitúan en la mitad de la tabla está, por un lado, la falta de motivación de los trabajadores. Por lo general, hay pocas oportunidades de desarrollo interno y capacitación, aunque la formación ha mejorado respecto a ediciones anteriores. Por otro lado, parece que las empresas aún no se toman lo suficientemente en serio la atracción y fidelización de los trabajadores mejor cualificados.

Trabajos de mejor calidad, un buen sueldo, flexibilidad, facilidades para aprender nuevas capacidades, oportunidades de cambiar de empleo… todo ello atrae al talento. Pero, según los autores del Ranking mundial del talento, al parecer, la principal variable por la que los trabajadores cualificados se mueven a determinados países es la calidad de vida: su inversión en I+D, la seguridad, el sistema de salud, la educación o el clima tienen un gran peso.

Europa Occidental, seguida de Hong Kong, encabeza la lista

Aunque si vemos los países que lideran el ranking mundial del talento predominan las bajas temperaturas… Lo encabeza, por quinto año consecutivo Suiza, seguida de Suecia, Luxemburgo, Noruega, Dinamarca y Austria. Europa Occidental acapara las diez primeras posiciones de la lista.
Hong Kong, en el undécimo puesto, es la primera economía fuera de Europa en aparecer en la clasificación.

Impacto de la pandemia sobre el talento

Durante la pandemia España ha sido uno de los países más elegidos por los nómadas digitales para trabajar. Y es que el COVID-19 ha impactado en la “fuga de cerebros” y la deslocalización del talento. El informe señala que en el caso de las economías con mejores puntuaciones en el ranking apenas se ha notado movimiento porque ha habido un aumento de la motivación. Sin embargo, ésta, ha mermado en los países menos competitivos, lo que les ha hecho perder talento y la brecha en este sentido se ha incrementado aún más.

La atracción y fidelización de talento, responsabilidad también de los altos ejecutivos

Me parece clave el mensaje de Arturo Bris, director del Centro de Competitividad Mundial del IMD, al señalar que la atracción y fidelización del talento es también una responsabilidad de los altos ejecutivos en su papel para estimular a los trabajadores. Es algo que hay que tener muy en cuenta, sobre todo cuando la remuneración de los directivos es un subindicador que sale bien parado en nuestro país en el informe.

Y es que la motivación de los trabajadores no solo se debe a factores externos, «sino también al entorno de trabajo y a las oportunidades que los líderes brindan a los trabajadores para crecer, reciclarse y trabajar de forma flexible e inteligente”. Ya veíamos su peso en la experiencia de empleado.

En definitiva, España continúa siendo un país atractivo para el talento, ya que ofrece una alta calidad de vida, pero se queda atrás de sus competidores en la captación de profesionales cualificados porque áun no es capaz de ofrecer las mismas oportunidades laborales al talento extranjero. El hecho, además, de que esté entre los tres países del mundo en los que más se ha reducido el PIB en el marco de la pandemia -se apunta- puede complicar la situación.

Ojalá en la próxima edición hayamos escalado algún puesto.  Vivimos tiempos difíciles con muchas guerras abiertas y, sin duda, una de ellas, es por el talento.

Imagen: miloszB

El mundo necesita personas como tú

Lluis Serra    19 enero, 2022

En verano del año pasado contactó conmigo una compañía en pleno crecimiento especializada en medicina capilar y cirugía estética. Empecé a trabajar como asesor general, con el objetivo de reorganizar su departamento comercial y el canal digital, y “controlar” los departamentos administrativos y contables, para poder ejecutar un plan de expansión para este 2022.

Actualmente, ya con responsabilidades de director ejecutivo (CEO) y trabajando codo con codo con doctores y médicos cirujanos, con técnicos y especialistas capilares y cirugía plástica, con comerciales, administración y contabilidad, vuelvo a escribir lo que se ha dicho y escrito millones de veces, las empresas son personas y son la clave para la obligada adaptación a los cambios.

Replantearse la forma de vivir y trabajar

Os preguntaréis por qué os cuento esto. Simplemente, porque he detectado en los dos últimos años que algo está cambiando en los actores de la película -seguramente como consecuencia de la pandemia-, que nos ha hecho replantearnos muchos puntos de nuestras vidas, seamos trabajadores, empresarios o consumidores finales.

No soy nadie para decir qué tenemos que replantearnos y qué no, pero sí me permito el lujo de daros mi opinión, para intentar que alguien comparta su punto de vista. Puedo afirmar que tiene que haber otra forma de vivir, y está en nuestras manos lograrlo.

