La firma de documentos con el DNI electrónico

Quizá una de las primeras tareas a las que tiene que hacer frente el profesional autónomo es la gestión de las relaciones con la Administración, ya que van a ser numerosas las ocasiones en que tendrá que realizar trámites, tanto al inicio de la actividad como de forma periódica, una vez iniciado el recorrido profesional. Y es en este punto donde pude descubrir una herramienta que, tras varios años acompañándome, había pasado inadvertida en mi cartera: el DNI electrónico (DNIe).

Indiscutiblemente, el uso del DNIe es muy escaso, pero lo cierto es que son muy variados los usos que podemos atribuirle en nuestra relación con las diferentes Administraciones, además de otro uso directo y tampoco muy frecuente, pero que puede agilizar algunas de las gestiones de nuestro negocio: la firma electrónica de documentos.

El Ministerio de Industria puso a nuestra disposición el software eCoFirma, para la firma y validación electrónica de documentos, principalmente en formato PDF, así como un manual con documentación de consulta para su instalación y uso, aunque intentaré explicarlo de forma más breve en los siguientes párrafos.

Para poder firmar un documento de forma electrónica, debemos haber acreditado previamente nuestra identidad ante la Administración y, a cambio, haber recibido un elemento electrónico personal que sea capaz de verificar nuestra identidad a través de un sistema informático. Hay dos formas principales de hacerlo:

1. Solicitando un certificado digital a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y yendo a una Oficina de Registro -donde verificarán nuestra identidad- a recogerlo.
2. Mediante el DNI electrónico, que no es más que una tarjeta identificativa unipersonal con un certificado digital alojado en el chip que tiene.

La segunda opción es mucho más sencilla, ya que es un procedimiento que todos realizamos de forma periódica al renovar nuestro DNI. Lo cierto es que el proceso de firma electrónica es más recomendable para aquellos usuarios que ya realizan o han realizado algún trámite mediante el uso del DNIe, pues de lo contrario es bastante habitual que los certificados contenidos en el chip hayan caducado o que no dispongamos de la clave de acceso al DNIe, de manera que tendremos que acudir a alguna Oficina de Expedición y usar los PAD (Puntos de Actualización del DNIe), con lo que todo el procedimiento se alarga.

También es necesario disponer de un lector de DNI electrónico. Desde hace algún tiempo, los lectores de tarjetas inteligentes llevan incorporada una ranura para lectura del DNI electrónico, por lo que la mayoría de ellos son válidos para la firma electrónica.

Una vez que disponemos de los dos elementos principales (DNIe y lector), debemos instalar la aplicación eCoFirma desde la Sede Electrónica del Ministerio.

El proceso de instalación es bastante intuitivo aunque, en el paso número 4, tenemos que indicar que los certificados de la firma se encuentran en un DNI electrónico:

Una vez instalada la aplicación, la firma de documentos es muy sencilla, ya que sólo deberemos seleccionar el documento que queremos firmar y asegurarnos de que tenemos el DNIe en el lector de tarjetas inteligentes, con los certificados digitales en vigor, y de que disponemos de la clave de acceso a nuestro DNI electrónico.

En la pantalla principal de la aplicación seleccionamos la opción “Firmar documento original” y, a continuación, elegimos el documento que queremos firmar de entre los archivos disponibles en nuestro equipo.

La aplicación genera un documento con extensión .xsig, que corresponde al documento firmado. También es posible generar un nuevo documento en formato PDF con la marca de agua de nuestra firma electrónica en el margen; es una forma mucho más visual que podemos usar si, por ejemplo, el destinatario del documento no utiliza sistemas de validación de firma u otro software similar a eCoFirma o no estamos seguros de que disponga de software de este tipo.

Una vez que el documento ha sido firmado, la propia aplicación lo comprueba y nos informa sobre la validez de la firma utilizada:

Este mismo proceso de validación puede realizarse para comprobar las firmas de documentos recibidos y firmados mediante este mismo sistema (firma electrónica), pues es importante recordar que un documento correctamente firmado por vía electrónica es tan válido a efectos legales como un documento con firma manuscrita.

Existen diferentes herramientas online que permiten comprobar la validez de la firma de un documento electrónico. Un ejemplo es la plataforma VALIDe.

Foto: bark