Cómo medir la productividad en el teletrabajo

Juan Carlos Estévez    19 mayo, 2020

El teletrabajo puede representar una reducción de costes en infraestructura para las empresas, además de contribuir al desarrollo de la transformación digital en la empresa y la adaptación de trabajo a los tiempos que corren. Así, es fundamental contar con herramientas que guíen a las organizaciones acerca de cómo medir el teletrabajo.

De acuerdo con el artículo 13 del Real Decreto del Estatuto de Trabajadores de España, en donde se aborda la ley de teletrabajo, el trabajo a distancia es aquel que corresponde a “la prestación de la actividad laboral que se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este”.

Antes de comenzar la relación laboral con la empresa, esta opción de trabajar a distancia debería presentarse por escrito en un contrato de trabajo a distancia, con el fin de regularla.

Dentro de este contrato de trabajo a distancia, la empresa debe determinar las condiciones, costes y equipamiento para que sus trabajadores puedan llevar a cabo sus labores de forma óptima.

En resumen, el teletrabajo no solo es un desafío tecnológico, sino que genera cambios en la cultura empresarial, en donde el enfoque ya no es solo en las horas presenciales, sino sobre todo en el cumplimiento de tareas y procesos.

¿Cómo medir el teletrabajo?

Para responder esta pregunta, hay que referirse tanto a las herramientas diseñadas para optimizar el teletrabajo como a los indicadores de productividad.

1. Indicador de productividad

Este índice está relacionado con el número de horas que se entienden como productivas dentro del horario laboral, es decir, mide las horas efectivas de trabajo.

Tras la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, la implementación del control horario es obligatorio para las empresas desde el 12 de mayo de 2019, hace más de un año, lo que también aplica para quienes realizan teletrabajo.

La mejor alternativa en este caso es fichar desde un dispositivo, ya sea móvil u ordenador, a través de un código o un patrón, y de forma individual o colectiva. De esta forma, se puede llevar un registro de las horas de trabajo productivas y regularizar el pago de horas extras.

Fichar durante el teletrabajo no solo es conveniente para que la empresa conozca exactamente las horas de la jornada laboral, sino también como una medida de protección para los colaboradores, para que no realicen horas de más.

2. Indicador de actividad

El indicador de actividad da cuenta de la cantidad de horas que trabaja el empleado desde que comienza su actividad hasta que la termina. No siempre coincide con el horario laboral y es diferente de las horas productivas, ya que no mide directamente las horas efectivas de trabajo.

Con este indicador se puede determinar cuántas horas se mantiene activo el trabajador dentro de su jornada laboral.

Consejos para medir el teletrabajo

Una vez identificados estos indicadores, se recomienda medir la productividad, teniendo como referencia las siguientes pautas:

1. Establecer objetivos claros

Es fundamental que las tareas sean organizadas de la forma más clara posible. Si la entrega de trabajo es sucinta y responde a una meta clara, será más simple evaluar si se cumplió o no.

Para ello existen herramientas gratuitas como Trello, que sirve para gestionar tareas en relación con su estado de desarrollo: hecha, en proceso y terminada; y también para determinar fechas de entrega y responsables que puedan entregar feedback y determinar objetivos.

2. Mantener la comunicación en los equipos

La clave es que los trabajadores se mantengan conectados a sus compañeros y a sus jefes. Para esto, existen múltiples aplicaciones. Una de las más usadas es Slack, que integra mensajería instantánea, correo electrónico y la posibilidad de acceder a otras herramientas para videollamadas, como Zoom o Skype.

Estas herramientas permiten que el equipo sienta que está trabajando en equipo, aunque se encuentre en lugares distintos.

Esto es importante también para evaluar la calidad del tiempo trabajado. A través de aplicaciones de videollamadas, como Teams, se pueden hacer reuniones online y determinar cómo se está aprovechando el tiempo para mejorar la productividad y el rendimiento de los trabajadores.

3. Controlar los horarios

También es fundamental llevar una medición de la jornada laboral. En este caso, se recomienda usar una herramienta de geolocalización, para que el trabajador pueda ir anotando el tiempo que dedica a sus tareas desde cualquier lugar, mantener un registro de fichaje, planificar y optimizar rutas, entre otras cosas.

Al final del día se puede revisar la jornada de todos los trabajadores, lo que permite gestionar turnos e incluso vacaciones.

En conclusión, al aumentar la digitalización de las empresas, afrontar el teletrabajo se vuelve más sencillo. En este escenario, sería deseable una ley de teletrabajo que regule todos estos aspectos.

De este modo, más allá de la calidad de la herramienta de medición, será el establecimiento de metas claras y procesos específicos lo que derivará en el éxito del teletrabajo, siempre que se cumpla con la normativa vigente.