Somos todos conscientes de que el mundo está evolucionando y cambiando a ritmos vertiginosos. La pregunta es: ¿cambiamos y evolucionamos nosotros como personas? ¿Nos adaptamos o sobrevivimos para ir tirando?

Si realmente queremos adaptarnos, tenemos que responder a cuatro preguntas con sinceridad: ¿Cómo vemos el sector en el que trabajamos? ¿Y la empresa a la que representamos? ¿Cómo nos vemos como profesionales? ¿Cómo estamos personalmente?

La mayor parte de los sectores de nuestro país se han adaptado a la realidad. La incorporación de nuevas tecnologías, de nuevas herramientas para mejorar la productividad, la aplicación de nuevas metodologías de trabajo y, sobre todo, la incorporación de procesos automatizados ayudan a muchos sectores a seguir por un camino que les llevará al éxito. La clave es la velocidad de adaptación. Nada será igual que antes.

Detectar el talento de las personas

Muchas empresas han entendido que deben modificar tareas para adaptarse. Detectar los procesos internos con todas sus ramas externas, preparar protocolos de actuación pensando en el nuevo consumidor, y así poder lograr una metodología de trabajo que ayude a la rápida adaptación de las personas que componen dicha compañía. La clave es saber detectar el talento de las personas analizando su inteligencia. Volver a hacer lo que hacíamos, pero de forma distinta.

Como profesionales debemos adaptarnos a lo que realmente nos hace felices. Actualmente es necesario trabajar las diez habilidades del profesional del siglo XXI. Debemos formarnos en esos ámbitos si realmente queremos seguir trabajando en lo que nos gusta o apasiona. Ya no sirve solo tener los conocimientos de tus responsabilidades profesionales. La clave es la formación en las nuevas habilidades y evolucionar. Cuanto más nos parezcamos a lo que éramos, más lejos estaremos de lo que debemos ser.

Estos dos últimos años, muchos de nosotros hemos sufrido psicológica y físicamente. Ahora más que nunca debemos intentar cambiar y modificar nuestros comportamientos para adaptarnos y poder conseguir la estabilidad personal.    

En la vida hay tres «compartimentos»: el personal, el profesional y el familiar. Todos son importantes, pero el que más cuidados necesita es el personal. Si estamos bien, la familia y el trabajo van bien. Tenemos que trabajar una mejora continua para encontrar la calidad de vida que deseamos. La clave es ser diferentes y trabajar para encontrar la felicidad en el cualquier ámbito de la vida.

El papel de nuestras decisiones y acciones

Una persona obtiene siempre un resultado de sus decisiones y acciones. ¿Cuál es el origen de ese resultado? El origen es su forma de ser, su forma de pensar y sus creencias. Los comportamientos de las personas siempre darán un resultado. Si queremos cambiar los comportamientos y como consecuencia el resultado, debemos variar los comportamientos. Es importante no focalizarse en el resultado y sí en los comportamientos. 

Mi buen amigo Marc Vidal asegura que existen cuatro tipos de personas en el mundo:

Las personas Inteligentes, cuyas decisiones y acciones siempre benefician a los demás y a sí mismas a la vez. Las personas malvadas, cuyas acciones perjudican a los demás, pero a ellas no. Las incautas, cuyas decisiones y acciones benefician a los demás y se perjudican ellas. Y, finalmente, las personas estúpidas, cuyas acciones perjudican a los demás y a ellas mismas.

Cuando hace pocos meses preparaba mi conferencia “Otra forma de vivir”, decidí cerrar las más de dos horas con una conclusión personal:

En la vida no hay casualidades, hay causalidades si se conocen las causas. Lo que ha pasado es lo único que podía haber sucedido. Cuando una cosa se acaba, se acaba, sin excepción.

La felicidad es una decisión

Por estas tres razones, ha llegado el momento de ser felices, entendiendo la felicidad como una decisión y no como un estado de ánimo (que cada uno decida qué significa la felicidad para él mismo). Si conocemos las causas de lo que ha pasado, podremos darlo por terminado y empezar de nuevo, cambiando los comportamientos y siendo más inteligentes.

