Kit de productividad básico para cualquier tipo de empresa

Virginia Cabrera    27 febrero, 2019
Productividad y transformación digital

Según datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), 4 de cada 10 pequeñas y medianas empresas aún no han realizado su proceso de transformación hacia lo digital. La falta de conocimientos y la escasez de perfiles especializados son las grandes barreras, pero lo que realmente les cuesta es pasar de la teoría a la práctica, eligiendo qué acciones concretas tendrían que aplicar cada una de ellas.

Para un negocio pequeño y tradicional, que bastante tiene con el día a día, no es en absoluto trivial seleccionar entre todo ese “glamuroso ruido digital” qué herramientas mejorarían sus ventas y las que no tendrían ningún impacto, cuáles podrían manejar Pepe y Alfredo con la misma soltura que manejan el taladro y cuáles les vienen aún un poco grandes.

Parafraseando ese maravilloso comienzo de Anna Karenina, diría que “todas las empresas se parecen, pero cada una es improductiva a su manera”. Sin embargo, existe un kit básico de propuestas de productividad que sirve para cualquier empresa.

Déjame que te lo muestre. Pero empecemos por el principio.

 

Qué influye en la productividad de un negocio

Sea cual sea el tamaño y actividad de la empresa, su productividad siempre tiene dos variables:

  • Cómo hace las cosas: los medios, los procesos y las herramientas necesarios para hacer realidad cada venta.
  • Cómo trabajan quienes las hacen: las personas.

La productividad de una persona es la cantidad de trabajo que es capaz de sacar en un determinado tiempo. La productividad de la “fábrica” la marca la relación entre el “fruto” conseguido (los productos o ventas) y los recursos que se han necesitado para conseguirlo. Así que para que la productividad mejore, es preciso tener claro lo siguiente:

  • Necesitas mejorar la relación entre lo que haces y lo que te cuesta hacerlo. Esto es mejorar el rendimiento. Y siempre consiste en ir más rápido, no hacer las cosas dos veces y reaprovechar trabajo.
  • Necesitas que lo que haces sirva (aún más) para cumplir tu objetivo de conseguir más ventas y más clientes. Esto sería mejorar la eficacia. Y pasa por cometer menos errores, eliminar cuellos de botella y aprovechar bien cada tiempo muerto.

De modo que podríamos acotar cualquier mejora de la productividad con una fórmula del tipo:

Hacer más y hacerlo más rápido o más barato, reduciendo para ello errores y todo aquello que no aporte ningún valor.

Y es aquí donde entra en juego la tecnología.

 

Herramientas digitales y productividad 

Todos los negocios pueden mejorar sus cifras, mediante una serie de acciones:

 

1. Automatizando tareas administrativas

Diversos estudios aseguran que las pymes en España dedican un 10% de su tiempo a tareas administrativas, es decir, el doble que las americanas y muy lejos del 3% que dedican nuestros vecinos alemanes. Con estas cifras es evidente que, reduciendo el tiempo invertido en procesar “papeles” (facturas, pedidos, órdenes de trabajo o permisos), la empresa ganaría en productividad de un plumazo.

Para ello, es preciso incorporar aplicaciones online que ayuden a gestionar en tiempo real las compras y pagos, el paso de presupuestos a facturas, la realización y el seguimiento de pedidos y de órdenes de trabajo (especialmente aquellos que sean recurrentes) y todas las tareas de recursos humanos (avisos de ausencias, notas de gastos, etc.).

 

2. Aprovechando mejor los recursos actuales

¿Cómo? Reduciendo informática y equipamiento, pasando todo a la nube, se eliminan costes de mantenimiento y también parones. Además, delegar en proveedores solventes toda la complejidad de la tecnología, permite a la empresa centrarse en atender a sus clientes. Está demostrado que descargar la informática en la nube puede mejorar la productividad de un negocio entre un 20% y un 30%, todo ello sin inalcanzables y costosas inversiones.

Trabajando más desde el móvil. El móvil es casi tan potente como un ordenador y todos tenemos uno en el bolsillo. Así que sacarle partido es incorporar las apps que permitan hacerlo todo: editar o escanear documentos y fotos, lanzar y responder correos electrónicos o mensajes de WhatsApp desde un directorio de contactos unificado, solicitar o aprobar un gasto, o convocar reuniones virtuales. Hacerlo equivale a no perder ninguna oportunidad.

