¿Qué es Kanban y cuál es el mejor software para utilizarlo?

Sin importar el área en que se desarrolle la empresa, aumentar la productividad es la clave para posicionarse como un líder en el mercado, algo para lo que es determinante establecer un flujo de trabajo que permita optimizar los tiempos y cumplir con los objetivos dentro de determinados plazos. 

La mejor metodología para esto es Kanban y, a continuación, te contamos de qué se trata.

¿Qué es el Kanban y para qué sirve?

Antes de explicar su funcionalidad, es necesario explicar qué es Kanban. Diseñada por Toyota a finales de 1940, se trata de un sistema de tarjetas ordenadas en un tablero, las cuales representan una tarea por cumplir, asignando responsables, recursos necesarios y tiempo necesario para completarla, entre otros datos.

El objetivo es optimizar los tiempos de trabajo, aumentar la eficiencia y productividad del equipo encargado del proyecto, elementos que derivan en el éxito de cualquier empresa. 

¿Cómo utilizar Kanban?

El secreto para saber cómo utilizar Kanban es definir el número de tareas a realizar, establecer quién se encargará de ellas y en cuánto tiempo lo hará. Los pasos o etapas se añaden en el tablero, de esta forma se establece el flujo de trabajo que permite un seguimiento continuo.

Esta metodología ofrece dos grandes ventajas:

• Apoyo visual de las etapas del proyecto: basta con mirar el tablero para saber el estado de cada tarea.
• Permite realizar modificaciones sobre la marcha: así, es posible optimizar los flujos de trabajo para cambiar la prioridad de alguna tarea.

¿Cómo organizar un equipo con Kanban?

Definido qué es Kanban y sus objetivos, es necesario detallar los elementos que permiten aplicar esta metodología: se requiere de un tablero visible y tarjetas.

¿Qué es un tablero Kanban?

En el tablero Kanban se añaden distintas columnas que señalan las etapas que atravesará cada tarea hasta estar lista. Gracias a estas columnas, es posible clasificar el flujo de trabajo en etapas, como “Por hacer”, “En progreso” y “Completado”. Desde luego, estas etapas son adaptables a los requerimientos de cada negocio. 

El tablero también considera un número de tarjetas limitadas para cada etapa, o WIP (Work In Progress). Esto evita que se acumulen demasiadas tareas en la misma fase. 

¿Qué es una tarjeta Kanban?

Las tarjetas son el punto clave en la metodología Kanban. Cada tarjeta representa un ítem, una tarea que debe ser completada. 

Inicia en la columna de pedidos, pasa a “Por hacer” y se desplaza en el flujo de trabajo a medida que el equipo avanza en su realización. Gracias a las tarjetas, es posible visualizar el volumen de trabajo y los ítems atrasados. A partir de esto se realizan ajustes para culminar las tareas prioritarias. 

Kanban es aplicable a cualquier empresa. Permite optimizar el tiempo al máximo al establecer metas reales y transparentes, asignando al personal idóneo para su realización y estableciendo niveles de importancia para cada proyecto. 

Mejores software para implementar Kanban

Tras esta detallada explicación sobre qué es el Kanban y para qué sirve, es momento de recomendar los mejores software para utilizarlo: 

1. Trello

Es el software para Kanban más conocido. Ya hemos definido qué es una tarjeta Kanban y un tablero, elementos que Trello presenta de forma dinámica y sencilla. 

La plataforma posee modalidades pagas y gratuitas. Incluye tableros ilimitados con variados colores para identificar las tareas fácilmente, además de posibilidad de añadir miembros, asignar dueños para cada ítem y conectar con otras plataformas. 

2. Zoho Projects

Se trata de uno de los mejores software para Kanban disponibles en el mercado. Es recomendable para equipos conformados por más de diez miembros, sus funcionalidades van desde lo colaborativo hasta la identificación de hitos, permitiendo una visión macro y micro de los proyectos.

3. Kanbanize 

Saber cómo utilizar Kanban es crucial para incrementar la eficiencia, y en Kanbanize encontramos una herramienta tan eficiente como intuitiva.

Se trata de un software que, además de las funcionalidades básicas de esta metodología, incorpora informes inteligentes (con mapas de calor) para un mejor seguimiento de las tareas. Además, establece límites para las tarjetas que cada colaborador puede añadir en una columna, agilizando las entregas. 

4. Breeze

Este software permite gestionar el presupuesto y realizar seguimiento de los gastos, además de reflejar los proyectos. Su diseño es sencillo y admite la participación de varios miembros.

5. Monday

Monday ofrece la alternativa de modificar la forma en que se desea ver la información de los proyectos. Incluye el método Kanban, al cual le añade la posibilidad de automatizar algunas acciones, añadir fechas y conectar con otras plataformas.

La metodología Kanban es ideal para organizar las tareas en tu empresa y, entendiendo la importancia de la digitalización en la actualidad, conocer algunos de los principales software en la materia te permitirá agilizar la organización de tareas y facilitar su seguimiento.