Conoce cómo la intranet ayuda a mejorar la comunicación interna en tu empresa

Andrés Reinoso    16 enero, 2020
Es posible construir una intranet a prueba de errores

Una intranet fácil de usar es una potente herramienta para facilitar una comunicación efectiva y ayudar a aumentar la participación de los colaboradores. Además, facilita a los empleados que trabajan fuera de la oficina obtener lo que necesitan sin dificultad. Pero cuando necesitas diferentes funciones para varios departamentos la intranet de tu empresa puede volverse difícil de manejar.

Vamos a mostrarte los criterios para construir una intranet sólida y a prueba de errores. Pero antes, veamos cuáles son los principales retos que se presentan en una intranet. ¿Estás listo?

Principales retos de una intranet

Características que incluyan las necesidades de todos los departamentos

Lo ideal es que tu intranet se ajuste a las necesidades de toda la empresa. Pero los CEO suelen encargar la ejecución de esta herramienta al departamento de TI. Y, generalmente se instala la red sin haber hecho un levantamiento con los jefes de cada departamento que la utilizará.

Por ejemplo, el departamento de ventas puede solicitar una sección de enlaces rápidos que permita a los vendedores y agente comercial acceder a las especificaciones de los productos en tiempo real. Mientras que el departamento técnico preferiría estar interesado en un foro que permita que un técnico en entrenamiento pueda recibir asesoría de uno más experimentado.

Falta de compromiso de los empleados

Instalar una intranet que nadie utiliza no tiene sentido, ¿verdad? Lo curioso es que ocasiones los diseñadores de la red se abruman con tantas características que terminan olvidándose de la accesibilidad de sus usuarios. Cuando esto ocurre, es común que los empleados encuentren los documentos más fácilmente en el archivador que a través de la red corporativa.

Control de acceso personal

En una Pequeña y mediana empresa (PYME) es relativamente fácil asignar los controles de acceso a la red. Pero una empresa grande implica una administración más compleja. Existe mucha información y documentaciones confidenciales cuyo acceso debe estar restringido solo a la C-Suite (ejecutivos de primer nivel). Además, es probable que tengas que diseñar varios foros. Esto hace que la configuración de intranetsea más compleja. 

Cada empleado debe acceder solo a la información que necesita. Lo que le permite enfocarse solo en su departamento y evita que se distraiga con tantas características y funcionalidades.

Importancia de la intranet en el logro de los objetivos

Una red interna permite recabar información, identificar tendencias, colaborar, discutir problemas potenciales y tomar decisiones comerciales basadas en datos. Las empresas que integran intranet con el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) dan pasos de gigante en sus esfuerzos por limitar las barreras de comunicación.

Un artículo de la Sneider, M. (2019) dice que las barreras de comunicación cuestan a las empresas más de 60,000 millones de dólares en pérdidas. Sánchez M. (2017) sostiene que una intranet corporativa es una potente herramienta para aumentar la productividad de los empleados. Para lograrlo, es necesario identificar los obstáculos que impiden que tu equipo sea productivo y, después implementar las herramientas para hacer frente a los mismos.

Una forma fácil en que la internet puede ayudar a tu empresa a aumentar la productividad es reduciendo el tiempo en que se busca una información específica. Por ejemplo, el Centro Nacional de Cinematografía y Animación Francés (CNC) incorporó un rápido y optimizado motor de búsqueda en su intranet. Con esto lograron que sus empleados encuentren el contenido que necesitan de forma rápida.

7 criterios para construir una intranet sólida y con bajo margen de riesgos

Ya sabes cuales son los principales retos de una intranet. Además, conoces su importancia para el logro de los objetivos corporativos. Ahora, vamos a compartir los criterios que debes tener en cuenta para construir una red corporativa sólida, con bajo margen de error y que evite riesgos para los procesos internos.

1. Establece los objetivos de la red

La red interna debe responder a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, Una intranet para una empresa outsourcing de servicios técnico, no debe igual que la de una empresa de distribución y ventas. ¿Sabes por qué? Porque su naturaleza es distinta y sus objetivos comerciales y administrativos también.

2. Haz un levantamiento de las necesidades de cada departamento

Este levantamiento garantiza que la red se diseñe según las necesidades de cada departamento. En este paso, se obtiene la información necesaria para saber qué herramientas y funcionalidades tendrá la red. Además, permitirá que la intranet corporativa tenga catalogada la información a la que debe tener acceso cada empleado.

Es justo lo que hizo Stihl Australia, subsidiaria del fabricante alemán de herramientas eléctricas. Cuando decidieron que necesitaban crear una intranet, hicieron una encuesta sobre lo que quería su gente. Los resultados: sus empleados quieren mejorar el flujo de comunicación y tener más información sobre su CEO, Chris Radin.

3. Toma en cuenta la experiencia de usuario (UX) en el diseño de la intranet

Al diseñar la red corporativa debe tener tomar en consideración aspectos vitales de la experiencia de usuario (UX). Por ejemplo, si uno de los colores de la empresa es un brillante color naranja, ten cuidado de ponerlo de fondo en el foro. Puede verse molesto y dominante. Las intranet’s más exitosas han optado por un aspecto minimalista y presentan la información en pequeños fragmentos.

4. Asegura tu intranet

En una red interna, la seguridad suele ser pasada por alto. Pero incluso en estos casos el delito cibernético sigue siendo un problema importante. La red debe contar con un sistema seguro que proteja los datos confidenciales y del personal de la piratería, el phishing, el virus o ransomware. Esto obliga a las empresas a contar con un personal altamente capacitado para mitigar estos peligros.

5. Haz una prueba piloto

Una vez tu red esté lista, puedes hacer una prueba piloto en busca de funcionalidad y facilidad de uso. Luego puedes utilizar los comentarios para modificar el diseño y el contenido de ser necesario, antes de que se tenga la versión final.

6. Habilita la intranet para el personal fuera de la oficina

Aun cuando no cuenta con operaciones de campo, una intranet corporativa móvil trae consigo muchos beneficios. Para la versión móvil es ideal que se acceda a la red a través de una app.

El minorista de moda Coach habilitó su intranet para dispositivos móviles porque gran parte de sus empleados trabajaban fuera de la oficina. Con este paso, la empresa se aseguró de que todos los merchandising tuvieran siempre a mano la información necesaria para diseñar su tienda o line out.

7. Trabajar la usabilidad móvil

Si tienes empleados que trabajan fuera de la oficina, necesitas que estén conectados a la red corporativa. No hay otro camino para lograrlo: debes adaptar tu red corporativa para smartphones. Un error común al diseñar la red interna es clonar la intranet de escritorio en la versión móvil. Sostiene que hacer esto, automáticamente condenas el proyecto al fracaso.La ventaja más importante de la intranet es su capacidad para ayudar a lograr los objetivos intangibles de la organización. Establecer KPI’s que incluyan objetivos reales puede ayudar a establecer el ROI (retorno de inversión) de la instalación de una red corporativa. Pero estos KPI’s deben estar alineados con objetivos reales de negocio. Por ejemplo, incrementar la satisfacción de los empleados en una escala determinada.

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