Comunicación empresarial: 5 tips para un plan exitoso

La comunicación empresarial siempre ha sido un recurso importante para el funcionamiento de las grandes empresas. Sin embargo, en la era de la globalización y la transformación digital, la comunicación es fundamental para el éxito y la supervivencia de cualquier tipo de organización. De acuerdo con Randstad (2007), tiene un doble papel: por una parte, permite que se canalicen los flujos de información y de conocimiento; por la otra, es una herramienta fundamental para motivar y comprometer al trabajador. ¿Cuál es el costo de una mala comunicación corporativa?

Según la Society for Human Resource Management (SHRM, 2013), las grandes empresas pueden perder hasta 62,4 millones de dólares al año por efectos de la mala comunicación con sus empleados y la de estos entre sí. De allí la importancia de construir una estrategia de comunicación empresarial efectiva que favorezca el crecimiento y el desarrollo organizacional. ¿Cómo lograrlo?

Para que la comunicación empresarial tenga efectividad, es necesario contar con un plan de comunicación interna. Este instrumento ayudará a crear un entorno de trabajo más comprometido, colaborativo y productivo.

A continuación se presentan 5 tips para ejecutar un buen plan de comunicación interna.

5 tips para llevar a cabo un plan efectivo de comunicación empresarial

1. Lograr el compromiso de la alta dirección

La mayoría de los directivos de las empresas reconoce el valor de las comunicaciones para el éxito de las operaciones. Saben que deben gestionar la comunicación para alinear las expectativas de los trabajadores con las metas y objetivos de la organización.

Sin embargo, un gran número de empresas no invierte lo suficiente en su plan de comunicación: según una encuesta de CareerBuilder (2011) el 40 % de los trabajadores se queja de una mala comunicación empresarial. El compromiso de la alta dirección con la estrategia de comunicación se evidencia en:

• La asignación de un presupuesto adecuado para la ejecución del plan.
• El fomento de una cultura de transparencia de retroalimentación.
• La construcción de un ambiente laboral positivo.

2. Evaluar la situación de las comunicaciones internas

La comunicación es una realidad en todas las organizaciones. Esto es así incluso para aquellas empresas que no la han incorporado dentro de sus estrategias. Por eso, el primer paso para elaborar el plan de comunicación empresarial es diagnosticar el estado de las comunicaciones internas. Esto permitirá determinar los puntos débiles y las dificultades, identificar las necesidades de los trabajadores, sus expectativas y visualizar un escenario futuro. Algunas herramientas que sirven para llevar esto a cabo son las auditorias de comunicaciones internas, las encuestas y las entrevistas.

3. Elaborar el plan y las estrategias de sensibilización

Para elaborar el plan se deben definir en forma clara los siguientes aspectos: los objetivos del plan, las metas, los resultados esperados, el tiempo, la estrategia y los mecanismos de evaluación y seguimiento. También es importante considerar la eficiencia de los distintos instrumentos que se vayan a incorporar como recursos del plan: dispositivos móviles, redes sociales, software. Por otra parte, es necesario incorporar una estrategia de sensibilización dirigida a todos los empleados: es necesario crear conciencia y comprometer a todos los trabajadores para lograr el éxito del plan.

4. Hacer seguimiento al plan de comunicación empresarial

Cada objetivo del plan de comunicación debe estar atado a un resultado concreto realizable y medible. El control, seguimiento y retroalimentación tiene por objeto detectar las desviaciones y poder implementar los correctivos. Por ejemplo, si uno de los objetivos del plan fuera aumentar el compromiso de los empleados, se podría hacer seguimiento a los siguientes indicadores.

• Tasa de rotación de personal: verificar si disminuye o aumenta la desvinculación.
• Apertura de correos de la empresa: verificar si aumenta o disminuye el porcentaje de correos electrónico; esto puede indicar si la información está llegando a los empleados de manera efectiva.

5. Usar aplicaciones tecnológicas de comunicación interna

En la era digital la comunicación empresarial necesita gestionarse de una manera distinta. La movilidad, la oportunidad, la necesidad de retroalimentación sustituyen el viejo criterio de comunicación unidireccional. Los avances tecnológicos, Internet y las redes sociales hacen posible que el plan se ejecute en tiempo real. Gracias a la incorporación de sofwares de comunicaciones internas es posible mejorar los intercambios de información y la colaboración entre los miembros del equipo. Además, ayudan a identificar los canales de comunicación más efectivos.

En la era digital no cabe duda de que el talento humano es el principal recurso estratégico. De allí la importancia de crear un entorno laboral positivo que favorezca la motivación laboral y el compromiso. Esto solo es posible si se logra una comunicación empresarial efectiva. ¿Qué opina?