Cómo generar confianza cuando trabajas con equipos geográficamente dispersos

Cuando intercambias bromas con tus compañeros en el ascensor, comentas las fotos de sus móviles o conversáis sobre aficiones comunes, estáis aumentando vuestro nivel de confianza mutua. Todas las interacciones personales contribuyen a desarrollar la confianza en lo que el equipo y la organización hacen y dicen. Sin embargo, cuando se trabaja con personas que no se sientan cerca y que están al otro lado de tu conexión a Internet, el reto es generar la misma empatía que en el cara a cara.

¿Cómo se establece la confianza?

La confianza es la sensación que tenemos de que una persona actuará de forma correcta en una determinada situación. Es, por tanto, una especie de apuesta, una suspensión temporal de la incertidumbre sobre las acciones de las personas, que facilita enormemente las relaciones. Los animales la poseen por instinto, pero los humanos la construimos de forma consciente y voluntaria.

Hay dos tipos de confianza: una «rápida» o de primera impresión y otra que se entrega de forma más estable y perdurable. Hoy sabemos que es necesario desarrollar ambas.

• La confianza de «primera impresión» es la sensación inmediata positiva tras un primer contacto. Las personas confiamos en los demás hasta que se demuestre lo contrario, sobre todo cuando no nos queda otra. Cuanto más retador es un proyecto, más probable es que exista una confianza inicial, porque el equipo tendrá que ponerse de inmediato a trabajar conjuntamente. No obstante, nunca está de más impulsarla “de partida”. Es buena idea que los gestores del proyecto hagan una ronda de presentación exponiendo conocimientos y experiencias relevantes de cada uno, y estableciendo roles y pautas que clarifiquen expectativas. Poner cara a la gente ayuda mucho.
• La confianza «de fondo» o confianza otorgada es la que surge de la interacción en el mundo online, en comunidades, en redes sociales y, por supuesto, de forma presencial. A diferencia de la confianza rápida, que se establece en el corto plazo y puede evaporarse con igual celeridad, la confianza otorgada se percibe como estable, como un estado permanente. De ahí la importancia de desarrollar tu presencia profesional en redes sociales como un plus de partida.

Actitudes que generan confianza

El auge del teletrabajo o de equipos que trabajan en diferentes sedes y países demandará nuevas actitudes y comportamientos para acercarnos a nuestros compañeros. Tendremos que desarrollar capacidades de relación online para llevar a buen puerto proyectos y negociaciones.

Este nuevo conjunto de actitudes digitales incluye el desarrollo de la empatía digital como un activo profesional que disminuye radicalmente los malentendidos, los resentimientos y las barreras frente a los demás. Para desarrollar esa empatía, tendremos que:

• Abrazar la indiferencia positiva. Será vital no entrar en las diferencias culturales con otros miembros del equipo, y adaptarse a modos y maneras diferentes a los que estamos acostumbrados con la actitud positiva que busca el enriquecimiento.
• Identificarnos con la misión, aprendiendo a sentir los colores de un proyecto tanto como lo haces con tu equipo local. Cuando no es posible verse la cara, es vital promover una emoción común que nutra el compromiso y garantice el cumplimiento de los objetivos.
• Buscar excusas para interactuar con quienes sean “tímidos digitales”. Está demostrado que quienes envían mensajes de presentación o de “feliz semana” y buscan momentos para comunicarse con el resto del equipo desarrollan la confianza y el sentimiento de equipo y consiguen acelerar las eficiencias.

Conocerse es la palanca para generar confianza

Cuando hablamos de equipos con culturas o idiomas diferentes, la cosa se complica. ¿Cómo ponerte en la piel de alguien que vive en otro continente, habla un idioma que no puedes entender y cuyas reacciones te pueden resultar incómodas o inapropiadas? La clave es el conocimiento mutuo.

El primer paso es saber más sobre gustos y normas de comportamiento de colegas distantes. Saber que tu compañero finlandés prefiere trabajar ininterrumpidamente porque se desconecta a las 17:00 h, o que en España paramos dos horas para comer ayuda mucho a fortalecer la relación.

Fomentar espacios y situaciones para la charla informal, introduciendo conversaciones relajadas cada vez que haya puntos de contacto más formales, tanto en los correos electrónicos como en videoconferencias, es un buen modo de conocerse mejor. Y no olvidemos escuchar, tratando de interpretar nuestros comportamientos bajo esos nuevos códigos que vamos aprendiendo, para ver cómo somos percibidos en el otro extremo. Si los noruegos nunca hacen chistes en sus multiconferencias, ¿qué pensarán de quien siempre las hace?

Las herramientas de trabajo colaborativo ayudan

Las aplicaciones de trabajo colaborativo combinan la gestión del conocimiento con la coordinación de las personas que lo poseen. Además, incorporan algunos cambios que, desde mi punto de vista, son los que las convierten en imprescindibles para equipos de trabajo deslocalizados geográficamente. Por ejemplo:

• Proporcionan un espacio y facilidades de “libreta electrónica” para compartir ficheros e información con la misma facilidad que la que nos llega en otros formatos como notas, enlaces de Internet, publicaciones en redes sociales o correos electrónicos.
• Combinan diferentes modelos de comunicación de modo ágil, pudiendo elegir con un clic entre el chat, la videoconferencia o la conversación telefónica de toda la vida, cambiando de uno a otro en cualquier momento. Así podemos reunirnos, exponer o dar formación en el mismo contexto de nuestras conversaciones informales o de las preguntas cortas.
• Incorporan al smartphone las mismas capacidades que el ordenador, al permitir la conexión en cualquier momento y lugar, lo que ayuda a salvar, entre otras, las barreras de horarios.
• Son sociales y proporcionan información sobre el contexto en el que se comparte el conocimiento, siendo capaces de determinar quién sabe de qué, lo que nos ahorra mucho tiempo.

Las empresas están adoptado herramientas sociales internas y de trabajo colaborativo a un ritmo vertiginoso, porque está demostrado que mejoran la productividad y la comunicación entre equipos.

Las herramientas de trabajo colaborativo, como M365, incorporan en un mismo contexto repositorios de documentación, herramientas para compartir referencias y canales de comunicación. Y ayudan a tomar decisiones más rápidas, desarrollar ideas más innovadoras y mantener a los equipos más motivados. Acércate a ellas y haz un plan para incorporarlas en tu equipo. Notarás la diferencia.