Descubre cómo conseguir que Outlook trabaje por ti durante tus vacaciones

Imagina un mundo ideal en el que Outlook gestiona y organiza tus correos mientras tú estás disfrutando de la playa, de la montaña o del sofá de casa. Ahora que ya lo has imaginado, y parece una fantasía, bájalo a Tierra, porque se puede convertir en realidad, tal y como Isabel Reina Rodríguez, del equipo de Finanzas y control de gestión de Telefónica, nos explica.

¿Quién no se ha visto abrumado al volver de vacaciones y pasar horas leyendo correos electrónicos? Todos los que lo hayan sufrido desearían haber leído antes este post.

Outlook gestiona tus correos mientras estás fuera

Lo primero de todo es que hemos de categorizar por tipo los correos que recibimos diariamente en función de su relevancia y dedicación:

– Correos informativos como newsletters, que no necesitan respuesta por nuestra parte.

– Correos que se pueden contestar con una plantilla predefinida, de acuerdo con el remitente, el asunto o el texto del mensaje.

– Correos que solemos gestionar nosotros, pero que durante las vacaciones va a resolver un compañero.

– Correos que solo podemos tramitar nosotros y que responderemos a la vuelta.

Y, después, hemos de configurar nuestro correo para que las personas que nos escriban reciban un mensaje automático que les indique cuánto tiempo estaremos fuera y con quién pueden contactar en caso de necesitarlo.

Así, abrimos Outlook, seleccionamos Archivo – Información – Respuestas automáticas. En la ventana que aparece seleccionamos el periodo de nuestras vacaciones y escribimos el mensaje automático.

El siguiente paso es configurar las Reglas, de esta manera, personalizamos el envío automático pudiendo elegir qué mensaje enviaremos a cada persona o, bien, según el asunto que tenga. Puedes descubrir muchas más opciones de personalización en “Avanzadas”.

Una vez que tenemos la regla editada, ejecutamos la acción o acciones que querríamos realizar en caso de recibir un correo con esas características. Ya sea Eliminar, Mover a o Responder con un mensaje específico.

De esta forma, podemos configurar reglas para cada tipo de correo. Además, las reglas pueden modificarse siempre que sea necesario.

¿Qué conseguimos con estos sencillos pasos?

Lo más importante de todo es que con esto podemos conseguir hacernos la vida más fácil. Y además:

– Descarte automático de correos que no nos aportan información.

– Distribución y almacenamiento de correos por carpetas para gestionarlos a la vuelta.

– Reenvío de correos importantes a otros destinatarios, ya que los ha de gestionar alguien del equipo mientras estamos fuera.

– Respuestas con plantillas predefinidas según remitente, asunto o texto del mensaje.

Ahora ya sí que no hay excusas para no poder desconectar en vacaciones. Adiós Outlook, ¡nos vemos a la vuelta!

Imagen cabecera: Chen Mizrach