Cómo mejorar la productividad: apps para el teletrabajo

Algo crucial para el logro de los objetivos de cualquier empresa, más aún en el entorno de incertidumbre generado por la crisis del 2020, es cómo mejorar la productividad.

La crisis llevó a muchas empresas a flexibilizar sus políticas y adoptar el teletrabajo, pero el home office no es fácil. Un estudio realizado en Japón concluye que los trabajadores –en promedio– tienden a ser menos productivos en casa que en la oficina; afortunadamente, esta situación se puede revertir si se implementan las herramientas adecuadas.

De hecho, el mismo estudio sugiere que una de las principales razones del bajo desempeño laboral es “la falta de familiaridad con software de acceso remoto”, a pesar de que hay un sinnúmero de apps de productividad y trabajo disponibles en el mercado. Por lo tanto, esta realidad se presenta asimismo como una oportunidad.

Esta es una lista de las mejores apps para trabajadores remotos y que podrían contribuir con un mejor desempeño.

1. Suites de ofimática en la nube

Categoría de apps para teletrabajo que incluye herramientas como editor de textos en línea y funciones de colaboración en tiempo real. Un ejemplo es la suite de Microsoft, que en sintonía con las nuevas tendencias de home office, modificó su paquete ofimático por un servicio de suscripción en la nube llamado Office 365.

Otra app de teletrabajo vinculada a la ofimática y edición de documentos es Google Docs, compatible con archivos de Microsoft Office y Open Office, y que integra una importante gama de herramientas de productividad desarrollada por Google.

2. Apps para videollamadas

El Diario de Navarra nos recuerda que uno de los aspectos más importantes para el éxito del teletrabajo es la buena comunicación. Para ello, es útil contar con herramientas de mensajería instantánea, llamadas y, especialmente, videollamadas tanto duales como grupales. 

Algunas apps de productividad y trabajo muy populares que cubren esta necesidad son:

• Microsoft Teams: la plataforma de comunicación y colaboración de Microsoft que cuenta con un chat siempre presente en el lugar de trabajo, además de la opción de convocar videollamadas o hacerlas al instante.
• Google Hangouts: permite conectar con 10 usuarios a la vez y 25 en su versión empresarial.
• Google Meet: servicio de videollamada masivo incluido en la G Suite de Google.
• Skype: quizás la más antigua y popular app para videollamadas. En su versión gratuita, permite conectarse hasta con 10 usuarios a la vez; además, cuenta con chat integrado y es posible grabar las videollamadas.
• Zoom: facilita conectarse hasta con 100 usuarios al mismo tiempo, y ofrece 40 minutos de tiempo de llamada en su versión gratuita.

3. Apps de seguimiento de tiempo

También conocidas como time tracking apps. Son un conjunto de herramientas pensadas para aumentar la eficiencia en la gestión del tiempo en contextos de trabajo remoto.

Estas app para trabajadores remotos tienen en común que se especializan en observar y analizar el tiempo que los empleados invierten a diario a través de recursos como: cronómetro, capturas de actividad, control o registro de URLs y apps en uso, volumen de teclas pulsadas y geolocalización.

Algunas se adentran en funciones de gestión de proyectos como asignación de tareas, reportes y diagramas. Estos son algunos ejemplos (aunque hay muchas más):

• Zoho Projects 
• TSheets 
• Hubstaff 
• Toogl 
• Time Doctor 

4. Organizadores de tareas y gestión de proyectos

Son un tipo de app para trabajadores remotos donde se incluyen las herramientas de gestión de tareas y comunicación interna. Slack es, en este aspecto, uno de los software más utilizados para comunicar equipos de trabajo con proyectos en común, pues hace que sea muy fácil administrar usuarios, seguir hilos de conversación y compartir archivos.

También están las apps de teletrabajo para administración de tareas como Asana, Trello o, el anteriormente nombrado, Microsoft Teams, herramientas que permiten visualizar flujos de trabajo en formato Kanban o tablero.

Conclusiones

Cómo mejorar la productividad es un tema que debería ocupar un sitio importante en la agenda de pendientes de toda empresa. Conocer herramientas de productividad y trabajo diseñadas para tal fin, así como adquirir destrezas en el manejo de, al menos, una aplicación por cada categoría citada, va a marcar una diferencia abismal en el rendimiento laboral de una organización.

Igualmente, es importante considerar las prácticas sugeridas por Forbes para evitar que la productividad se vea afectada por las condiciones del entorno, y saber a ciencia cierta cómo configurar un “centro de operaciones” en casa.