5 ingredientes para hacer más humana la colaboración digital

La colaboración en equipo siempre ha sido un componente crítico para el éxito de una empresa, especialmente para las startups que necesitan una ventaja competitiva. Cuando un grupo diverso de personas se reúne para compartir ideas, inspirarse mutuamente y mantener conversaciones sinceras, se produce la magia.

Con la popularidad del trabajo a distancia y la evolución hacia la oficina híbrida, la colaboración en equipo se ha vuelto digital. Esta forma virtual de colaboración ha abierto la puerta a muchas posibilidades increíbles para que personas de todo el mundo trabajen juntas, resuelvan problemas y lancen grandes ideas.

Pero la colaboración digital no siempre es fácil. Diferentes personas en diferentes lugares compartiendo varias ideas en un entorno virtual puede ser complicado. A través de diferentes herramientas de colaboración, como Miro, se realizan con éxito miles de reuniones y talleres virtuales.

Se ha descubierto que las colaboraciones más exitosas tienen estos cinco ingredientes clave:

1. Empatía
2. Inclusión
3. Comunicación no sincronizada
4. Estructura
5. Diversión

Vamos a desglosar estos cinco ingredientes para que tengas una mejor idea de cómo puedes implementar cada uno de ellos.

Dirigir con empatía

Hay muchas cosas que suceden en el mundo y en la vida personal de las personas que pueden afectar a su capacidad de concentración en el trabajo. Reconocer esto sin entrometerse ni forzar a nadie a compartir demasiado es una forma de mostrar empatía.

Es posible que quieras empezar una reunión preguntando a los participantes cómo se sienten. Puedes hacerlo verbalmente o con actividades prácticas y visuales como las que se indican a continuación.

Puedes hacer una simple comprobación del estado de ánimo del equipo o profundizar (pero mantener el anonimato) con una rueda de emociones. 

Este tipo de actividades le ayudarán a establecer el tono adecuado para su reunión y a descubrir la mejor manera de apoyarse mutuamente como equipo. Una mayor empatía en el trabajo conduce a conexiones más fuertes, más apoyo e implicación en el proyecto en cuestión. 

Crear un entorno inclusivo

En tu equipo hay personas extrovertidas e introvertidas con diferentes niveles de comodidad comunicativa. Aunque los miembros extrovertidos del equipo disfrutan hablando y compartiendo ideas, a menudo eclipsan a los compañeros introvertidos que probablemente tienen grandes ideas que aportar, pero no siempre hablan.

Con la colaboración digital, es esencial crear un entorno en el que todos sean escuchados. Para ello, hay que asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan el mismo acceso a las herramientas, los recursos y las conversaciones, independientemente de su ubicación física.

Para ayudar a las personas que no se sienten cómodas compartiendo verbalmente sus opiniones o ideas, puedes incorporar herramientas en tus sesiones como un plugin de votación para que la gente pueda expresar su opinión de forma anónima o utilizar notas adhesivas digitales para que todos puedan escribir sus ideas.

Por último, pide regularmente a tu equipo que te dé su opinión después de las sesiones sobre cómo puedes mejorar el carácter inclusivo de la reunión. Los controles mensuales, en los que los participantes pueden responder de forma anónima, son una buena forma de asegurarse de que el equipo se siente escuchado y con ganas de participar.

Comunicarse de forma no sincronizada

Antes del teletrabajo, la mayor parte de la comunicación -especialmente durante las sesiones de colaboración- se realizaba en un tiempo real. Ahora, la comunicación no sincronizada se ha convertido en una parte fundamental de la colaboración digital, y es importante que la incorpores a tu proceso.

La comunicación no sincronizada es cuando las personas trabajan juntas, pero en su propio tiempo. Un ejemplo sencillo es el uso del correo electrónico. El remitente del correo electrónico no requiere una respuesta en tiempo real, y la conversación avanza en múltiples líneas de tiempo.

La comunicación no sincronizada de hoy en día es mucho más dinámica que el correo electrónico. Con las pizarras online, los equipos pueden publicar ideas, compartir comentarios y resolver retos juntos. Esto permite a su equipo trabajar desde diferentes zonas horarias y, lo que es más importante, pueden trabajar cuando se sientan preparados y motivados para contribuir.

Para que el método de trabajo no sincronizado funcione, es importante establecer directrices claras. Por ejemplo, establezca plazos para las distintas etapas de la colaboración, de modo que la gente sepa cuándo se necesita su aportación.

Alinearse con una estructura clara

Las colaboraciones digitales, especialmente cuando son de forma no sincronizada, requieren una estructura muy clara. Sin el lujo de que todo el mundo esté físicamente en el mismo lugar, es aún más importante que todos conozcan los objetivos, el proceso y los resultados deseados de la reunión.  

La forma más fácil de estructurar una colaboración digital es crear plantillas (o utilizar plantillas ya creadas) diseñadas para su objetivo específico. Por ejemplo, si se trata de un brainstorming de ideas, hay docenas de enfoques que se pueden adoptar, desde la elaboración de mapas mentales y el starbursting.

Al elegir una estructura de antemano, todo el mundo sabrá exactamente cómo participar y qué pasos deben dar para lograr sus tareas. Si no estás seguro de qué plantilla utilizar, Miro cuenta con una biblioteca de plantillas, así como con el Miroverso, que contiene plantillas generadas por los usuarios y creadas por empresas como TechStars, Zoom y TEDx.

Hazlo divertido

Todos hemos oído que la colaboración digital debe ser atractiva, pero ¿qué hay de la diversión? Puede sonar contradictorio, pero es importante dar a su equipo permiso para jugar. ¿Por qué? 

En el caso de los adultos, se ha demostrado que el juego reduce el estrés y contribuye positivamente al bienestar general. Según Lynn Barnett, profesora de Recreación, Deportes y Turismo de la Universidad de Illinois, «en el trabajo, se ha descubierto que el juego acelera el aprendizaje, mejora la productividad y aumenta la satisfacción laboral».

Los juegos, los rompehielos y los energizantes ayudan a la gente a establecer vínculos y también crean un ambiente más informal y de convivencia. Puedes encontrar plantillas de juegos como la de abajo en el Miroverso o puedes montar tu juego favorito por tu cuenta.

Un juego puede ser tan sencillo como arrastrar imágenes a un lugar determinado, hacer un puzzle o completar una sopa de letras.

También puedes hacer una pregunta y pedir a los participantes que respondan con un gif divertido.

El objetivo es dar a la gente la oportunidad de divertirse y compartir algunas de sus habilidades, creatividad, ideas y/o personalidad.

Reserva un poco de tiempo para jugar y observa lo que sucede. No es de extrañar que la diversión aumente la creatividad y la productividad y tenga un efecto positivo en la salud y el bienestar.

Mejore su colaboración digital hoy mismo

La colaboración en equipo se está digitalizando, pero eso no significa que tenga que ser impersonal. Los mejores resultados se obtienen cuando se parte del punto de vista humano. Ser consciente de los participantes, de sus sentimientos y de cómo se comunican mejorará sus colaboraciones digitales.

Cuando incorpores estos 5 ingredientes claves a tu proceso, estarás en camino de construir una cultura de colaboración próspera.

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