Tener sistemas de control horario es actualmente una necesidad en España. A partir del 12 de mayo de 2019, entró en vigencia el Real Decreto de “Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”.

Esta norma establece que todas las empresas tienen la obligación de utilizar un sistema control horario para registrar y almacenar las horas trabajadas de sus empleados. Esto afecta tanto a trabajadores presenciales, como a los de teletrabajo y los que están en continua movilidad.

¿Qué es un sistema de control horario digital?

Toda herramienta informática que ayude a registrar los horarios de entrada y salida de los colaboradores, es un sistema de control horario digital. Las aplicaciones pueden ser muy diferentes en cuanto a la forma en que se manejan y las funciones adicionales que ofrecen.

La nueva normativa permite que las empresas elijan cómo hacer control horario según el método que les parezca más conveniente, por lo que deben comparar las novedosas opciones que entregan las soluciones digitales y decidir cuál se adapta mejor a sus intereses.

Las 7 innovaciones en sistemas de control horario

1. Almacenamiento de información biométrica y fichajes

Otro de los requisitos para cumplir con la normativa es almacenar los registros durante cuatro años. Es muy importante entonces que el sistema de control horario a elegir tenga esta cualidad, sin importar el método que utilice.

Los sistemas de control horario tradicionales usan el fichaje, pero la tecnología actual permite reconocer al empleado mediante una lectura de su información biométrica contenida en la huella dactilar, la pupila o la voz; un punto a considerar para las empresas que priorizan la seguridad.

2. Gestión de control horario para múltiples empresas en una misma plataforma

Las gestoras o asesorías laborales que recopilan la información de varias empresas, deben saber cómo hacer control horario distinto para cada entidad con eficacia.

Para esto necesitan un software que contenga las opciones de gestionar perfiles diferentes en una misma plataforma, que tenga acceso rápido a cada una de ellas, que importe colaboradores de forma masiva y genere informes independientes.

3. IP y geolocalización

Como esta normativa también afecta a los teletrabajadores, es importante que las empresas de este tipo contraten un sistema de control horario digital con reconocimiento de IP y geolocalización.

Las empresas con empleados en movilidad también pueden rastrear su ubicación, calcular kilómetros y ahorrarse el hecho de introducir direcciones gracias a esta utilidad.

4. Adaptabilidad multidispositivos

Las aplicaciones más útiles para cualquier empresa son las que permiten el acceso tanto de usuarios como administradores desde distintos dispositivos. Así, el registro puede llevarse a cabo a través de smartphones, tablets, trackers u ordenadores; y los reportes legales pueden generarse al instante en cualquier lugar.

El concepto clave que sostiene pluralidad de dispositivos es el de responsive, el que se refiere a la adaptación de una plataforma o un sitio para que sea intuitivo y rápido, independientemente del dispositivo (pues la experiencia es distinta al navegar en un ordenador que en un smartphone). En decir, es fundamental que un sistema de control horario sea responsive.

5. Portal para los empleados 

Cuando los sistemas de control horario permiten que el empleado acceda a su perfil, este mismo puede registrar sus horas trabajadas o ausentes, solicitar vacaciones e informar acerca de bajas por enfermedad.

Si además posee un gestor de tareas, podrá llevar un control preciso del avance de los proyectos, y el tiempo que le lleva realizar cada encargo.

6. Registro de las actividades realizadas por los usuarios en la aplicación

Si el empleado tiene acceso a la plataforma, también es importante que el administrador pueda ver las acciones que este realiza en el sistema, y saber en qué momentos fueron hechas.

Este control es necesario tanto para el trabajador como para el empleador,  ya que respalda la veracidad de los registros, y es una fuente de consulta en caso de malentendidos.

7. Planificación y seguimiento de rutas y visitas 

Una de las innovaciones del sistema de control horario de Telefónica Empresas, llamado Geogestión, es la organización de visitas a clientes y el control de los itinerarios de los colaboradores en movilidad.

Con Geogestión se pueden crear rutas con antelación, hacer el seguimiento en tiempo real, y generar formularios para posteriormente registrar las actuaciones en dichas visitas comerciales.

Todas estas facilidades, que brindan los nuevos sistemas de control de horario digitales, hacen que los desafíos presentados en la normativa se conviertan en oportunidades.

Las ventajas que presentan los sistemas de control horario benefician tanto a empresas como a empleados; los procesos se hacen más rápidamente y se miden con datos más certeros, se optimizan recursos, se mejora la productividad y, además, se cumple con la parte legal.