Cómo mejorar la experiencia de usuario en videoconferencia

Los que somos usuarios de videoconferencia desde hace años estamos convencidos de sus beneficios, si bien entendemos que hay quienes no comparten la misma opinión, haciendo bueno el refrán de que “la primera impresión es para siempre”. Las causas de esa primera mala experiencia pueden ser muchas: retraso en el inicio de la reunión por no encontrar el mando a distancia, que el equipo esté apagado, que no se encuentre el cable de vídeo para compartir, que se desconozca el número al que llamar o éste haya cambiado a última hora, etc.

Con objeto de solventar estos problemas, los fabricantes de equipos de videoconferencia han puesto la experiencia de usuario (UX) como prioridad en sus desarrollos y están trabajando en capacidades avanzadas para mejorarla. Me parece interesante destacar algunas de las más importantes, clasificadas por el momento en que suceden: antes, durante o después de la reunión.

– Antes de la reunión, muchas veces es necesario reservar la sala donde se va a realizar la videoconferencia. Este proceso se ha facilitado enormemente gracias a la integración de los sistemas de gestión de videoconferencia con herramientas como Outlook, por ejemplo, que permiten al empleado de forma autónoma seleccionar la sala, ver su disponibilidad y reservar en caso necesario. Otro tipo de reserva, la del puente de videoconferencia, o bridge, necesario cuando la videoconferencia es de más de dos participantes, también se ha visto mejorada ya que la mayoría de los nuevos despliegues de videoconferencia van asociados a la funcionalidad de sala virtual de reuniones de uso personal, es decir, cada empleado tiene un bridge, lo que evita la necesidad de reserva y facilita su utilización.

– Una vez comienza la reunión física, se ha facilitado la marcación a terminales remotos. A la hora de querer conectar con otro equipo remoto a través de videoconferencia lo más habitual es (o era) utilizar el mando a distancia que solía acompañar a cada equipo. En la actualidad la gran mayoría de los fabricantes incorpora pantallas táctiles con un interfaz de usuario mucho más amigable en el que el empleado muchas veces solo tiene que poner su dedo sobre un “botón”, es el caso de la funcionalidad One-Button-To-Push de Cisco, o Click-to-Join de Polycom. Otras soluciones de marcación más avanzadas consisten en “emparejar” el dispositivo móvil del empleado con el equipo de videoconferencia y manejarlo a través de éste, es el caso de Intelligent Proximity de Cisco o SmartPairing de Polycom. Finalmente, y aunque comercialmente no está disponible todavía, se está avanzando mucho en la incorporación de inteligencia artificial en las salas de reuniones para que, por ejemplo, se pueda utilizar marcación por voz.

Para una mejor experiencia de los asistentes en la sala cuando ya se ha conectado con los participantes remotos también se están desarrollando funcionalidades como el enfoque automático de la persona que habla sin necesidad de mover manualmente la cámara, que ofrecen soluciones como Cisco PresenterTrack o Polycom Eagle Eye Director II, o técnicas de face tracking que permiten identificar quién participa en una reunión e incluso poner una etiqueta con su nombre sobreimpresa sobre su imagen. Otra mejora vendrá de la incorporación de bots conversacionales a las reuniones que, aparte de facilitar la marcación, como apuntaba, podrán encargase de actividades como lanzar la grabación de la reunión, programar la siguiente, etc.

– En cuanto a mejoras tras la reunión, y en línea con lo anterior, existe la posibilidad de compartir el contenido y las minutas de la reunión automáticamente con todos los asistentes, o las capacidades analíticas de los equipos, que permiten entre otras cosas contar el número de asistentes y así poder hacer cálculos más precisos sobre el retorno de la inversión o el mayor o menor grado de adopción de esta tecnología.

Sin duda, el mercado de la videoconferencia se está moviendo rápidamente y muchas de las funcionalidades que se están desarrollando van orientadas a mejorar la experiencia de usuario, uno de los talones de Aquiles que ha tenido esta tecnología desde hace mucho tiempo y que ha divido en dos a sus usuarios: aquéllos que la han probado, la utilizan con frecuencia y la promueven conscientes de sus beneficios – como un servidor- y quienes  la han probado y … la tienen que volver a probar de nuevo para estar en el grupo anterior.

Imagen: cdu4455