En la actualidad, las empresas están inmersas en la mejora de la competitividad de su modelo de negocios. En ese sentido, el departamento de control interno debe asegurarse de se cumplan con los objetivos comerciales y administrativos con el menor riesgo posible. Para ese efecto, se debe llevar a cabo una adecuada gestión de riesgos legales, crediticios y tecnológicos.

Veamos cómo este departamento es clave para el cumplimiento de los objetivos de la organización con una adecuada gestión de riesgos.

¿Cuál es la función del departamento de control interno?

Para Servin (s/f), el control interno tiene el objetivo de resguardar los recursos de la empresa, evitando pérdidas por fraude o negligencia. Además, este departamento debe ser capaz de detectar las desviaciones que se presenten y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Brookins (2019) explica que las funciones de control interno son las siguientes:

• Establecer protocolos y procedimientos que ayuden a llevar orden y cohesión a las operaciones de las empresas.
• Prevenir el fraude a través de la conciliación de los extractos bancarios, las revisiones de auditorías internas y otras actividades.
• Separar las tareas de los empleados según un orden lógico. Por ejemplo, mediante esta actividad se asegura de que el personal de cuentas por pagar, no maneje las cuentas por cobrar.
• Ayudar a la empresa a demostrar la integridad de sus estados financieros ante los reguladores estatales.

Ventajas de contar con un departamento de control interno

PWC (2018) revela que el 49% de las organizaciones de todo el mundo dijeron que habían experimentado fraudes y delitos económicos. Lo más sorprendente es que el 52% de estos fraudes son perpetrados por empleados de la empresa. Contar con un departamento de control interno puede evitar que los empleados violen las políticas internas y, en consecuencia, cometan delitos que comprometan la seguridad financiera de la organización.

Esto es así, gracias a que este departamento garantiza que los recursos de la empresa se utilicen para los fines previstos. ISOTools (2019) dice que los auditores aportan seguridad respecto a los siguientes contextos:

• La confiabilidad de la información que se audita.
• La ejecución de auditorías de control externo.
• El cumplimiento de la legislación y las regulaciones aplicables a las operaciones de la organización.

Por ejemplo, en el proceso de verificación y evaluación de una nueva adquisición, una analista de compras puede seleccionar un proveedor que esté relacionado con ella.  A cambio de una pequeña regalía por la gestión. Los proveedores afectados pueden llevar a la empresa a los tribunales. Esto se traduce en costes legales imprevistos para la organización. ProcureDesk (s/f) muestra el ejemplo de HP. La multinacional pagó $55 millones de dólares en 2010 para resolver las acusaciones de que pagó de dinero a individuos para ganar contratos con el gobierno de Estados Unidos.

Control interno como herramienta indispensable para el crecimiento de la empresa

Thomson (2015) explica que muchas personas entienden que la gestión de riesgos es un freno para la innovación. Al contrario, se trata de una herramienta de aprendizaje para lograr el cumplimiento de los objetivos. Entonces, ¿cómo ayuda este departamento al crecimiento de las empresas? Control interno puede ser consultado cuando haya obstáculos en un nuevo proyecto. Thomson expone que, de este modo, los auditores pueden ayudar a determinar qué funciona y qué no funciona. Además, puede probar y refinar supuestos.

Balaji (2019) expone que las organizaciones innovadoras adoptan enfoques innovadores. Estos enfoques pueden incluir acelerar la adopción de análisis avanzados, la inteligencia artificial y aplicación de principios de auditoría Agile. De este modo, los auditores pueden identificar interferencia en los procesos y actividades de la empresa. Además, los auditores pueden generar ideas para el uso de tecnologías que ayuden a eficientizar estos procesos. Como herramientas de colaboración y capacitación en extracción de datos, por ejemplo.

La mayoría de las innovaciones pueden requerir nuevas tecnologías y la asignación de un presupuesto. Sin embargo, Deloitte (2016) encontró que solo el 40% de los auditores entiende que su función tiene un fuerte impacto e influencia. Este dato revela que la verdadera innovación en auditoría interna generalmente implica un cambio de mentalidad. En ese sentido, Balaji dice que hay que provocar un verdadero cambio disruptivo. Para la comprensión de la importancia de la auditoría interna, la mentalidad deseada debe ser proactiva. Además de progresista y más centrada en ofrecer valor y conocimientos comerciales que la mentalidad de auditoría interna tradicional.

En la actualidad, ganar confianza y eficiencia son dos atributos muy valorados en las empresas. A través del proceso de auditoría es posible contar con ambas.

Según la RAE (Real Academia Española, 2019), auditar es realizar “una revisión sistemática de una actividad o situación con el fin de evaluar qué tanto cumple las reglas o criterios a las cuales deben someterse. En pocas palabras, auditar es comparar un evento contra un estándar para saber qué hace falta corregir o mejorar.

Entre mayor sea su grado de cumplimiento, más confiable será la empresa. Por ejemplo, si la auditoría financiera reporta que cumple con todas las normas, significa que su información financiera es transparente. Esto no solo dará tranquilidad a los inversionistas, sino también a los empleados, los proveedores y los clientes.

Lo mismo sucede con la eficiencia. Al momento de revisar todos los procesos durante la auditoría, se podrá identificar claramente qué tan productiva es la operación. Por ende, los errores se podrán corregir antes de que sus consecuencias sean fatales.

¿Quién realiza la auditoría?

Es muy importante que la persona encargada de realizar la inspección sea ajena al evento o actividad a revisar. De lo contrario, se estaría comprometiendo la veracidad del reporte.

