Consejos para hacer una videollamada eficiente

Las videoconferencias y reuniones virtuales son, cada vez más, formas aceptadas para mantenerse al día con los equipos de trabajo. A mediados de marzo el uso de aplicaciones de conferencias tuvieron un crecimiento récord, superando los 62 millones de descargas a nivel global. En España se han producido numerosas descargas de Zoom, que no ha estado exenta de polémicas por su gestión de la privacidad y seguridad, y de Microsoft Teams, que cuenta en este caso con el soporte del gigante de Redmond e integración con los sistemas de seguridad de la compañía.

Los momentos embarazosos durante videoconferencias abundan por estos días en las redes, puesto que muchos desconocen aún cómo se hace una videollamada profesional. Incluso Alexa Schirtzinger, jefa de Marketing de Productos de G Suite, cuenta que “La videoconferencia no siempre es fácil. Los niños se suben encima de ti, el perro ladra, hay ruido de fondo…Cometí muchos errores, pero aprendí algunas cosas en el camino”.

Es cierto que, para tener éxito con las videollamadas, es necesario contar con una excelente conectividad y equipos tecnológicos óptimos, pero más allá del ordenador o el smartphone, es necesario seguir algunos consejos previos para eliminar distracciones y prevenir antes que curar.

En esta experiencia es clave cómo nos preparemos previamente, el lugar que seleccionemos y cómo nos comportamos durante la reunión virtual.

Sobre el lugar idóneo para las videollamadas

1. Escoge un lugar agradable y sin elementos que puedan distraer.
2. Evita espacios ruidosos que puedan complicar la videoconferencia.
3. Ten en cuenta la iluminación del espacio y, si es posible, cerca de una ventana para aprovechar la luz natural.
4. Sitúa tu ordenador en una superficie plana y segura, para no distraer a los otros participantes con movimientos bruscos.

¿Qué verificar antes de la reunión virtual?

1. Probar la cámara y el encuadre.
2. Configurar adecuadamente el micrófono antes de la videollamada.
3. Verificar que no haya elementos distractores detrás. Son preferibles las paredes blancas o uniformes.
4. Comunicar a los hijos y familiares que entraremos a una reunión virtual, para disminuir la probabilidad de interrupciones.
5. Vestirse casual, cómodo, pero de un modo similar a como se iría a la oficina.

Consejos durante la videoconferencia

1. Silenciar el micrófono durante la reunión y activarlo solo cuando se requiera hablar.
2. Pedir la palabra a través del chat para facilitar la buena comunicación.
3. Antes de compartir pantalla, cerrar los archivos y la información que no se desea mostrar, o bien seleccionar la opción de compartir una sola ventana.
4. Si la reunión es con colaboradores habituales, saludar educadamente y preguntarles cómo están. Si es con desconocidos, saludar como es debido y recordar presentarse de manera clara.
5. Verificar durante la reunión que los demás participantes escuchan y logran ver la cámara sin problema.

¿Cuáles son los beneficios de la videoconferencia para el trabajo?

Los beneficios de la videoconferencia son múltiples, incluso para las empresas, porque minimizan la sensación de aislamiento e incertidumbre entre los colaboradores. Si todos aprenden cómo se hace una videollamada, la comunicación y coordinación de acciones entre grupos y clientes puede ser más fluida.

Las videollamadas también mejoran la productividad, facilitando la generación de trámites e informes en línea. Permiten planificar actividades con el personal, posibilitan la organización de citas con clientes o el seguimiento de actividades y, además, ayudan a las empresas a gestionar mejor las rutinas y tiempos de sus empleados.

Las aplicaciones para videoconferencias y reuniones virtuales son diversas y puede que unas se adapten más que otras a las distintas necesidades, según el objetivo de la videoconferencia y de quiénes sean los participantes. Sin embargo, contar con una herramienta que permita transformar cualquier entorno en una oficina, y con un solo clic, puede aumentar la agilidad del proceso.

Plataformas como GeoGestión de Movistar permiten el control horario de la jornada laboral, desde cualquier lugar y dispositivo, optimizando el trabajo remoto y la toma de decisiones de manera rápida y segura.

En definitiva, aprender cómo se hace una videollamada facilita el trabajo a distancia y brinda una mejor comunicación tanto con clientes, internos y externos, como entre equipos de trabajo.