Procrastinar: un mal hábito para la productividad

Como la mayoría de los seres humanos, he sufrido y sufro la procrastinación en algunos momentos de mi vida o trayectoria profesional. Es decir, no consigo los objetivos en el tiempo estipulado, porque aplazo tareas importantes o responsabilidades decisivas. Cambio mis prioridades por otras tareas que me gustan o me apetece hacer en cada momento, en lugar de hacer las que son importantes para avanzar.   

Siempre he pensado que algo que hoy es urgente, es que ayer fue importante y no lo hicimos. Pero a veces me aferro a la procrastinación sin ser consciente del daño que supone para mi vida o mi proyecto.

He detectado en demasiadas personas y empresas que la procrastinación las impide avanzar y adaptarse a esta nueva situación de crisis que vivimos.

La mayoría somos conscientes de que es el momento de realizar cambios importantes, pero el miedo que provocan los cambios nos hace aplazar las tareas y las decisiones.

¿Qué significa procrastinar?

Del latín procrastinare: pro (adelante) y crastinus (mañana), es la acción de retrasar por miedo o pereza acciones que deberíamos realizar cuanto antes. Simplemente significa dejar para mañana cosas que tendríamos que hacer hoy.

A menudo intento averiguar cuáles son los motivos de mi procrastinación. Pienso en realizar una tarea, pero acabo realizando otra y me digo a mí mismo: “Mañana la haré”.

Cuando tenemos que enfrentarnos a una tarea que no nos apetece, entran en juego en nuestro cerebro el córtex prefrontal y el sistema límbico.

Planificación frente a emociones

Por una parte, la corteza prefrontal, es la responsable de la planificación de los comportamientos, de la expresión de la personalidad y de los procesos de toma de decisiones. Su actividad fundamental es la coordinación de los pensamientos y acciones.

Por la otra, tenemos una red de neuronas, el sistema límbico, que regula las respuestas fisiológicas de determinados instintos como la personalidad, la conducta, la memoria, la atención, las emociones y la sexualidad.  

El sistema límbico es el responsable de regular nuestras emociones (alegría, sorpresa, placer, miedo, asco, tristeza) y su interacción es rapidísima, ya que no necesita otras estructuras cerebrales superiores responsables de nuestro estado de ánimo.  

El sistema límbico gana al córtex prefrontal

En el “pulso” entre el córtex prefrontal y el sistema límbico, hay cuatro motivos por los que el segundo gana al primero:

1. El sistema límbico es más rápido que el córtex prefrontal. El miedo o el placer de una emoción vence a la planificación.
2. Está científicamente probado que memorizamos más y mejor aquellas informaciones que están vinculadas a las emociones.
3. La presencia de una emoción está vinculada a una modificación fisiológica, cognitiva o subjetiva.
4. Una emoción es la reacción a un estímulo y al comportamiento asociado.

Aquí está la respuesta, las emociones se mueven más rápido que los pensamientos y acciones.

Cómo evitar la procrastinación

Personalmente soy consciente del problema y para solucionarlo me repito mentalmente varias veces al día que lo que empiezo, lo termino; y lo que he dicho que haría, lo hago. E intento lograrlo comunicando a otras personas lo que voy a hacer; así desaparece la sensación de culpabilidad y nerviosismo en mi cerebro. Y tengo más “números” para ganar la partida a favor de la coordinación de los pensamientos y acciones.   

Otro método que uso es la autodisciplina personal, mediante una lista de tareas priorizada según su importancia (alta, media o baja) e intento respetarla, para ganar a las emociones de la pereza o del miedo.

Intento que todas mis tareas no sean urgentes, pero sí importantes. Así las puedo planificar el día anterior dependiendo de su prioridad, pero nunca de su urgencia. Divido mis tareas en tramos de máximo una hora y realizo un descanso de diez minutos antes de iniciar la siguiente. Cualquier tarea que se pueda realizar en menos de un minuto, la realizo sin planificar.

Metodología GTD

Según los expertos, la metodología GTD (Getting Things Done), de David Allen, nos ayuda a solventar el gran problema de la procrastinación, que afecta directamente a nuestra productividad.

El método de gestión de actividades de Allen es una manera efectiva de ganar el pulso a la procrastinación y se centra en las prioridades de nuestras tareas.

Se basa en el principio de que una persona necesita liberar la mente de las tareas pendientes y “guardarlas” en un lugar específico. El objetivo es no recordar las tareas que hay que hacer y focalizarse en su realización.

En definitiva, la procrastinación es un enemigo de la productividad. Por ello, es importante ganar el pulso a las emociones en favor de la planificación de tareas, para lograr los objetivos diarios y obtener un mayor rendimiento.