Seis claves para gestionar el conocimiento en las empresas

Voltaire, uno de los principales pensadores de la Ilustración, consideraba la inteligencia como la capacidad para aprender y aplicar conocimientos que se adquieren del exterior. Y ahora, unos 300 años después, las empresas buscan cómo gestionar ese conocimiento para mejorar sus modelos y cifras de negocio.

En esta nueva era, en la que el tsunami digital todo lo arrambla, las compañías que se precien y quieran ser competitivas deben aprovechar toda la información que crean internamente y el que reciben del entorno, para no dejar de innovar y, con ello, quedar relegadas a una posición de desventaja.

Los ciclos de vida de los productos son cada vez más cortos y la supervivencia de las empresas viene determinada por sus dotes y destrezas para evolucionar con mucha velocidad.

Y en este contexto, la gestión del conocimiento permite crear condiciones más favorables para el desarrollo de innovaciones concretas, lo que también significa una mejor movilización del conocimiento dentro y fuera de la compañía.

Acciones para gestionar el conocimiento en las empresas

Según Mercedes Hernández, directora de Socios en el Club Excelencia en Gestión, estas son las seis acciones que suelen ejecutar las compañías que reconocen la importancia de la gestión del conocimiento como un valor clave del desarrollo de la organización:

1. Conectar a las personas

La idea es conectar a las personas en torno a comunidades de aprendizaje y de prácticas. Hernández piensa que la colaboración es una de las maneras más idóneas de mejorar el intercambio de información, porque entra en juego la comunicación directa. “El intercambio directo es un acto natural por el cual los individuos transmiten sus conocimientos, crean otros nuevos y aprenden”.

Hernández considera que, en términos prácticos, establecer un contexto de colaboración entre los empleados requiere el desarrollo de comunidades de prácticas. Y que estas se forman cuando los profesionales se reúnen para intercambiar información y experiencias relacionadas con un tema en particular o sus actividades. Dentro de estas comunidades, los miembros pueden cooperar para resolver un problema o construir prácticas comunes.

2. Aprender de la experiencia

Se trata de aprender como equipo u organización y aplicarlo a la mejora continua.

3. Mejorar el acceso a los documentos clave

Dicen que ya hay más bits almacenados que estrellas en el universo y que los datos serán el petróleo del siglo XXI. Una “fiebre” que ha llevado a muchas compañías a priorizar las inversiones en soluciones rentables de adquisición y almacenamiento de datos; y a subestimar los esfuerzos que se deben realizar en los empleados para darles sentido y terminar convirtiéndolos en conocimientos y habilidades para facilitar la toma de decisiones.

Y es que, tal y como destaca Hernández, el verdadero valor solo surge si hay apropiación humana y uso individual y colectivo: “La gestión del conocimiento debe estar enfocada en cómo desarrollar el valor de los datos”.

4. Blindar el conocimiento

Los expertos en gestión del conocimiento remarcan la importancia de proteger el know-how de la empresa, para evitar la fuga de sus empleados.

Es más, “al formalizar, agrupar y hacer accesible el conocimiento, la empresa depende menos del conocimiento de un individuo o grupo de individuos”, sostienen desde el Club Excelencia en Gestión.

5. Compartir las buenas prácticas

Los observatorios temáticos, los foros de debate y todo tipo de evento en el que se pongan en común conocimientos entre iguales constituyen estupendas herramientas para mejorar la competitividad.

“Es positivo incluso mirar hacia modelos de negocio diferentes, ya que sirve para descubrir nuevos enfoques y, en definitiva, diferenciarse de la competencia”, añaden.

6. Asociar el conocimiento a la mejora e innovación

Dado que la innovación está totalmente influenciada por la transformación y combinación de conocimiento de diferentes naturalezas, fomentar el intercambio entre los empleados, especialmente entre los diferentes departamentos de la organización, mejorará la capacidad de innovar.

Cinco características de la inteligencia colectiva

La gestión del conocimiento, a fin de cuentas, pretende agilizar el intercambio de ideas e información al servicio de un objetivo empresarial. Es decir, se trata de un factor que debemos tener muy en cuenta desde el punto de vista de la competitividad.

Y esa inteligencia colectiva, según Hernández, se desarrolla mejor en aquellas organizaciones colaborativas que comparten el conocimiento de manera transversal.

Si bien es cierto que en los entornos colaborativos lo ideal es aportar, no simplemente opinar, la directora de Socios en el Club Excelencia en Gestión piensa que este modelo cosecha más éxito cuando reúne las siguientes características:

1. Gamifica la participación, facilitando continuamente el estímulo de las personas.
2. Considera la promoción activa por parte de las personas con mando a través del ejemplo.
3. Rompe barreras físicas y culturales favoreciendo la interacción entre personas de distintas áreas o entornos geográficos.
4. Crea redes informales que no dependen de la jerarquía, donde el liderazgo no tiene la obligación de corresponder con la estructura orgánica.
5. Se apoya en el uso de herramientas digitales de colaboración, generando mayor visibilidad del conocimiento, eficiencia en la participación, integración natural en el día a día, etc.

Estrategia de negocio

Hernández puntualiza que el desarrollo de una gestión eficaz del conocimiento debe formar parte de una estrategia de negocio mucho más amplia, puesto que a menudo requiere un cambio en la cultura de la empresa. “Esta estrategia tiene que ser precedida por un diagnóstico de la situación y se han de definir las líneas maestras. También requiere involucrar a todos los empleados para que puedan extenderse al resto de la compañía”.

La directora de Socios en el Club Excelencia en Gestión indica que la gestión del conocimiento es una problemática constante en las empresas y que debería estar integrada en la gestión diaria.

Finalmente, al margen de trazar la hoja de ruta para gestionar el conocimiento de la manera más eficaz, y pese a que cada compañía apostará por aquellas soluciones que realmente muestren un impacto medible sobre la rentabilidad de su negocio, desde el Club Excelencia en Gestión puntualizan que muchas organizaciones deben superar aún estadios básicos antes de considerar la implantación de mecanismos de inteligencia artificial. En este sentido, de varios estudios se desprende que la gestión del dato es una tarea a superar en casi todos los sectores, salvo para la Banca y las Telecomunicaciones.

Por otra parte, agregan que tras la eclosión de nuevas formas de trabajar (como el teletrabajo) se ha dificultado la creación, el intercambio y la retención de conocimiento en las empresas, siendo todavía una asignatura pendiente.