Pero para eso necesitamos cambiar los comportamientos y ser personas más inteligentes de lo que somos, ya sea en el trabajo o con la familia. Buscar un equilibrio entre la vida personal y profesional, porque la confianza que generamos como personas es el secreto de nuestro éxito y cada día más el mundo necesita personas como tú, que tomen decisiones, que adquieran nuevos conocimientos, con más experiencia, para tener más confianza en sí mismas y así poder liderar transformaciones disruptivas e innovadoras en este mundo cambiante.

La economía circular, estancada en España, y el impulso de las TIC a este modelo

Mercedes Núñez    19 enero, 2022

La economía circular ha cobrado protagonismo en los últimos tiempos, aunque hace ya más de cuarenta años que se habla de ella. En este momento es muy relevante de cara a una recuperación más sostenible y resiliente. Y los objetivos del Pacto Verde europeo solo se podrán alcanzar si se produce un cambio radical en este sentido, como alternativa al actual modelo de producción.

La economía circular consiste en prolongar la vida económica útil de los materiales y los recursos tanto como sea posible para reducir al mínimo la generación de residuos.

Una estrategia global por el medioambiente y la economía

Apostar por esta transformación, además de mejorar la eficiencia, puede impulsar la competitividad y también generar nuevos empleos y oportunidades de negocio, como ya veíamos.

Compañías como Telefónica hace mucho que tienen una apuesta clara por esta estrategia. Pertenece a la comunidad #PorElClima, comprometida en promover una economía que contribuya a la sostenibilidad, y lleva a cabo diversas acciones para optimizar el consumo de sus recursos en toda la cadena de valor.

España, lejos de ser circular

Sin embargo, en el último lustro en España hay un estancamiento en el progreso de la economía circular. Y ocurre pese a la puesta en marcha de diferentes políticas y estrategias tanto por parte de la Administración como de las empresas, y una mayor conciencia ciudadana sobre el tema.  

La tasa de reciclado en nuestro país -del 35 por ciento- es inferior a la media de la UE-27 (48 por ciento) y está lejos del objetivo fijado por la Unión Europea para 2025 de reciclar el 55 por ciento de los residuos municipales generados.

Así se recoge, junto a otros indicadores negativos, en la tercera edición del informe bianual de Cotec, “Situación y evolución de la economía circular en España”, que se presentaba la semana pasada.

El diagnóstico es que hace falta revertir esta situación con carácter urgente. Representa un reto y una oportunidad.

Para impulsar la economía circular en España, en el documento se apuntan algunas medidas. Entre ellas, la reparabilidad y durabilidad de los productos, su reciclaje, la prevención del desperdicio alimentario, avances en el ecodiseño y la ecoinnovación, y una mayor sensibilización de la ciudadanía.

La Unión Europea como marco de referencia

El informe constituye un interesante y completo trabajo. Por un lado, aporta una visión general de la economía circular en España en el contexto de la Unión Europea, que tiene implicaciones clave como marco de referencia estratégico.

Apunta que el desarrollo de este nuevo modelo económico requiere la cooperación y vinculación de las distintas escalas territoriales, ya que partimos de una economía globalizada e interconectada.

En el documento se destaca el avance en el desarrollo de planes, programas y normativas de economía circular en todos los niveles administrativos en España, aunque aún es pronto para determinar su impacto. Además, se menciona que “las transiciones no son procesos lineales que puedan desarrollarse mediante la aplicación de normas o incentivos desde el gobierno, sino que son procesos dinámicos que involucran conflictos, y negociaciones entre actores, instituciones, reglas y estructuras”.

Colaboración público-privada, proyectos intersectoriales y contratación pública verde

Otro capítulo del trabajo se refiere a las barreras y los elementos facilitadores en la transición hacia una economía circular.

Recoge que es fundamental favorecer modelos de gobernanza capaces de dar soporte a la colaboración público-privada y la importancia de la cogeneración de redes y proyectos intersectoriales para lograr avances significativos en esta materia.

Está claro, además, que las autoridades públicas deben predicar con el ejemplo y el informe destaca el impulso a la contratación pública verde, cuya implantación se está promoviendo de forma más ambiciosa tanto en Europa como en nuestro país.

Impulso de las TIC a la economía circular

En “Situación y evolución de la economía circular en España” se dedica un apartado a cómo pueden contribuir las TIC a la economía circular. Una vez más, IoT, big data, la inteligencia artificial y blockchain, entre otras tecnologías, se convierten en grandes aliados.

