10 consejos muy simples para lograr reuniones de trabajo más productivas con Microsoft Teams

Aunque pueda parecer un mito, las reuniones de trabajo productivas sí existen, incluso con teletrabajo. Aunque mantener reuniones en remoto es un reto aun mayor, sacarles el máximo provecho es posible si sabemos cómo actuar en cada momento: para ello es buena idea recoger una serie de buenas prácticas a aplicar antes, durante y después de la reunión.

En esta guía te damos los diez consejos clave para conseguirlo utilizando Microsoft Teams.

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Antes: consejos para preparar bien reuniones de trabajo

1. Prepara tus preguntas y comparte un orden del día

La coordinación es esencial. Se encuentren donde se encuentren nuestros participantes, lo primero es mandarles una orden del día con antelación, que se puede incluir en un email o en la propia la invitación del calendario. De esta forma, los destinatarios tendrán claro, de forma previa, sobre qué se va a hablar.  Igualmente, es recomendable añadir en la misma convocatoria una lista de preguntas que centren aún más asunto de la reunión.

Si eres de los que se distrae con facilidad, recuerda que en Microsoft Teams cuentas con la opción de silenciar grupos para facilitar tu concentración.

2. Prueba toda tu tecnología con anticipación

¿Has estado a punto de empezar la reunión y te has dado cuenta de que el proyector no funciona? ¿Has pasado por ese momento incómodo en el que uno de los invitados se queda sin electricidad? Sí, debimos comprobarlo antes, pero para evitar estas situaciones y no empezar tarde, las reuniones de Teams nos lo ponen fácil.

Desde añadir vídeo de alta definición o funciones avanzadas de audio, hasta intercambiar contenido para convertir nuestro salón, nuestro puesto de trabajo o nuestra cafetería favorita en una verdadera sala de reunión. Teams, además, nos da el privilegio como organizadores de comprobar que todo funciona correctamente antes de que se unan el resto de los invitados.

¿Cómo? Sencillo. Una vez estamos dentro de la reunión debemos hacer clic en Más acciones, en los tres puntitos que nos aparecen en el menú; y pinchar en Mostrar configuración del dispositivo para seleccionar la tecnología que mejor nos convenga: con audio externo, con cascos, con cámara…

Por cierto, si por cualquier razón, necesitamos llamar con urgencia y no nos da tiempo a mandar una convocatoria, no te preocupes, no todo se resuelve con una llamada. Recueda que desde Teams podemos hablar con nuestros compañeros de manera instantánea a través de un chat, y convertirlo en una llamada de voz o vídeo si es necesario.

3. Organiza las calls según de los huecos disponibles de los participantes

Tener que instalar un cliente o un complemento especial puede ser una dificultad para unirnos a una reunión. Con Teams podremos evitarlo y agendar la mejor hora y día para los convocados en función de sus huecos libres. Tan solo debemos contar con una dirección de correo electrónico válida para programar la reunión y enviar una invitación.

También podemos generar enlaces de invitació, el destinatario solo tendrá que clickar en el mismo cuando le llegue a su correo electrónico, escribir su nombre y entrar en la reunión.

En el caso de que alguno de los participantes quisiese compartir pantalla, podría instalarse el cliente de escritorio.

4. Utiliza la sala de espera

Como si fuese un dentista, ahora también podemos contar con esos minutos de cortesía desde la sala de espera de Teams.

Debemos empezar a tiempo nuestra reunión, pero siempre puede surgir algún imprevisto que nos retrase antes de estar realmente preparados. Para evitar que los asistentes externos a nuestra organización entren sin estar nosotros presentes, Teams los envía de manera predeterminada a una sala de espera virtual que nos permite controlar en qué momento se unen.

Una forma realmente útil de mejorar la privacidad, y darnos tiempo para asegurar que estamos listos para comenzar la reunión.

