Consejos para hacer una presentación profesional excelente

Llegado el esperado o desesperado momento, por el que quizás hayas pasado alguna vez, en el que te encuentras frente a la primera página de una presentación profesional en blanco, es primordial pensar, en primer lugar, en el objetivo de la exposición, antes de empezar a rellenar diapositivas.

Aunque pueda parecer obvio para cualquiera que se dedique a hacer presentaciones, con frecuencia esta recomendación queda en el olvido. El objetivo es un factor determinante a la hora de elegir el enfoque que vamos a aplicar para estructurar y redactar una ponencia o charla.

No es lo mismo una presentación cuya finalidad sea conseguir la colaboración con futuros socios que otra cuyo objetivo es vender, convencer para conseguir financiación o explicar cómo funciona un determinado producto o servicio que comercializamos.

Por lo tanto, en función del “para qué”, la exposición podrá ser más didáctica, persuasiva, convincente o motivadora. Y, consecuentemente, habrá más dialogo o menos durante la misma, aspecto que tendremos que considerar a la hora de acotar el tiempo de la presentación.

Otro aspecto fundamental, antes de empezar a escribir, es conocer a la audiencia, con la intención de que la charla sea lo más “empática” posible y adaptada al público al que nos dirigimos. Por ejemplo, si los asistentes pertenecen mayoritariamente al área de sistemas, nuestro discurso deberá ser mucho más técnico que si son del departamento de finanzas, en cuyo caso deberá contener más cifras y gráficos financieros.

Presentación profesional, clara y amena

Existen muchos factores para conseguir que una presentación sea clara, amena y eficaz. Destacamos las siguientes:

1. No inundes de información al público. No es cuestión de demostrar cuánto sabes sobre el tema en cuestión, sino de asegurarte de que tu mensaje llega a la audiencia. Según un estudio de la Wharton Business School de Estados Unidos, tan solo somos capaces de recordar un 10% de lo que hemos oído pasados tres días. Así que más vale que seas conciso, para que el contenido más importante quede en la mente de tu audiencia. Y siempre que des cifras, piensa cómo puedes representarlas visualmente mediante cuadros o gráficos atractivos. Recuerda: una imagen vale más que mil palabras, y yo añadiría que vale más que dos mil datos.
2. Prepara la presentación. Cuando digo «prepara», me refiero a que seas tú quien la elabore y no otra persona, pues ello contribuirá a reforzar tu confianza.
3. Utiliza tu voz. Recuerda pronunciar todas las letras y utilizar un ritmo adecuado. Los expertos aconsejan no exceder de 120 palabras por minuto. Si hablas demasiado deprisa, no vocalizarás bien y tu presentación perderá claridad. Por el contrario, si expones con demasiada lentitud, la atención decaerá y los asistentes perderán el interés en lo que dices. Las variaciones en el ritmo sirven para conseguir flexibilidad y, en cada caso, habrá que combinar diferentes pausas, tonos y ritmos.
4. Hazlos reír, te lo agradecerán. Basta con un chiste, una anécdota o, si no se te da bien contar historias, siempre puedes recurrir a un vídeo gracioso o una imagen.
5. Piensa en las preguntas que pueden hacerte y en las posibles respuestas. Aunque tendemos a pensar que la presentación acaba con la última diapositiva, la realidad es que hasta que no abandonamos el escenario o el atril, la exposición continúa.
6. En la medida de lo posible, haz que tu charla sea bidireccional, para que el público pueda participar y así evitar que tu presentación acabe siendo un monólogo aburrido.
7. Ajústate al tiempo del que dispones, y reserva una parte para la ronda de preguntas.
8. Revisa la sala y los dispositivos que vas a utilizar antes de comenzar, para asegurarte de que no haya ningún problema técnico.
9. Duerme ocho horas el día anterior, tu cuerpo te lo agradecerá y seguro que tu público también. No hay cosa peor que ver a un ponente bostezando.
10. No leas tus diapositivas. Debes saber qué vas a decir, además de lo que ya está escrito. Pueden ser ejemplos, matizaciones, excepciones, etc.
11. Utiliza el lenguaje corporal para conectar con tu público. Los presentadores más dinámicos utilizan sus manos, expresión facial y los ojos para mantener a la audiencia enganchada.
12. Sé natural, esto te hará más cercano y te ayudará a sentirte mejor en el desarrollo de tu exposición.
13. Utiliza la potencia de las pausas y los silencios y evita las muletillas.
14. Practica, practica y practica.
15. Sé emocional, que se vea que estás hecho de carne y hueso. Intenta transmitir, mediante tu entusiasmo, una parte del discurso con una carga emocional suficiente para conmover a tu audiencia.
16. Contacta visualmente con los asistentes, ya sea mediante la mirada «faro» (fijar los ojos unos segundos en cada persona) o la mirada en «v» (fijar la vista al fondo de la sala y luego en las primeras filas, de derecha a izquierda, o viceversa, para que todo el mundo se sienta partícipe).
17. Utiliza su mismo lenguaje: adapta tu vocabulario al público al que te diriges.

Por último, me gustaría concluir este post con una célebre frase de Seneca: “No hay viento favorable para quien no sabe adónde va”. Es decir, que antes de comenzar a preparar tu presentación, piensa qué “viento” necesitas para navegar o quizás -quién sabe- volar.

Foto de M ACCELERATOR en Unsplash