Y quiero terminar con dos ejemplos. Por un lado, la trazabilidad y certificación en la gestión de residuos que hace Teimas con blockchain con ayuda de TrustOS. Y, por otro, la colaboración de Telefónica Tech y Ecoembes en un proyecto pionero en el sector del reciclaje con los contenedores amarillos inteligentes que, además, incrementan el compromiso medioambiental de los ciudadanos a través de la “tokenización”.

En definitiva, la economía circular cierra brechas y abre oportunidades. Es una apuesta redonda.

Imagen: 7089643/pixabay

Seis grandes consejos para no perder el tiempo en una reunión virtual

Raúl Alonso    18 enero, 2022

“Mira que hemos celebrado reuniones virtuales, pero cada vez lo hacemos peor”. El comentario es de un directivo amigo, y el lamento alude a temas como la duración de la reunión, la excesiva participación de unos y el silencio de otros y, sobre todo, la dificultad para tomar decisiones. Todo ello fácilmente solucionable aplicando los siguientes consejos para organizar una reunión virtual.

Estamos ante uno de esos ejemplos en que la repetición más que mejorar relaja las medidas que llevaron una práctica al éxito. Ahora que ómicron nos devuelve a los meses de mayor intensidad de teletrabajo, parece el momento propicio para recordar cómo gestionar esas reuniones a distancia a las que la pandemia obliga, pero que han pasado a formar parte de la rutina. 

1. Tres reglas de oro

Como preámbulo recordamos las tres normas que Steve Jobs puso de moda para acabar con las reuniones improductivas. Por curioso que resulte, hoy son tan actuales como hace 25 años, cuando todas las puestas en común eran presenciales:

  • Pocos asistentes: si es posible, no deben superar los cinco o  seis.
  • Pocos temas en el orden del día: nunca más de tres.
  • Tiempo limitado: las de más de 30 minutos se convierten en peligrosas.

2. ¿Es necesario estar disponible toda la jornada?

El segundo consejo llega en forma de pregunta: ¿es necesario que todo el equipo esté preparado para atender una videollamada durante toda la jornada? Algunas empresas están estableciendo unos tiempos en los que es adecuado convocar una videollamada y otros en los que no.

En inglés las llaman core hours.  Aluden a dos franjas de disponibilidad, por ejemplo dos horas en la mañana y dos en la tarde. Durante este tiempo, el empleado debe tener presencialidad y, por tanto, debe estar en condiciones de atender una videollamada.   

Por supuesto, cada empresa elige los tramos que más le convienen y siempre hay lugar para la excepción. Pero liberar el resto de horas sirve para estructurar la jornada, mejorar la concentración y productividad y, sobre todo, favorecer esa flexibilidad tan necesaria para la conciliación.  

3. ¿Videollamada o teléfono?

Si vas a convocar una reunión virtual, lo primero que tienes que hacer es preguntarte si es necesaria o no.

En este blog somos fans de la tecnología, y la del teléfono nos tiene tan enamorados como el primer día. Este canal de comunicación es directo y rápido, lo que es muy importante en multitud de ocasiones. Y si se necesita conectar con más de una persona, una llamada múltiple puede ser la solución. 

4. El éxito depende de la convocatoria

El fracaso de muchas reuniones, en especial las que con asiduidad realizan los miembros de un equipo, está en la indefinición de la convocatoria.

¿Sabes a qué tipo de reunión estás convocando?

No todas las reuniones son iguales. Antes de redactar la convocatoria, debes tener presente de qué tipo de reunión se trata. Es posible que a las necesidades generales haya que sumar alguna específica.

  • Reunión cara a cara: será más o menos formal si te vas a conectar con un cliente o con un compañero de la empresa. En el primer caso, siempre va a requerir compartir pantalla y ofrecer una documentación específica.
  • Reunión de equipo: son las más habituales en muchos entornos. Cuando se trabaja en remoto, se recomienda tener al menos una a la semana. Son encuentros más informales, pero que hay que revisarlas al máximo, para que no se conviertan en una pérdida de tiempo.
  • Reuniones extraordinarias: cuando tienen una finalidad muy específica, como presentar a un nuevo miembro del equipo, hacer una notificación o celebrar algo, motivo que debe estar claramente especificado en la convocatoria. En este caso, el número de participantes no importa, y en algunos casos puede estar justificado tomar medidas como silenciar al resto de participantes.
  • Reunión de formación, ya sean de acciones internas o tipo webinar.

