Matriz Eisenhower: una estrategia de productividad muy simple para ordenar fácilmente tus prioridades

Es posible que en este preciso instante tengas varias cosas en la cabeza que requieran tu atención y todas te parezcan importantes: enviar aquel email, planificar tal o cual cosa o asistir a una reunión. El problema es que cuando todo tiene prioridad alta, en realidad nada la tiene. La matriz Eisenhower es una estrategia de productividad realmente sencilla que ayuda a discernir lo que es importante y lo que no.

El fenómeno por el cual una sobreabundancia de prioridades puede llevar al bloqueo es tan común que tiene hasta nombre técnico: la parálisis del análisis. Es especialmente famoso dentro del campo del desarrollo de software y le ocurre también a algunos grandes maestros de ajedrez en medio de sus partidas más complicadas: son capaces de ver tantas jugadas correctas a la vez que se abruman y al final acaban escogiendo una no óptima.

Cómo ordenar prioridades con la matriz Eisenhower

El motivo por el que ocurre esta parálisis por análisis es en realidad bastante sencillo: nuestras emociones. Las emociones modulan fuertemente y de modo subconsciente nuestro proceso de toma de decisiones (es lo que en psicología se conoce como heurística de la afectividad), porque el afecto, la emoción, es la primera reacción a cualquier estímulo, entrando en efecto en nuestro cerebro mucho antes que cualquier otro proceso analítico. Es algo que todo el mundo ha experimentado tras comprar algo por impulso o dar una contestación “en caliente”. Buena parte de la publicidad se basa, de hecho, en manejar adecuadamente la heurística de la afectividad.

Para realizar un ordenamiento de prioridades efectivo, por tanto, es buena idea extraer la carga emocional para reducir la toma de decisiones a una lo más racional posible. Separar las sensaciones que nos producen las taeas (“tengo que hacer esto ya”, “voy muy tarde con esto”, “¿realmente esto es prioritario ahora?”) para organizarlas y englobarlas en un contexto.

Ahí es donde entra en acción la matriz Eisenhower, atribuida a Dwight Eisenhower, 34º presidente de Estados Unidos, y que divide las tareas en cuatro cuadrantes muy sencillos atendiendo a cuatro segmentos: Importante, No Importante, Urgente y No Urgente.

1. Tareas “importantes” y “urgentes”: son las tareas que cumplen los dos requisitos y como tal deben recibir la máxima prioridad. Toda la atención y esfuerzo debe enfocarse a terminar estas tareas lo antes posible. Las tareas de este segmento son aquellas que no se pueden posponer. (Hacer)
2. Tareas “importantes” pero “no urgentes”: aquí entran las tareas que son de carácter importante por sus connotaciones (progresar en tu desarrollo profesional, aprender una herramienta o una competencia nueva, presentar impuestos) pero no son urgentes como tal. Lo mejor es programarlas y decidir el momento en el que pasarán al cuadrante 1. (Planificar)
3. Tareas “no importantes”, pero “urgentes”: aquí es donde entra, para muchos, la verdadera magia de la matriz de Eisenhower. Diferenciar, dentro de lo que de primeras parece urgente, entre lo que es verdaderamente importante y lo que no permite centrarse y establecer un orden claro de prioridades. Eisenhower, que para muchos elevó la delegación a la categoría de arte (fue el que creó el puesto de Jefe de Gabinete de la Casa Blanca), categorizaba estas tareas como “Delegar”. Delegar, en este contexto, puede ser tanto hacer que otra persona se encargue de esa tarea como programar para después, cundo se hayan terminado las que son importantes y urgentes. (Delegar/Programar)
4. Tareas “no importantes” y “no urgentes”: aquí es donde deberían ir todas las demás. Son las que o bien deberían abandonarse o eliminarse o bien postergarse. Son las tareas que hacen “bulto” entre todas las demás pero ni requieren tu atención ni son realmente importantes. Si tienen el potencial de convertirse en urgentes algún día pueden reservarse para moverlas al segmento 3, y si en algún momento pueden ser ser importantes al 2. (Eliminar)

Al utilizar la matriz de Eisenhower, se consigue clasificar claramente las prioridades en cuatro cuadrantes (utilizando además únicamente dos criterios, urgencia e importancia) y se consigue salir de la parálisis por análisis al tener una visión más clara de qué es lo que debería ser prioritario.

La clave de la matriz se encuentra probablemente en la separación entre los segmentos 1 (“importantes” y “urgentes”) y 3 (“no importantes” pero “urgentes”). Cuando todo parece tener la misma prioridad, a veces es complicado determinar con seguridad qué es importante y qué no. Como todo, es una habilidad que se entrena con la repetición y que se refuerza cuanto más se usa la matriz.

Aplicaciones para usar la matriz

Hay varias aplicaciones que permiten aplicar la matriz Eisenhower con efectividad. En general, cualquier aplicación de productividad que permita clasificar tareas o soporte algún tipo de sistema de etiquetado se puede adaptar sin problemas, pero estas son algunas de las más famosas:

• Trello: basada en un sistema de tarjetas y columnas, permite organizar fácilmente las tareas en los cuatro cuadranes.
• Asana: está más enfocada a la colaboración entre equipos, que es otro campo en el que la matriz de Eisenhower es perfectamente aplicable.
• Things: con un diseño limpio y cuidado, es una de las mejores aplicaciones de tareas. Disponible solo para iPhone, iPad y Mac.
• Todoist: muy similar a Things, también con un gran diseño. Disponible para casi cualquier plataforma: iPhone, Android, Windows, Mac, Linux y hasta Gmail.

Imagen: Sean Lim