¿Qué es la comunicación efectiva y cómo implementarla en la oficina?

Comunicarse es la acción natural del ser humano con la que establece relaciones y vive en comunidad. Sin embargo, muchas organizaciones aún se cuestionan qué es la comunicación efectiva y si la implementan con éxito.

Otras subestiman el poder de la comunicación. Olvidan que ofrecer un buen producto o servicio no es garantía de éxito. Entonces, gestionar la comunicación es una necesidad de las organizaciones para responder de manera adecuada a las exigencias del entorno.

Qué es la comunicación efectiva: más allá de expresarse, es necesario hacerse entender

La comunicación efectiva es la herramienta de gestión que ayuda a conseguir con éxito los objetivos corporativos. Por lo tanto, se considera uno de los activos intangibles más valiosos de las organizaciones.

Su valor radica en que aporta al logro de las metas y es un pilar para la construcción de la estrategia empresarial. Se consigue al transmitir un mensaje de forma clara para los interlocutores, que evite interpretaciones erróneas, confusión o dudas. Por consiguiente, involucra tanto la comunicación interna como la externa.

Por el contrario, la “reunionitis” y el exceso de mails son indicadores de una pobre comunicación. Según el New York Times (Heffernan, 2016), el 15 por ciento del tiempo laboral de una organización se gasta en reuniones. Y como resultado de la mala gestión comunicativa, se ve afectada la productividad de la empresa. Además, los líderes suelen enfrentarse con comunicaciones que representan tiempo, dinero y dificultan la toma de decisiones.

Para mitigar estos fenómenos, te presentamos una lista de consejos para mejorar la comunicación efectiva de tu empresa.

4 consejos para mejorar la comunicación efectiva de tu empresa

1. Conoce a tus empleados y conéctate con ellos

Tomarse el trabajo de conocer a los colaboradores y su código de comunicación es fundamental para diseñar una estrategia exitosa. De lo contrario, descifrar mensajes o crear canales de comunicación aleatorios representa una pérdida de tiempo y esfuerzo.

Entonces, es necesario averiguar cuál es el mejor método para que la comunicación sea efectiva. Pregúntate: ¿funciona mejor un mensaje o una llamada?, ¿debo ser distante o cercano?, ¿quién es mi público: los clientes internos o los externos? Una vez encuentres las respuestas, pon en marcha un plan de acción para materializar los esfuerzos.

Por ejemplo, muchas organizaciones ven la necesidad de crear plataformas para gestionar eficazmente la comunicación. Es el caso de Heineken España, que este año fue reconocido por su proyecto Workplace. Se trata de una red social interna que permite a los equipos trabajar de manera conjunta y compartir información de forma libre.

2. Desempeña bien el papel del líder

Una vez que el líder tiene claro qué es la comunicación efectiva y cómo beneficia a la organización, debe:

• Enfocar los esfuerzos en lo que sí merece la pena. Es decir, filtrar la información necesaria para contribuir al logro de los objetivos corporativos y no desgastarse en discusiones innecesarias.
• Transmitir la intención del mensaje. Bien sea motivar, corregir o castigar, debe quedar claro.
• Plantear los hechos además de las emociones y escuchar activamente.
• Hacer uso de la empatía como herramienta para acercarse al interlocutor. Así se crea el clima apropiado que facilita el entendimiento y permite la fluidez de la comunicación.

Basta con recordar el discurso que ofreció Steve Jobs en 2005 sobre la pasión por las cosas. En esa ocasión, la Universidad de Stanford presenció un emotivo mensaje que animaba a los asistentes a trabajar en lo que disfrutan.

3. Dar al feedback el lugar que se merece

La retroalimentación constante de los equipos de trabajo es la herramienta de líderes que conocen qué es la comunicación efectiva. Para esto, se deben abrir canales de comunicación de doble vía. Como resultado, aumenta el rendimiento de los trabajadores y se retiene el talento humano.

En este sentido, para Telefónica la presentación de sus resultados anuales es todo un evento para celebrar. Cada año entregan un informe anual en el que participan 40 países y 140 000 empleados por medio de streaming. Los líderes abren sus micrófonos para interactuar con los colaboradores y responder sus preguntas.

4. La prioridad es la comunicación

Aún hay empresas que consideran la comunicación como un gasto innecesario y no como una inversión a mediano plazo. Es más, algunas no saben qué es la comunicación efectiva y desconocen los efectos en sus empresas.

Sin embargo, las organizaciones más exitosas son el reflejo de lo que la comunicación asertiva puede lograr. Un claro ejemplo es Avianca, compañía con una sólida estrategia de comunicación corporativa integrada por comunicación interna y externa. Sin importar si te diriges al cliente interno o externo, recurre a la tecnología, las redes sociales y los medios para fidelizar clientes.

Foto de Mimi Thian en Unsplash