Cómo convocar un evento virtual y hacer un negocio muy real

De entrada puedo asegurar que de haber asistido a la mitad de los eventos virtuales a los que me han convocado en los últimos meses, me habría resultado imposible acudir a la cita semanal con este blog. Pese al exceso, el evento virtual me parece uno de los grandes descubrimientos de esta pandemia.

Ante la imposibilidad de convocar actos presenciales, las marcas, empresas, centros de formación y asociaciones han aprovechado para acercar su mensaje con la mayor efectividad y feedback que las nuevas tecnologías permiten.

Algunas de estas plataformas que ahora descubrimos generan auténticos entornos inmersivos. Experiencias que van mucho más allá de la videollamada o la reunión virtual para, por ejemplo, realizar una presentación de producto con todo el oropel virtual que la ocasión merece.

Además de una evidente oportunidad coyuntural por la pandemia, utilizar este tipo de herramientas presenta ahora grandes ventajas.

De momento, solo citaremos que generan gran expectación y sorpresa y que son accesibles a cualquier presupuesto. De nuevo la tecnología muestra su cara más democratizadora.   

Por qué convocar un evento virtual

Evidentemente un evento virtual no puede sustituir al presencial, pero permite conectar a cientos de personas y captar su atención durante un tiempo prolongado, al poder emitir información en streaming.

En ocasiones, los participantes pueden moverse por el entorno creado como si de un videojuego se tratara, ser recibidos en recepción, e ir recorriendo los escenarios del evento a la vez que interactúan mediante voz.

Todo ello genera una oportunidad para que la empresa pueda ver cumplidos sus objetivos que, como siempre, deben ser claros, adaptados a los medios y realistas.

Para qué sirve un evento virtual

Un evento virtual puede tener muchas aplicaciones, pero las más comunes son:

• Informar: convenciones internas, presentación de productos y sus utilidades, jornadas de puertas abiertas para proveedores o clientes, ruedas de prensa con medios, etc.
• Vender: en mi opinión, aún es pronto para evaluar el poder de conversión de este tipo de iniciativas, pero permite hacer presentaciones de producto al cliente final y en ocasiones (por ejemplo, dentro del entorno de la formación, ferias o reuniones profesionales) cobrar un precio de entrada.
• Formar: sin duda, puede dotar a la formación online de un valor extra. En estos momentos, puede ser una herramienta muy poderosa para celebrar una convención de ventas. 
• Hacer networking: es el principal objetivo de los eventos convocados por organizaciones profesionales y sectoriales. 

Ventajas de los eventos virtuales

Todavía queda mucho para que una interacción virtual de este tipo genere un grado de compromiso similar al del cara a cara, especialmente si se trata de vender. Pero el evento virtual ofrece otras ventajas que invitan a experimentar con él:

• Es más económico de convocar y realizar.
• Permite dedicar más costes a la promoción, captando mayores audiencias.
• No tiene límite de asistentes.
• Amplía la cobertura geográfica y el radio de influencia de la marca o empresa.
• Permite medir audiencias y otros ratios en tiempo real.
• Ofrece una completa analítica para la evaluación de resultados.
• Permite la permanencia casi ilimitada de los contenidos en el mundo virtual.
• Ofrece material adicional para otras opciones de promoción, por ejemplo, vídeos.
• Tiene buena conectividad con redes sociales, si bien no con el mismo éxito en todas las plataformas.
• Genera buena imagen de marca.

¿Qué se necesita para un evento virtual?

La plataforma elegida para realizar el evento va a condicionar la respuesta a esta pregunta, pero se pueden establecer unas necesidades genéricas.

Obviando que requiere ordenadores, smartphones u otros dispositivos móviles por parte del convocante y los asistentes, cualquier proveedor elegido por la empresa va a poner en juego los siguientes elementos:

1. Web de evento. En el caso de los eventos abiertos, es esencial para la promoción. Debe captar la atención de los destinatarios de forma sintética y atractiva e invitarlos a registrarse.
2. Agenda del evento. Es uno de los apartados básicos en esa web, y debe explicar de forma clara qué ofrece el evento, tiempos, etc.
3. Campaña de promoción. Como el evento físico, el virtual requiere inversión en marketing, proporcional al objetivo. Aquí se incluyen emailings, campañas publicitarias en redes sociales y web, etc.
4. Registro online. Es la URL donde los interesados van a comunicar sus datos para participar. Tiene que aportar seguridad y ser muy clara.   
5. Conectividad con el participante. También lo aporta el proveedor, puede ser una aplicación móvil, app web, un software de gestión de eventos…
6. Plataforma de streaming y grabación del evento. Es importante asegurar que el proveedor nos dota de estas capacidades, como suele ser habitual, de forma autónoma o permitiendo vincularse a alguna de las plataformas de streaming más populares.

Herramientas para eventos virtuales

Hay muchas herramientas para organizar eventos, seminarios o reuniones en un entorno virtual o 3D.

Las funcionalidades que ofrecen pueden ser muy diferentes, y en consecuencia unas permiten organizar el evento en cuestión de horas y otras de días.

La recomendación es informarse bien, y decidir en función de los objetivos: no es lo mismo un seminario para la red comercial de la empresa, que una jornada de puertas abiertas de un centro médico.   

A modo orientativo, estas son algunas de las plataformas más conocidas: MeetMaps, Eventtia, Virtway, Walccon, Hopin o eNubes, pero las opciones son muchas.