Herramientas colaborativas, una nueva forma de trabajar

Las herramientas colaborativas han cambiado la manera de trabajar, la manera en la que nos reunimos. Lo que antiguamente se consideraba ciencia ficción es ahora una realidad. Ya en 1943, la empresa canadiense Seagram Company mostraba en un anuncio publicitario cómo hacían negocios globales con un videoteléfono, aunque al parecer nunca hubo constancia de que llegaran a usarlo.

Este anuncio muestra cómo algunos publicistas ya predecían cómo sería la forma de trabajar en el futuro.

Las herramientas colaborativas son servicios informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Se puede compartir información y producir conjuntamente nuevos materiales resultado de una edición de archivos en equipo.

En un mundo globalizado, no sólo las grandes empresas son  las que necesitan comunicarse con otras sedes o departamentos ubicados en lugares distantes. Ahora una pequeña o mediana empresa puede tener proveedores o clientes en cualquier lugar del mundo. Y en este contexto, trabajar con herramientas colaborativas puede ser un diferencial respecto a la competencia. La videoconferencia es una de estas herramientas colaborativas.

Actualmente existen multitud de plataformas que ofrecen servicios de videoconferencias y de reuniones online, por lo que es importante tener criterios para evaluarlas, ver qué posicionamiento tiene cada una en el mercado e identificar cuál es la más adecuada en función de los clientes, de la actividad y necesidades de la empresa. Algunos de estos criterios son:

• Calidad del vídeo.
• Posibilidad de compartir archivos con los participantes.
• Posibilidad de grabar vídeo o audio de la videoconferencia.
• Integración con otras utilidades, como con redes sociales, discos virtuales, etc.
• Número de participantes.
• Compatibilidad con otras plataformas (Windows, Mac, Linux, móvil, etc.).
• Utilización de elementos multimedia.
• Posibilidad de utilizar chat público y privado.
• Posibilidad de realizar encuestas online y evaluaciones.
• Posibilidad de ceder el control a los asistentes para compartir sus escritorios..
• Seguridad, disponibilidad garantizada.

Las herramientas con este tipo de funcionalidades, como Office 365 (con Skype Empresarial) e iReunión, ambos servicios web de colaboración en tiempo real accesibles a través de Internet, suponen una reducción de costes, impulsan los negocios y aumentan la productividad para las empresas:

• Ahorro de costes porque permiten trabajar con equipos de todo el mundo sin necesidad de viajar.
• Impulsa el negocio, al facilitar gestionar globalmente la información con mayor rapidez, cuándo y dónde sea.
• Aumento de la productividad de los empleados, porque permiten compartir el contenido del ordenador en tiempo real, evitando gran parte del intercambio de correos electrónicos.

De todo lo anterior, es evidente que con las exigencias continuas de incremento de la productividad, las herramientas colaborativas resultan esenciales en nuestro trabajo y ya no podríamos imaginar cómo trabajar sin ellas.

Fuente: Pixabay