Ventajas de la gestión documental en un mundo cada vez más digitalizado

Hace 20 años se vislumbraba que la evolución de las llamadas “nuevas tecnologías” daría un giro de 180 grados en la relación que los ciudadanos y las empresas mantendrían con las administraciones públicas.

Aquella “revolución tecnológica” traería consigo un ahorro de tiempo y una mayor eficacia. Se estrenaba el concepto del e-Government, que suponía el uso masivo de las aplicaciones informáticas, de los datos y de la interrelación que empezaba a permitir Internet, para agilizar la gestión de los procesos administrativos que se hacían hasta entonces de forma manual y visitando físicamente las ventanillas de las instituciones.

Hoy, sumergidos en la ineludible transformación digital, que ha contado con el ‘rinoceronte gris’ de la pandemia de la Covid-19 como gran catalizador, los avances tecnológicos permiten mejoras en la velocidad, la eficacia, la transparencia y la accesibilidad.

Sin embargo, las enormes cantidades de datos y documentos que las empresas tienen que procesar van en aumento y, aunque la normativa nos lleva a la digitalización, en la actualidad, las organizaciones todavía tienen que lidiar con la gestión de archivos híbridos: los tradicionales archivos en soporte físico y los archivos electrónicos.

Para las pequeñas y medianas empresas, la situación se complica: su prioridad es el negocio y, por lo general, no cuentan con profesionales expertos en gestión documental o con servicios externalizados que les ayuden a organizar, en su día a día, la información y los datos, ordenarlos, centralizarlos, automatizar los procesos, actualizar y asegurar la información. Así, en muchas ocasiones, la gestión, archivado y custodia de sus documentos se convierte para muchas pymes en algo secundario.

Características de los documentos en el mundo

Según el trabajo sobre La transformación digital y las normas internacionales para gestionar documentos, de la consultora Carlota Bustelo, el Subcomité de ISO que elabora normas como la UNE-ISO 15489-1:2016 de Información y documentación. Gestión de documentos, enumeró en 2015 las características de los documentos en el mundo contemporáneo, que sirvieron de base para la redacción de la nueva edición de 2016 de la norma 15489. Y decían:

• Los documentos no son solo activos de información, sino también facilitadores de la actividad de las organizaciones.
• Existen oportunidades muy interesantes para la utilización y reutilización de los documentos en el entorno digital.
• Es necesario extender los instrumentos y procesos documentales más allá de las fronteras tradicionales organizacionales para, por ejemplo, poder funcionar en entornos de trabajo colaborativos y multijurisdiccionales.
• Los instrumentos de gestión documental (como cuadros de clasificación o tablas de retención) necesitan ser implementados de forma flexible.
• La gestión documental depende del análisis recurrente del contexto de la organización, de las partes interesadas y de los riesgos.

Los beneficios de la gestión documental

Gracias a la revolución tecnológica de los últimos años, los Sistemas de Gestión Documental (SGD) –Document Management Systems (DMS)- cuentan con un amplio abanico de soluciones en el mercado, que cubren los objetivos de los proyectos más ambiciosos, pero que también se ajustan a los presupuestos y necesidades de las empresas más pequeñas.

Entre los beneficios que la gestión documental aporta a los negocios, planteamos cinco grupos de los que la pyme puede sacar provecho:

1. Ahorro de tiempo y disminución de costes en la gestión de archivos

Finalizar con el archivo en papel y contar con un archivo virtual, a través de la digitalización de documentos, disminuirá considerablemente los costes de gestión y mantenimiento del archivo físico que muchas empresas, por falta de espacio, lo tienen fuera de sus propias instalaciones, para cumplir con la normativa de conservación y custodia.

2. Digitalización, automatización y eficacia

Cuando una pyme digitaliza sus archivos y automatiza sus procesos, deja atrás los trabajos de archivado físico que tanto tiempo conllevan, aumentando así su eficiencia y eficacia, mejorando la productividad, las tareas prioritarias del negocio y con los clientes, y ahorrando espacio.

Por otra parte, la digitalización de los documentos, junto con la firma y certificados electrónicos, agiliza cualquier trámite que la empresa tenga que realizar con la Administración, cumpliendo plazos y evitando desplazamientos.

3. Centralización, seguridad y colaboración documental

El uso de sistemas de gestión documental permite a las pymes que la información esté estructurada y centralizada en una misma plataforma; la salvaguarda de los datos sensibles, financieros y confidenciales; y el acceso por parte de los empleados, abierto y controlado por niveles, roles y necesidades de la empresa.

Además, las posibilidades de trabajar en línea minimizan los errores en las versiones de documentos para grupos de trabajo y facilitan compartir documentos entre trabajadores, así como con clientes y proveedores externos.

4. Cumplimiento

Los archivos digitales permiten conservar, de manera más segura, las evidencias y justificaciones necesarias de cara al cumplimiento normativo y los requerimientos operativos, fiscales y legales a los que tienen que responder las pymes. Asimismo, posibilita una vía mucho más rápida y directa a la pyme para la gestión de sus derechos, tramitaciones de ayudas y subvenciones, etc.

5. Sostenibilidad

Al dejar de utilizar documentos y archivos en papel, las pymes entran en la cadena de sostenibilidad y respeto por el medio ambiente que tanto le debemos al planeta, bien por convicción ética o por directrices europeas.

SaaS in cloud

El software como servicio basado en la nube (Software as as Service –SaaS– in cloud), la gran estrella de nuestros días, se convierte en el gran aliado de las pymes en el terreno de la gestión documental. Unos servicios que, además, se potencian gracias a otra tecnología protagonista, como es la Inteligencia Artificial (IA).

Por tanto, los proveedores de tecnología ponen a disposición de la pyme un conjunto de soluciones y servicios que le permitirán centralizar la gestión de datos, su seguridad, automatización y acceso, para mejorar, agilizar y centrarse en la toma de decisiones de su negocio, así como tramitar y responder a los requerimientos con la Administración.

Orden para la toma de decisiones

Las organizaciones se ven abocadas a la gestión de un sinfín de documentos, tanto electrónicos (ficheros, correos electrónicos, archivos procedentes de web, como los formularios e, incluso, procedentes del móvil), como en papel (contratos, nóminas, escrituras, albaranes, documentos técnicos, proyectos, etc.).

Los SGD están diseñados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de las organizaciones, de manera centralizada y segura, con el fin de facilitar la toma de decisiones de la empresa y favorecer la productividad empresarial.

¡Y solo estamos hablando de la primera edad de los documentos! La fase administrativa o activa.

Las tres edades de los documentos

En 1972, el historiador y archivero general de Bélgica, Carlos Urbain Wyffels, propuso la teoría de las Tres edades de los documentos: la edad administrativa o activa, que se desarrolla en los sistemas y en el archivo de gestión de las organizaciones, en fase de circulación y tramitación. Una segunda fase, que es la edad intermedia o semiactiva, en la que los documentos pasan a su conservación para su consulta o utilización poco frecuente, que sucede en archivo central correspondiente. Y, por último, la edad histórica o inactiva, en la que el documento permanece para garantizar su transmisión futura, y que se localiza en el archivo histórico oportuno. En las dos primeras, los valores primarios que se generan son de tipo legal, contable, administrativo, técnico y fiscal; en la última, los valores se convierten en secundarios y se les da un tratamiento cultural, histórico o científico.

Si desde la edad activa se consiguen la gestión y la trazabilidad adecuadas, para las organizaciones de cualquier tamaño será más sencillo gestionar el ciclo de vida de su documentación y extraer el máximo partido para sus negocios.

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