5 claves para no fallar en la contratación de un servicio informático

Cloud computing, outsourcing TIC, herramientas de productividad y colaboración… Parece que de un tiempo a esta parte todas las sendas de productividad se cruzan en el mismo punto. Si, como parece,  la tecnología impacta en tu negocio, la elección de tu proveedor no es cuestión baladí. Si aciertas en tu elección, puedes convertir a tu proveedor de tecnología en un compañero con el que avanzar de la mano durante mucho tiempo. Pero, ¿qué deberías tener en cuanta al elegir uno?

1. Quién es: Las credenciales

Averigua todo lo que puedas sobre tus candidatos. Cuál es el foco de su actividad, cuántos años llevan en el mercado, a qué tipo de clientes se dirigen y qué experiencia tienen. Un punto importante es la cartera de servicios que ofrecen. Coteja su catálogo con tus necesidades, al menos a corto y medio plazo. Tener que pedir ayuda a terceros puede ser un inconveniente. Busca una compañía que trabaje con las mejores marcas y te pueda dar más herramientas de las que necesitas. Indaga sobre qué compromisos adquieren con sus clientes y qué disponibilidad o planificación les ofrecen. Y cómo no, ¿qué opinan sus clientes de ellos?

2. Cómo te ayudará: El soporte

El horario de atención es lo que primero nos llama la atención. Tan importante o más es poder disponer de varias opciones de contacto. Muchas veces el correo electrónico o el chat no son suficientes. Es muy de agradecer que cuenten con sistemas avanzados de seguimiento para saber online “cómo va lo tuyo”. Lo importante es que tengas la seguridad de que te responderán en el momento que necesitas sin importar la hora que sea.

Relevante también es el método. Todo lo que puedas averiguar sobre su metodología de resolución de incidencias será de gran ayuda. Es muy importante la mejora continua, el mantenimiento preventivo y la capacidad de implantar las acciones correctivas basadas en datos reales.

Y, de nuevo, el compromiso. ¿Se comprometen en cuestión de tiempos de respuesta y resolución? Si no quedo satisfecho, ¿cómo puedo reclamar o rescindir el contrato? Una buena idea puede ser contactar con su soporte planteando cualquier cuestión para ver cómo y cuándo te responden.

3. Cómo te entiende y hasta qué punto se adaptará a ti: La consultoría

Además de aplicaciones y sistemas, un proveedor tecnológico debería aportarte un conocimiento del que hoy no dispones, ayudándote en las decisiones que tengas que tomar, involucrándose en tu empresa y aconsejándote sobre cómo hacer tus actividades más productivas o con menor coste. Confianza, transparencia, honestidad y complicidad son claves. Como seguramente tú no puedes valorar a fondo lo que te ofrecen, pide que aporten experiencia en casos como el tuyo y que te muestren cómo adaptar las herramientas a tu vida diaria. Huye de las soluciones teóricas y de las implantaciones estandarizadas. Que te ayuden con la gestión cultural del cambio si es que lo necesitas.

4. Cómo cuidará lo tuyo: La gestión de la información

Vamos a compartir nuestros secretos, por ello debemos asegurarnos de que nuestro socio es extremadamente cuidadoso con nuestra información de negocio en todo momento, desde el punto en el que se obtiene, en su distribución a colaboradores y clientes y en su archivo o eliminación. La mayor parte de las filtraciones se debe a descuidos o  a errores humanos. Son, pues, un extra que se ha de tener muy en cuenta todas las capacidades de prevención de pérdida de datos, envío de información confidencial a contactos no autorizados. El cumplimiento de los estándares normativos es obligado. Mira con mucho ojo las condiciones de prestación del servicio. Algunas compañías, especialmente aquéllas que ofrecen servicios gratuitos, no siempre garantizan el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

5. Con qué recursos cuenta: Las capacidades técnicas

Asumiendo que técnicamente tu candidato cumple requisitos, te recomiendo que valores, por encima de sus capacidades actuales, qué crecimiento te pueden ofrecer. Confía en quien te muestre con claridad qué es lo necesario para arrancar hoy y cómo ir evolucionando hacia un servicio más completo y cuánto te costaría hacerlo. Aprende a distinguir lo necesario de lo superficial. Valora la flexibilidad para adaptarse a tus necesidades por encima de cuáles sean las condiciones de partida. Recuerda que los megas no son tan importantes, se quedan pequeños enseguida.

Y aclara también cuánto te costaría decrecer, que a veces las cosas no son como esperamos.

Y con toda la  intención, no he hablado del precio.

No siempre la solución más barata resulta la más adecuada. Asume que deberás dedicar más tiempo del que esperabas a tu elección. Aquí cada uno debe hacer sus cuentas. Piensa en lo que realmente te hace falta, cuánto vale resolver tus necesidades y cuánto estás dispuesto a pagar de más por esos “extras” que, aun siendo recomendables,  no necesitas, pero que siempre van a estar en la oferta.

En resumen, recuerda la famosa frase de  que “lo barato es caro”. Si  pagas casi nada por el servicio, no puedes esperar casi nada de servicio.

Foto: Texas A&M University-Commerce Marketing Communications Photography