Por eso, dependiendo del tipo de auditoría que necesiten realizar, es muy común que las empresas contraten agencias especializadas. También el proceso puede llevarse a cabo por personal de la misma empresa. Pero ellos deben ser un equipo independiente. Por ejemplo, en la auditoría informática, la gente involucrada no deberá formar parte del departamento de Sistemas.

Beneficios de la auditoría

Aunque la auditoría surgió durante la Revolución Industrial para identificar fraudes, con el paso del tiempo se ha transformado. Sobre todo recientemente, gracias a la innovación tecnológica.

Entre los beneficios que la firma Deloitte (2019) enumera en su artículo “Auditoría Ágil” están:

• Permite responder rápidamente a los cambios que el negocio necesita
• Reduce el tiempo empleado para descubrir fallas o errores
• Ayuda a tomar mejores decisiones

¿Cómo se realiza una auditoría?

Paso 1: Planeación

Define qué se va a auditar, qué criterios se emplearán, en qué momento y quiénes lo realizarán. Primeramente, será necesario definir el alcance. ¿Se incluirán todas las sucursales?, ¿qué ciudades o países serán considerados?, ¿qué proceso será auditado?, etc. Por lo general, se auditan aquellos eventos donde se sospecha que existen un mayor número de irregularidades. Aunque esto depende exclusivamente de la empresa.

Seleccionar los criterios se refiere tanto a cómo será gestionada la información, hasta la forma en que será documentada. Por ejemplo, como parte de la gestión deberá definirse quién será el punto de contacto para la auditoría, a quién se le entrega el reporte, etc.

En cuanto a la documentación, ésta incluye definir el formato, el contenido, el nivel de detalle o si existe alguna regulación que especifique los aspectos anteriores.

Por otra parte, para definir en qué momento se llevará a cabo la auditoría y su frecuencia intervienen varios factores. Algunos dependen de la empresa como el objetivo de la auditoría, sus políticas o el nivel de riesgo a la que está expuesta. Otros son externos como los lineamientos gubernamentales o si es requisito para participar en alguna licitación.

Además, como la compañía invertirá ciertos recursos durante el proceso, es importante programarla en aquellas fechas donde la carga de trabajo no sea excesiva. Una vez lo anterior, será momento de organizar al equipo de trabajo. Lo recomendable es incluir auditores con experiencia en el área. Por ejemplo, para una auditoría a una empresa de servicios, los auditores deberían estar especializadas en servicios más que en productos.

Además, según su tipo, será necesario que los auditores cuenten con ciertas certificaciones, requerimientos o entrenamientos. La descripción del perfil también es útil para que la compañía determine si prefiere que la auditoría sea realizada interna o externamente.

Paso 2: Ejecución

En esta fase, el objetivo principal es recolectar toda la evidencia disponible.

Aunque cada tipo de auditoría tiene su propia metodología, existen tres maneras básicas:

• Entrevista: Es el método más empleado y las primeras son de gran ayuda para tener una visión general del panorama.
• Revisión de documentación y registros: Cada vez son más populares las versiones digitales de estos documentos de trabajo, ya que reducen significativamente el tiempo empleado en su revisión.
• Observación de campo: se refiere a la inspección física que se hace del evento o actividad 

Por lo general se utiliza una mezcla de estos tres métodos para mejorar la confiabilidad y certeza de los datos. Por ejemplo, es muy común que los auditores se apoyen en la revisión de documentación y la observación de campo para comprobar la veracidad de la información obtenida en las entrevistas.

Paso 3: Análisis y redacción del reporte final

Durante este paso, el equipo de auditores evaluará la información recolectada para determinar cuál es el estado de la empresa.

Cada hallazgo encontrado en el paso anterior determinará si se cumple con los lineamientos establecidos, o no, y cuáles son las consecuencias.

Por ejemplo, en las auditorías tributarias y administrativas, el reporte final podría detonar sanciones o multas para la compañía.

La parte final del reporte incluye recomendaciones, las cuales comprenden una serie de acciones correctivas que ayudarán a la compañía a evitar pérdidas, sanciones administrativas o tributarias, demandas, etc.

Tipos de auditorías

Hoy en día existe una gran variedad de auditorías. Sin embargo, las más comunes son:

• Auditoría financiera: busca determinar si los estados financieros de la empresa están libres de errores considerables y de acuerdo a la reglamentación vigente.
• Auditoría de cumplimiento: Revisa si las operaciones financieras, administrativas y económicas se conducen de acuerdo a las leyes y reglamentos más adecuados para la empresa.
• Auditoría de gestión: identifica si la organización ha cumplido ordenadamente en el logro de sus metas y objetivos propuestos; así como si la administración ha cumplido con las obligaciones que le fueros asignadas.
• Auditoría de control interno: evalúa el sistema de control interno para determinar si es efectivo y eficiente; si su información financiera es confiable; y si cumple con las leyes y regulaciones que le aplican.
• Auditoría informática: se encarga de revisar si el procesamiento de los datos que se manejan dentro de la empresa, conservan su integridad, y si además cumplen con las leyes y las regulaciones establecidas.
• Auditoría forense: está orientada a prevenir, controlar y cumplir las leyes en cuanto al fraude. También identifica si existe corrupción o lavado de dinero dentro de la compañía.
• Auditoría ambiental: determina si la empresa es amigable con el medio ambiente y con los lineamientos de un desarrollo sostenible.

Por lo anterior, realizar una auditoría en la empresa no es una herramienta para generar culpas y sanciones. Sino es una manera de evitar consecuencias fatales.

Además, conforme se van corrigiendo los errores, la organización eleva su productividad y está mejor preparada para las adversidades.