 

3. Ahorrando tiempo y eliminando fallos

Integrar herramientas es cambiar programas que “viven” aislados en el ordenador para adoptar aplicaciones online “todo en uno”, que reducen los tiempos de proceso y errores de gestión hasta un 33 %. Tener toda la información digitalizada y almacenada en un repositorio único al que todos puedan acceder es obligatorio, si lo que se busca es hacer las cosas una vez, sin tener que ir pasando a mano datos ni a otras personas ni a otros programas. Y conseguirlo es vital para atender bien a clientes que cada día entienden menos que hoy no se pueda “ver lo suyo” porque Luisa, que es quien lo lleva, ha ido al médico.

Aprovechar tus tiempos muertos. Nos sorprendería ver la cantidad de minutos al día que dedicamos a esperar. A que baje el ascensor, a que llegue esa cita, a que nos envíen un documento… Y la cantidad de pequeñas o grandes gestiones que pueden hacerse mientras tanto utilizando el móvil que tienes siempre en tu bolsillo: mandar un correo urgente, reenviar una notificación, asignar una tarea, dar las gracias, pedir confirmación, recordar una cita… Pocas empresas tienen identificado con exactitud el coste de sus tiempos muertos, pero incorporar herramientas que permitan aprovecharlos incrementa muchísimo su productividad.

 

4. Resolviendo a la primera

Productividad es rendimiento. Pero mejorar no es solo reducir tiempos, costes o errores; es igual de importante conseguir la máxima eficacia con cada una de tus acciones. ¿Cuántas veces has perdido una venta porque mientas volvías a la oficina para hacer el pedido o a rehacer el presupuesto tu cliente se lo ha pensado mejor? ¿Cuántas veces una incidencia imprevista que no has podido resolver te ha dejado fuera de juego y con un cliente menos?

Más nube y más móvil equivalen a más servicio. Pero también equivalen a más conocimiento del cliente, de sus gustos y de sus necesidades. Todas las empresas deberían comenzar a registrar datos y preferencias de sus clientes, incorporando mecanismos -ya sean online o físicos- que favorezcan la interacción digital con ellos,  como paso imprescindible para personalizar ofertas.

Y ahora pasemos a las herramientas.

Herramientas digitales para cualquier negocio

Deben ser fáciles de manejar y asequibles económicamente para cualquiera:

  • Un correo profesional, por supuesto sobre un dominio propio y en el móvil, que integre directorio y agenda con todo el equipo y que permita pasar del correo electrónico al WhatsApp.
  • Un paquete ofimático online, que permita no solo ver sino también editar y modificar, sin usar el ordenador, los documentos recibidos por correo o que acabas de escanear con el móvil.
  • Un disco en la nube. Para responder desde donde estés, con acceso a toda la información, sin líos con las versiones y sin saturar los correos enviando una y otra vez pequeñas variaciones del mismo documento.
  • Seguridad para todos tus dispositivos. Tan importante como recuperar la información de un móvil que se pierde, se rompe o se “despista”, es que no lo hagan otros por ti. ¿Sabes las implicaciones que tiene (RGPD mediante) perder una agenda con los nombres y los teléfonos de tus clientes?
  • Una copia de seguridad efectiva y, por supuesto, automática. Las copias de seguridad son un engorro y no es extraño encontrarse con que no sirven para recuperar nada. No es difícil imaginar el impacto en la productividad de que la copia “se haga sola” y se almacene donde pueda recuperarse a golpe de clic.
  • El control en tiempo real de lo que de verdad importa: el dinero. No utilizar una aplicación, para que “lleve las cuentas” es perder tiempo y control, porque en la mayoría de las empresas son las mismas personas quienes realizan las dos funciones vitales del negocio: la venta y la facturación. Generar la factura automáticamente desde el presupuesto aprobado, facilita la tarea de emitirla y la correspondiente declaración de impuestos, pero también la de hacer seguimiento de las facturas abonadas y de las que están pendientes de cobro.

Es obvio que muchos negocios tienen necesidades más específicas, por lo que pueden (y deben) revisar esos procesos “particulares” para ver dónde y cómo la tecnología puede ayudar. Esa seguramente debe ser su segunda fase.

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