Qué se necesita para digitalizar un puesto de trabajo

¿Dónde trabajas? Puede que la pregunta resulte insolentemente absurda. Pero quizá no tanto cuando se trabaja desde casa, cuando revisamos el correo en el móvil mientras desayunamos, cuando respondemos a un cliente camino de la oficina, o cerramos un informe en la habitación de un hotel desde el portátil. Hoy el espacio de trabajo está en cualquier parte.

La tecnología permite digitalizar muchos de los puestos de trabajo de la empresa, y la pandemia nos ha enseñado la importancia de hacerlo bien. Y también el largo trecho que, como siempre, hay del dicho al hecho.

Según la última Encuesta de Población Activa del INE, “en el cuarto trimestre de 2020 el 9,95% de los ocupados (1.923.800) trabajaron desde su propio domicilio más de la mitad de los días”. Por su parte, la plataforma Fiverr acaba de presentar la I Encuesta sobre el estado del Trabajo y Teletrabajo en España, que asegura que un 78% de los españoles está contento con el teletrabajo.

Y la diferencia con el 22% restante de descontentos quizá estribe en las condiciones en que asumió el trabajo en remoto.

Puesto de trabajo flexible, eficiente y seguro

Son muchas las empresas que asumen el teletrabajo como una imposición, no como una oportunidad para mejorar la rentabilidad y fidelizar a sus empleados.

Otra deficiencia común en el proceso es no entender que la digitalización del puesto de trabajo debe poner el foco en las necesidades y la experiencia del empleado. Su objetivo es alcanzar una movilidad total, pero garantizando una operativa de trabajo agradable, eficiente y segura que favorezca la conciliación y libertad laboral.  

De ahí que el primer paso sea definir las necesidades que los empleados tienen para desarrollar sus funciones, diferenciando entre las distintas posiciones y perfiles de trabajadores. A partir de ahí, la empresa debe ser capaz de establecer un plan de acompañamiento, más intenso en el caso de aquellos empleados menos digitalizados.  

Los siete requisitos de un puesto de trabajo digital

1. Conectividad

No hay digitalización sin un eficiente acceso al Internet móvil o fija y a la Intranet de la empresa.  

Se necesita una conexión estable que debe garantizar al empleado la misma eficacia en el desempeño de sus funciones en la oficina, que durante la presentación de una oferta comercial en la sede del cliente; durante un viaje en AVE o desde su cocina en una jornada de teletrabajo…  

2. Computación en la nube

De poco sirve la conectividad si no facilita el acceso a la información de la empresa.

Es la gran misión de la tecnología en la nube (cloud computing), la encargada de poner a disposición de todos los empleados los recursos y herramientas de la empresa con acceso universal o por niveles de permiso.

3. Equipamiento

Debe sustentarse sobre dispositivos compatibles, principalmente ordenadores portátiles y teléfonos móviles, aunque algunos puestos de trabajo también pueden digitalizarse con tabletas.

4. Aplicaciones compatibles

Trabajar con documentos no compatibles con el estándar de Microsoft 365 supone una dificultad añadida para una mayoría de empresas.

Es vital que la pyme acceda a la digitalización y movilidad con sistemas y documentos compatibles con los entornos de trabajo más habituales.

5. Comunicación

La movilidad y la digitalización nunca deben ser sinónimos de aislamiento.

La mayoría de los empleados son más eficientes cuando trabajan en colaboración con sus compañeros. Misión en la que cumplen un papel esencial las herramientas colaborativas como Onedrive, Slacks, Trello, Google Drive, Dropbox, Wetransfer…

Además la empresa debe fijar sus canales de comunicación entre el equipo, con los clientes y para la celebración de reuniones: Teams, Hangouts, Whatsapp u otras similares son las herramientas entre las que hay que optar.

6. Seguridad

Es un error identificar la digitalización del puesto de trabajo con una mayor vulnerabilidad de los sistemas.

Lo que sí es cierto es que la seguridad frente a ciberataques es prioritaria. La solución en este caso pasa por el asesoramiento de personal especializado, eligiendo el modelo más sencillo posible, que no añada complejidad ni grandes sobrecostes a esa conexión de la empresa con el puesto de trabajo.

7. Gestión y mantenimiento

Es este un tema que no siempre se valora lo suficiente. Según el estudio Gestión del puesto de trabajo en pymes, “solo el 20% de las pequeñas empresas y el 42% de las medianas empresas cuentan con un departamento o personal específico especializado en informática o sistemas”.

La digitalización del puesto de trabajo debe llegar avalada por un servicio capaz de resolver incidencias a cualquier hora y día de la semana.

Esta decisión es imprescindible para mejorar la productividad de la empresa, pero también la libertad y conciliación laboral del empleado, que debe contar con los medios para resolver problemas puntuales en el momento en que surjan.

Qué debe ofrecer el proveedor tecnológico

La digitalización del puesto de trabajo implica un cambio en la cultura organizativa, pero en ningún caso una renuncia a la filosofía y valores de la organización.

Por eso es vital que la pyme seleccione una solución a su medida, que pueda responder a las necesidades de la empresa en cada momento, acompañándole en su crecimiento sin obligarle a ir cambiando de tecnologías.

Para conseguirlo, se deben buscar modelos flexibles, que se adapten a lo que realmente necesita cada pyme a través de diferentes paquetes de servicios. Es aquí donde destacan propuestas como Tu Experto Tecnológico, de Telefónica Empresas.

Un buen partner tecnológico de la pyme debe tutelar a la empresa desde la fase de definición de necesidades, pero también asistirle durante la implementación de las soluciones, siempre elegidas entre un catálogo de herramientas amplio y actualizado.

Además, la pyme debe exigir a su proveedor un asesoramiento tecnológico centrado en el desarrollo del negocio del cliente. Y, por último, un servicio de atención 24/7, ágil en la resolución de los problemas e incidencias que pueda tener cada uno de sus empleados.