Durante: ideas para mantener la productividad y la efectividad en reuniones de trabajo

5. Pon en práctica una normas de etiqueta adecuadas

Como si de un baile de gala se tratase, en las reuniones en remoto también debemos seguir unas sencillas normas de etiqueta para triunfar.

Si nos toca el papel de presentador, no debemos olvidar que la reunión es nuestra prioridad. Todo lo que pueda desviar nuestra atención debe quedar fuera. Para ello, desactivar las notificaciones es esencial. Así, evitaremos tanto distraernos con las ventanas emergentes como compartir más información de la cuenta.

Para mostrar nuestra pantalla a los asistentes, siempre contamos con la función Compartir aplicaciones que nos asegura que solo una ventana específica sea visible.

No debemos acaparar el control total de la pantalla. Si los participantes quieren compartir la suya debemos facilitárselo siempre que no se excedan de tiempo. ¿Cómo controlarlo? Si se trata de una reunión con muchos asistentes y de larga duración, lo recomendable es designar a una persona que lleve la cuenta del tiempo y que administre el orden del día.

Para evitar que los invitados se pisen entre ellos al hablar, debemos pedirles que silencien sus micrófonos. Si contamos con Teams vamos con ventaja porque, de manera automática, cualquier persona que llega tarde a una reunión de larga duración tiene el micrófono silenciado.

Recuerda, si estás en conferencias, silencia el micro y respeta los turnos de participación.

6. Graba la reunión

Para prevenir el típico ‘yo no dije eso’, las actas escritas o la grabación de la reunión serán nuestro mejor aliado ante cualquier malentendido. Dejan constancia sobre lo debatido y permiten al resto del equipo que no pudo asistir ponerse al día en el momento que mejor les encaje.

Si grabamos una reunión en Teams, contamos con la posibilidad de descargarla desde el chat al finalizar la misma.

7. Muéstrate como eres en las reuniones virtuales

Sabemos que tener que hablar a través de una pantalla no es lo mismo que hacerlo en persona. El lenguaje no verbal pierde fuerza y mantener la atención de los interlocutores se hace más complicado. Para solucionarlo, ser natural es la mejor de las recetas.

Lo primero es activar el vídeo para que tus invitados puedan verte cuando hablas. Recuerda también respetar siempre los turnos de preguntas y dudas durante la reunión, y mantener un tono dinámico para no desconectar con tu público.

Si eres de los que le gusta añadir una pizca de humor a la vida, ¡no te cortes! Mandar algún GIF animado o frase inspiradora al principio de las reuniones nunca está de más para romper el hielo.

Después: consejos para mejorar la próxima reuniones de trabajo

8. Descarga un informe de asistencia

Como organizador puedes ver y descargar un informe de asistencia. ¿Dónde podemos encontrarlo? Accede al panel participantes de la reunión, haz clic en la flecha de descarga y podrás descargar el informe como un archivo CSV.

9. Comparte un resumen

Difundir un buen resumen sobre lo debatido es la manera más útil para captar la atención de los participantes. En cualquier momento podrán consultarlo para aclarar cualquier duda, pedir más información o sugerir una nueva cuestión, y así volver a reengancharse.  

Desde Teams podemos realizar un seguimiento de nuestro resumen en el canal de proyectos o compartiendo el documento OneNote con tus notas que tomamos en la reunión.

Ten en mente que, como organizador, no está de más recordar a los invitados los siguientes pasos, resaltando la importancia de las conclusiones o decisiones.

10. De los errores se aprende

Si tuvimos algún problema técnico al principio, es recomendable dedicar un tiempo al acabarla para aclarar cómo conseguir que no se repita.

Si se trata de algún pequeño error que podamos solventar nosotros mismos ¡a por ello!, pero si se tratase de algún fallo crítico en Temas contacta con el equipo de servicio técnico.

De igual forma, Teams tiene también una función interactiva de solución de problemas para detectar los más comunes durante la reunión.

Foto principal: Windows