Conozca los tipos de comunicación que pueden existir en su empresa y cómo gestionarlos

Las organizaciones no son entidades sin rostro. Al contrario, se trata de grupos de personas reales que actúan armoniosamente para lograr un objetivo común. En ese sentido, Masjedi (2019) explica que la comunicación efectiva afecta los procesos, la eficiencia y toda la estructura de una empresa. Esto significa que la forma en que las empresas gestionen los tipos de comunicación organizacional incide directamente en sus resultados.

En este artículo, conocerá cuáles son los tipos de comunicación organizacional. También cómo estos pueden ayudarlo a expandirse hacia nuevos mercados.

¿Qué es la comunicación organizacional y cuáles son sus elementos?

Ecured (s. f.) explica que la comunicación organizacional es la suma de los procesos comunicativos que tienen lugar en el interior de una organización. También incluye la comunicación que las empresas desarrollan con sus públicos externos para el logro de los objetivos estratégicos. En la práctica, se trata del proceso de compartir información entre personas dentro y fuera de la empresa. 

En ese sentido, la comunicación organizacional también incide directamente en la imagen corporativa. Esto es así porque la opinión y la actitud que tenga el público externo respecto de una empresa dependen de lo que la gente ve, lee y oye sobre ella. Esta opinión también está determinada por la actitud del personal que la representa. Todo comunica.

Los elementos que componen la comunicación organizacional son los siguientes:

• Publicidad institucional.
• Relaciones públicas.
• Normas de protocolo organizacional.
• Signos audiovisuales de identidad corporativa.
• Informaciones elaboradas derivadas de la práctica profesional.
• Comportamiento del personal de la organización.

Además, Ecured sostiene que la comunicación organizacional está influenciada por los siguientes factores:

• La conducta de las organizaciones: relacionada con su estructura y con las relaciones humanas.
• El proceso de comunicación: constituido por las variables tanto verbales como no verbales dentro de la organización.
• Interacciones dentro de la organización: que incluyen el formato didáctico, el pequeño grupo y la audiencia colectiva.

Tipos de comunicación organizacional

Los tipos de comunicación que tienen lugar en una empresa son los siguientes:

• Interna y externa
• Formal e informal
• Ascendente, descendente y horizontal

A continuación, abordaremos las características y la importancia de cada uno de ellos.

Comunicación interna y externa

Estos dos tipos de comunicación reflejan la interacción de la empresa con su personal y con su público externo. La comunicación interna es la forma en que se comunican los departamentos que conforman la organización. La comunicación externa hace referencia a la que media entre la empresa y su público externo (clientes y proveedores, entre otros).

Por ejemplo, Tristancho (2017) explica que EMGESA tiene una gerencia de comunicaciones que divide sus operaciones de la siguiente manera:

• Interna: facilita seminarios al público interno y gestiona los canales de comunicación internos.
• Externa: gestiona su relación con los medios de comunicación, brinda atención al cliente externo y administra la gestión social de la organización.

Para gestionar la comunicación interna, puede disponer de una intranet para los empleados. Publique en la intranet información útil para sus colaboradores: procedimientos operativos y administrativos, políticas, manifiestos de marcas, etcétera. También puede hacer reuniones periódicas con todo el personal en las que los gerentes respondan sus inquietudes.

Así es como Google gestiona este tipo de comunicación. Todas las semanas, sus cofundadores, Larry Page y Serguéi Brin, reciben a todos sus trabajadores (en persona y por vídeo) para actualizarlos sobre los nuevos productos, dar bienvenida a los nuevos empleados y responder preguntas en directo.

En cuanto a la comunicación externa, Harvey (2018) recomienda crear grupos privados con su público externo en las redes sociales. Además, debe crear una conexión con los medios de comunicación correspondientes y las personas influyentes en las redes sociales. Crear y patrocinar seminarios ayudará a formar dicha conexión.

