Cómo hacer videoconferencias más eficientes

Las videoconferencias llegaron para quedarse, gracias a la reducción de costos, la mayor penetración de Internet, mejores velocidades y cubrimiento. A continuación, algunos consejos para hacer estas videoconferencias aún más productivas.

Antes de la pandemia, en 2020, el mercado global de videoconferencias era un gigante de más de 5.770 millones de dólares, pero con el covid-19 estas cifras se dispararon y se estima que superarán los 6.280 millones en el 2021 y alcance los 12.990 millones para 2028.

En otras palabras, a pesar del regreso a las oficinas y de los modelos híbridos de trabajo, las videoconferencias seguirán siendo parte de la vida laboral de millones. Por tal motivo es bueno tener algunas buenas prácticas para hacer estas reuniones aún más productivas:

Tenga temas claros a tratar

La virtualidad, a pesar de los avances tecnológicos, no es lo mismo que una reunión presencial. Incluso aunque sean reuniones rutinarias de tráfico semanal siempre es recomendable que el líder de la reunión (el convocante) tenga claro cuáles son los temas que se deben tratar.

Intente hacer las reuniones cortas

El tiempo es oro, es el único recurso irrecuperable y más con la facilidad para distraerse en medio de una reunión. De hecho, entre finales del siglo pasado y este milenio hemos perdido cuatro segundos del lapso promedio de atención pasando de 12 segundos a ocho. Sea breve.

Sin multitarea, por favor

A la facilidad para distraerse de una reunión virtual se suma lo que antes era considerado una gran virtud: la multitarea. Un estudio realizado entre más de 700 trabajadores encontró que en las videoconferencias el 30% de ellos leía sus correos mientras el 20% trabajaba en documentos. Refuerce la interacción constante entre los asistentes.

Tenga delegado a alguien de soporte

Es inevitable, por simple ley de probabilidades, que alguno de los empleados tenga problemas en las reuniones virtuales. Por ello siempre es recomendable tener una persona delegada para ayudar a los demás sin interrumpir el flujo de la reunión.

Asegúrese que todos tengan voz

Un estudio de Ovum encontró que el 67% de los empleados encuestados creen que la mitad de las videoconferencias a las que asistían no les aportan ningún valor. Siempre esté pendiente de las necesidades reales de los empleados. 

Por último, la virtualidad es una herramienta que aún estamos aprendiendo a usar. No tenga miedo de pedir ayuda con profesionales, consultar las mejores prácticas y sobre todo escuchar a sus empleados, tanto como a sus clientes.

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