Datos que se deben incluir en la convocatoria de una reunión virtual  

En su esencia, no difiere de la información que debe facilitarse en una reunión presencial, pero sí es cierto que es más importante especificar con claridad los datos, que en muchas ocasiones la propia aplicación establece por defecto:

  • Motivo de la reunión: si procede, se debe especificar por puntos.
  • Fecha, hora y duración prevista.
  • Plataforma de comunicación: normalmente la certificada por la empresa, si bien en el caso de una reunión con un cliente, la cortesía manda adaptarse a sus preferencias.
  • Las personas que se han convocado.
  • Exigir puntualidad en la conexión. Se puede recordar que la salita de espera estará activa tres minutos antes.
  • Facilitar por adelantado toda la documentación que pudiera ser necesaria para la toma de decisiones de la agenda de la reunión propuesta.
  • Se debe incluir una opción de comunicación por teléfono y correo electrónico, por si surge algún problema.
  • En el supuesto de que se vaya a grabar la reunión, es el momento de advertirlo.

5. Antes de conectar, prepárate

Este es uno de los problemas más habituales, en especial cuando el encuentro es entre colegas de empresa o con el equipo más cercano. Da igual el grado de confianza, siempre hay que dedicar tiempo a conocer la plataforma que se usa y sus utilidades, el peligro se asume al improvisar durante la reunión virtual.

 Además, hay que prestar atención a lo siguiente: 

  • Escoger la ubicación. Lo habitual es que lo hagas desde el escritorio de trabajo, pero lo más importante es sentirse cómodo sin dar imagen de relajo o displicencia, no utilices nunca un sofá.
  • Elige un buen fondo. Lo más adecuado para una organización es diseñar un fondo de pantalla corporativo. Es extremadamente sencillo utilizando programas de diseño tan populares como Canva. Otra opción es emplear alguna de las que ofrecen las propias plataformas, teniendo en cuenta que se debe elegir una imagen representativa pero neutra, que no reste protagonismo a la persona o distraiga a los participantes. 
  • Prepara tu dispositivo. Si vas a compartir escritorio, cierra los programas y aplicaciones que no vayas actualizar. Hay que tener especial atención para que las notificaciones automáticas no salten en el momento más inoportuno, más habitual cuando se realiza la conexión desde un smartphone.
  • Conéctate con tiempo. Esta anticipación (con unos minutos basta) sirve para probar si todo funciona correctamente. No hay que olvidar comprobar el micrófono.
  • Calienta la voz. Hay ocasiones en que el interlocutor de la videollamada es la primera persona con la que se habla en el día. Coger un poco de tono de garganta es suficiente para evitar parecer un habitante de Mordor en tu primera intervención.

6. Dinamizar la reunión virtual

Salvados todos los preliminares y cuestiones técnicas, hay que concentrarse en gestionar adecuadamente la reunión. Algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta son: 

  • Activa la sala de espera tres minutos antes de la hora indicada y saluda a todos los asistentes según se van conectando con amabilidad y brevedad. Inicia la reunión a la hora convocada. Si alguien se retrasa, se le irá dando entrada.
  • Recuerda que la opción de vídeo debe estar activada en igualdad de condiciones: salvo causa justificada, es importante que los participantes tengan conexión visual, permite ver y valorar reacciones y que haya menos distracciones.
  • Explica las normas del encuentro. En caso de utilizar la opción de grabación, se debe advertir de nuevo.
  • Recuerda los objetivos de la reunión y comparte el orden del día.
  • Haz una breve exposición del primer tema y abre el turno de intervenciones, pidiendo la misma brevedad con la que has expuesto tú. La petición de palabra por el chat de la aplicación es una buena medida de moderación cuando se aborda una reunión más formal.
  • Escuchadas todas las opiniones, se concluyen las decisiones o se aplazan las medidas que se han de adoptar, pero no debe prolongarse la discusión mucho más allá del tiempo estipulado. Se debe actuar del mismo modo con cada punto del día, nunca más de tres.
  • Hay que evitar que todo el mundo hable al mismo tiempo pero con habilidad y sin resultar cansino, lo que en  muchos casos implica un auténtico reto.
  • Si hay muchos participantes, es el caso de una comunicación más general a los empleados, es necesario haber encargado previamente a alguien la gestión del chat. Esta medida es imprescindible para que quien hable se centre en su discurso.
  • Por último, comparte un resumen con los puntos acordados y el reparto de tareas por correo electrónica o la plataforma de trabajo colaborativo en las horas siguientes. Esta es la mejor forma de que la reunión dé los frutos esperados.

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