Cuando los ERP se hacen pequeños, conozca las señales para reemplazarlos

Cuando se habla de soluciones tecnológicas para las empresas, pocas palabras superan en popularidad a esta sigla: ERP. Una reputación que se han ganado a pulso gracias a sus beneficios. Pero, al igual que todas las herramientas, algunas veces los ERP se quedan pequeños. ¿Cuándo cambiarlos?

Las plataformas de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP por sus siglas en inglés, son una tendencia casi omnipresente en el mundo empresarial. Para colocarlo en cifras, en 2023 movían más de 71.400 millones de dólares, una cifra que superarán con creces en 2032 cuando alcanzarán los 238.790 millones de dólares, según proyecciones de Fortune Business Insight.

Las razones para este crecimiento se basan en los múltiples beneficios que traen asociados y que, según IDC, incluyen variables como un mejor manejo de recursos, una reducción de costos operativos, una capacidad para tomar mejores decisiones basadas en análisis en tiempo real y una mejor experiencia del usuario, entre otras.

Sin embargo, como sucede con casi todas las herramientas, a veces los usuarios exceden sus capacidades y es hora de buscar alternativas. Las plataformas de Planificación de Recursos Empresariales no están exentos de esta situación y por ello es conveniente estar alerta a ciertas señales que nos ayuden a considerar un cambio.

Las señales del cambio de ERP

Los cambios no siempre son fáciles y conllevan desafíos técnicos y culturales, por lo que, si se desea cambiar, es necesario tener buenos motivos, buena compañía y una buena voluntad y liderazgo. Para darse cuenta de esta necesidad existen alertas como:

• El soporte del ERP no es el mejor, ni el más rápido.
• El ERP no es capaz de crecer al mismo ritmo que la empresa.
• La interacción con el usuario es complicada y no facilita los reportes.
• No es posible obtener datos en tiempo real.
• No es fácil integrar el ERP con otras herramientas tecnológicas de la empresa.
• Cada día se hace más complicado encontrar talento calificado para trabajar con la plataforma actual.

Ante estos escenarios, las soluciones suelen ser dos: actualizar el modelo de ERP por un paquete superior o más reciente del mismo proveedor, o buscar una nueva alternativa en el mercado. Ambas opciones tienen sus propios riesgos y beneficios asociados.

¿Reemplazar o cambiar de ERP?

¿Qué tan buena es la relación con el proveedor del ERP que se usa en la actualidad? ¿Qué tanto puede escalar e integrarse con las nuevas tendencias tecnológicas y qué precio tiene esa actualización del ERP? Son algunas de las preguntas que debe hacerse una empresa que considere seriamente seguir con la misma plataforma.

Si las respuestas a las anteriores inquietudes son negativas, es conveniente pensar en un cambio más radical. Sin embargo, antes de empezar con cambios tan de fondo es conveniente establecer algunos principios universales en la ejecución de proyectos como son:

• Designar responsables, internos y/o externos a la organización.
• Llevar a cabo investigaciones rigurosas de las diferentes ofertas del mercado.
• Definir los requisitos: ¿Cómo beneficiaría a la organización a corto y mediano plazo?
• Encontrar aliados con experiencia en el nicho de mercado.
• Establecer métricas adecuadas.
• Definir límites presupuestales y de tiempo.

Por último, no olvide probar, evaluar, cambiar y volver a probar. Y si se ha decidido por un cambio tan grande como es el de un ERP, ¿por qué no aprovechar para evaluar otras herramientas de la empresa? Claro, con estudio, tiempo y buena compañía de su lado.

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