Teletrabajo y transformación digital de la empresa

Uno de los principales obstáculos que han enfrentado las empresas es la falta de recursos digitales para hacerle frente a este cambio. Según el Índice de Economía y Sociedad Digital, que elabora la Comisión Europea, en 2019 únicamente el 14% de las PyMES contaban con un plan de digitalización en España, lo que ha obligado a muchas a realizar este proceso de forma precipitada.

Asimismo, muchos de los colaboradores (80%) prefieren seguir trabajando en remoto y les gustaría mantenerlo (93%) pese a la nueva normalidad, de acuerdo con un estudio de la agencia AxiCom. Surge así el dilema: ¿cómo hacer frente a la transformación digital en el contexto del teletrabajo? ¿Y por qué esto es relevante tanto para las empresas de trabajo en remoto como para aquellas que aún no lo implementan?

¿Por qué es importante la transformación digital en las empresas?

La transformación digital de la empresa amplía las posibilidades del trabajo a distancia al entregar nuevas vías de interacción entre proveedores, clientes y colaboradores, y permitir la automatización de procesos para alcanzar la eficiencia y reducción de costos. Sin embargo, para que la evolución se realice de forma efectiva, también se deben cubrir aspectos como la conectividad, la ciberseguridad y la infraestructura en la nube.

Entre las soluciones digitales existentes están los espacios virtuales compartidos, las herramientas de comunicación virtual y las aplicaciones de gestión de tareas, las cuales en conjunto ayudan a romper las barreras espaciales y geográficas. Aunque en medio de la crisis sanitarias también se han potencializado otras tecnologías para acortar el distanciamiento social.

Entre las tendencias TIC que han aparecido para el teletrabajo después del covid-19 están la Realidad Aumentada, que permitirá crear ambientes más íntimos añadiendo gráficos, sonidos y vídeos; la Inteligencia Artificial, eficaz para acelerar procesos como el diagnóstico de enfermedades; el Big Data para atender las demandas comerciales con mayor precisión; y el Blockchain, para garantizar el almacenamiento y la protección de la información empresarial.

Aún así, hasta el momento la prioridad del 25% de las empresas está siendo la adquisición de aplicaciones que faciliten la colaboración, según el “Estudio del Impacto de la COVID-19 en la inversión TIC en España”.

Beneficios de la transformación digital en el teletrabajo

Seguimiento de las tareas

Las empresas que utilizan teletrabajo manejan un alto nivel de confianza con los trabajadores. No obstante, necesitan herramientas que les permitan supervisar las actividades de manera remota, para llevar un control de lo que se está produciendo. Existen plataformas que ayudan a visibilizar los flujos de trabajo y evaluar el estado real de los proyectos, a través de dashboards automatizados y  variedad de diagramas.

Trabajo mejor equilibrado y calendarizado

Si bien, el teletrabajo permite una mejor distribución del tiempo, las empresas que contratan teletrabajadores deben realizar una adecuada gestión de tareas para que no se vea mermada la productividad. Muchas de las herramientas de trabajo colaborativo facilitan la distribución y calendarización de tareas para evitar contratiempos o retrasos, así como la sobrecarga del personal. Incluso, permiten dejar comentarios al interior de cada proyecto o actividad para dar retroalimentación.

Realización de reportes

Las empresas de trabajo remoto requieren realizar reportes sobre el impacto que están teniendo los proyectos, estrategias o simplemente la operatividad del negocio, con el propósito de implementar mejoras, corregir errores, y solucionar problemas. Para ello, las nuevas tecnologías incorporan la actualización automática de la información y el análisis de la misma por medio de tecnologías avanzadas, facilitando la entrega de documentación de valor.

Mejor flujo de comunicación

Con el propósito de tener alineados a los equipos de trabajo con los objetivos de la organización, las empresas que contratan teletrabajadores deben establecer canales de comunicación que permitan tener diferentes niveles de diálogo. Para conversaciones cortas y puntuales el uso de chat o correo electrónico es efectivo, mientras que para realizar mayores planteamientos las videoconferencias son más útiles.

Óptimo trabajo colaborativo

Las empresas que utilizan teletrabajo requieren que sus empleados sigan trabajando lo más unidos posibles, para lograr el alcance de objetivos. Una solución que impulsa esta dinámica son los espacios en la nube, ya que agilizan la toma de decisiones y la capacidad de respuesta al permitir compartir y almacenar documentos que estén al alcance de todos. De hecho, dados sus beneficios, se estima que para el 2022 el 40% del gasto mundial en TIC sea para herramientas cloud.

Como se ha visto, la transformación digital de la empresa es indispensable para asegurar la operatividad del negocio durante la pandemia y posterior a esta.