Comunicación formal e informal

La comunicación formal involucra los recursos formales de la organización (memorandos, cartas timbradas, etcétera). Este tipo de comunicación tiene lugar en la vida diaria de la empresa. Se realiza a través de las llamadas entre departamentos y los correos de seguimiento, entre otras acciones efímeras.

La comunicación formal transmite información oficial de la dirección de la organización. Una gestión correcta de los medios formales de comunicación implica evitar el excesivo formalismo para facilitar la comprensión del mensaje por parte del receptor. Además, una vez redactado el mensaje, es recomendable que lo revise antes de difundirlo, ya que el mensaje incorrecto puede traer graves consecuencias.

La comunicación informal facilita las operaciones armoniosas entre los colaboradores, porque fomenta la confianza. Sin embargo, a pesar de su rapidez, estas comunicaciones se pueden gestionar adecuadamente. Los líderes deben promover que la información que fluya por estos canales sea de calidad y lo más completa posible. Además, se deben evitar las conjeturas y los juicios personales.

Tipos de comunicación por jerarquía: comunicación ascendente, descendente y horizontal

Esta clasificación responde a la jerarquía dentro de la organización. De este modo, el término “descendente” se refiere a las comunicaciones elaboradas por los líderes y dirigidas hacia sus subordinados. La ascendente se dirige hacia los líderes, desde los funcionarios que se reportan. La comunicación horizontal es la que se da entre colaboradores del mismo nivel.

Una gestión adecuada de estos tipos de comunicación requiere de distintos canales para contextos diferentes. Para la comunicación del día a día, se pueden utilizar el correo electrónico, los chats corporativos (Skype) y las reuniones departamentales. Pero cuando se trata de la planificación de las operaciones, por ejemplo, se hace necesario el uso de videoconferencias o reuniones departamentales.

Importancia de la comunicación organizacional

En la actualidad, la comunicación organizacional ayuda a disminuir el impacto de los cambios del mercado y de las regulaciones gubernamentales. Además, prepara a las empresas para enfrentar los retos que representan la globalización y la competitividad.

Leal (2015) explica que este tipo de comunicación no solo se vincula a cuantas campañas de publicidad o eventos de Relaciones Públicas se realizan. Al contrario, la comunicación organizacional se convierte en una herramienta fundamental en las funciones de planificación, organización y control. 

Wyatt (2012) reseña un estudio realizado por el Institute for Public Relations, que investigó a 267 organizaciones en los Estados Unidos. El estudio encontró que una mejora en las comunicaciones aumenta el valor de la empresa en el mercado en un 29.5 %. En contraste, las empresas con comunicaciones ineficaces pierden un 15 % de su valor.

Tipos de comunicación organizacional: ¿cómo ayudan a expandirse hacia nuevos mercados?

Para algunos tipos de negocios, como las franquicias y los servicios en línea, la expansión a nuevos mercados es un camino inevitable. En ese sentido, conocer los tipos de comunicación y cómo gestionarlos lo ayuda a lograr armonía en sus comunicaciones internacionales. 

En un entorno internacional, cuando la información es confidencial, la comunicación con el público externo debe ser formal, ya que esta permite a los socios comerciales expresar con precisión sus intenciones e inquietudes. Pero cuando se trata de cerrar tratos, lo ideal es que la comunicación sea en persona.

Para al público interno, las empresas deben elaborar políticas coherentes para comunicar la cultura, las expectativas y las cuestiones estratégicas de su negocio a los colaboradores de diferentes orígenes. Por tal motivo, estos documentos institucionales deben estar traducidos al idioma local.

Finalmente, los gerentes y emprendedores suelen desarrollar productos basados en su propio país. Pero para lograr diferenciarse en el mercado, es necesario traducir el mensaje de su marca a varios idiomas, para una variedad de audiencias diferentes. Conocer los tipos de comunicación organizacional puede ayudarlo a gestionarlos correctamente y, de paso, lograr sus objetivos comerciales. Tenga en cuenta las recomendaciones contenidas en este post y empiece a realizar una gestión consiente de sus comunicaciones para alcanzar todas sus metas empresariales.