Consejos para hacer una videollamada eficiente

Sebasti谩n Molinetti    12 mayo, 2020

Las videoconferencias y reuniones virtuales son, cada vez m谩s, formas aceptadas para mantenerse al d铆a con los equipos de trabajo. A mediados de marzo聽el uso de aplicaciones de conferencias tuvieron un crecimiento r茅cord, superando los 62 millones de descargas a nivel global. En Espa帽a se han producido numerosas descargas de Zoom, que no ha estado exenta de pol茅micas por su gesti贸n de la privacidad y seguridad, y de Microsoft Teams, que cuenta en este caso con el soporte del gigante de Redmond e integraci贸n con los sistemas de seguridad de la compa帽铆a.

Los momentos embarazosos durante videoconferencias abundan por estos d铆as en las redes, puesto que muchos desconocen a煤n c贸mo se hace una videollamada profesional. Incluso Alexa Schirtzinger, jefa de Marketing de Productos de G Suite, cuenta que 鈥La videoconferencia no siempre es f谩cil. Los ni帽os se suben encima de ti, el perro ladra, hay ruido de fondo…Comet铆 muchos errores, pero aprend铆 algunas cosas en el camino鈥.

Es cierto que, para tener 茅xito con las videollamadas, es necesario contar con una excelente conectividad y equipos tecnol贸gicos 贸ptimos, pero m谩s all谩 del ordenador o el smartphone, es necesario seguir algunos consejos previos para eliminar distracciones y prevenir antes que curar.

En esta experiencia es clave c贸mo nos preparemos previamente, el lugar que seleccionemos y c贸mo nos comportamos durante la reuni贸n virtual.

Sobre el lugar id贸neo para las videollamadas

  1. Escoge un lugar agradable y sin elementos que puedan distraer.
  2. Evita espacios ruidosos que puedan complicar la videoconferencia.
  3. Ten en cuenta la iluminaci贸n del espacio y, si es posible, cerca de una ventana para aprovechar la luz natural.
  4. Sit煤a tu ordenador en una superficie plana y segura, para no distraer a los otros participantes con movimientos bruscos.

驴Qu茅 verificar antes de la reuni贸n virtual?

  1. Probar la c谩mara y el encuadre.
  2. Configurar adecuadamente el micr贸fono antes de la videollamada.
  3. Verificar que no haya elementos distractores detr谩s. Son preferibles las paredes blancas o uniformes.
  4. Comunicar a los hijos y familiares que entraremos a una reuni贸n virtual, para disminuir la probabilidad de interrupciones.
  5. Vestirse casual, c贸modo, pero de un modo similar a como se ir铆a a la oficina.

Consejos durante la videoconferencia

  1. Silenciar el micr贸fono durante la reuni贸n y activarlo solo cuando se requiera hablar.
  2. Pedir la palabra a trav茅s del chat para facilitar la buena comunicaci贸n.
  3. Antes de compartir pantalla, cerrar los archivos y la informaci贸n que no se desea mostrar, o bien seleccionar la opci贸n de compartir una sola ventana.
  4. Si la reuni贸n es con colaboradores habituales, saludar educadamente y preguntarles c贸mo est谩n. Si es con desconocidos, saludar como es debido y recordar presentarse de manera clara.
  5. Verificar durante la reuni贸n que los dem谩s participantes escuchan y logran ver la c谩mara sin problema.

驴Cu谩les son los beneficios de la videoconferencia para el trabajo?

Los beneficios de la videoconferencia son m煤ltiples, incluso para las empresas, porque minimizan la sensaci贸n de aislamiento e incertidumbre entre los colaboradores. Si todos aprenden c贸mo se hace una videollamada, la comunicaci贸n y coordinaci贸n de acciones entre grupos y clientes puede ser m谩s fluida.

Las videollamadas tambi茅n mejoran la productividad, facilitando la generaci贸n de tr谩mites e informes en l铆nea. Permiten planificar actividades con el personal, posibilitan la organizaci贸n de citas con clientes o el seguimiento de actividades y, adem谩s, ayudan a las empresas a gestionar mejor las rutinas y tiempos de sus empleados.

Las aplicaciones para videoconferencias y reuniones virtuales son diversas y puede que unas se adapten m谩s que otras a las distintas necesidades, seg煤n el objetivo de la videoconferencia y de qui茅nes sean los participantes. Sin embargo, contar con una herramienta que permita transformar cualquier entorno en una oficina, y con un solo clic, puede aumentar la agilidad del proceso.

Plataformas como GeoGesti贸n de Movistar permiten el control horario de la jornada laboral, desde cualquier lugar y dispositivo, optimizando el trabajo remoto y la toma de decisiones de manera r谩pida y segura.

En definitiva, aprender c贸mo se hace una videollamada facilita el trabajo a distancia y brinda una mejor comunicaci贸n tanto con clientes, internos y externos, como entre equipos de trabajo.