Productividad no es trabajar mucho, es trabajar bien

Un lord inglés está jugando al golf en su propiedad un viernes por la tarde. De repente, se acerca corriendo su secretario:

—¡Milord, Milord, sus fábricas se están quemando!

—Vaya, qué disgusto me llevaré el lunes.

Este artículo va de productividad. No va de gestionar el tiempo, porque el tiempo no se puede gestionar. Este artículo va de gestionar la atención para decidir cuándo, dónde, cómo y cuánto enfocarla.

Y este artículo va de Gmail, una aplicación de productividad en la que ponemos mucha atención, pero menos gestión.

Sobre la clasificación funcional de objetivos y tareas

Si hicieras una clasificación sencilla del tipo de objetivos y tareas que gestionas diariamente, tal vez sería interesante que se basara en estos dos factores que te propongo:

Prioridad, entendida como la importancia, relevancia y urgencia que tú has asignado a cada objetivo o tarea pendientes.
Autonomía que tienes para llevarla a cabo.

Por ejemplo, la tarea u objetivo de enviar un correo electrónico a un cliente con la factura que has elaborado por la prestación de un servicio la podrías calificar como «prioritaria2, porque quieres cobrar lo antes posible.

Y también como «autónoma», porque completar ese objetivo (enviar la factura) dependería solo de ti y está a tu alcance, es decir, tienes los recursos y las competencias necesarias para hacerlo sin el apoyo o el requerimiento a otras personas.

Pero en otro caso, si antes de enviar ese email al cliente necesitas que tu gestoría elabore la factura, entonces tu tarea, que sigue siendo prioritaria, pasaría a ser «dependiente» o no autónoma, porque requiere la intervención previa o los recursos de otra parte.

Usando los dos factores mencionados, prioridad y autonomía, te propongo este cuadro de clasificación de objetivos y tareas con estos cinco niveles funcionales, cada uno de los cuales detallaré más adelante:

NIVEL 1. Objetivo-Tarea Autónoma + Irrelevante.

NIVEL 2. Objetivo-Tarea Autónoma + No Prioritaria.

NIVEL 3. Objetivo-Tarea Autónoma + Prioritaria.

NIVEL 4. Objetivo-Tarea Dependiente + No-prioritaria.

NIVEL 5. Objetivo-Tarea Dependiente + Prioritaria.

Esta clasificación podemos utilizarla dentro de un sistema general de gestión de productividad, pero en este artículo la aplicaré específicamente en el uso de Gmail como gestor de objetivos y tareas, utilizando sus símbolos o estrellas de etiquetado.

Hay que resaltar que tú decides la prioridad e importancia de proyectos, metas y tareas.

Lo importante es gestionar tu productividad de forma coherente en función de las prioridades marcadas.

Más adelante te contaré más sobre esta propuesta de clasificación funcional de objetivos y tareas por niveles.

Pero antes déjame que te cuente cómo utilizo Gmail como un gestor visual de tareas gracias a sus estrellas.

Gmail como gestor gráfico de tareas

¿Cómo podemos utilizar la bandeja de entrada de Gmail como una herramienta gráfica de gestión de tareas?

Te lo podría contar. Y de hecho te lo voy a contar después, pero creo que es mucho mejor que primero puedas verlo.

Echemos un vistazo a esta captura de mi bandeja de entrada de mi cuenta Gmail.

Como verás, a cada correo o hilo de correo le he asignado una estrella o un cuadrado, en función del tipo de tarea que incluye.

Veamos cómo aplico estas asignaciones gráficas en la clasificación de objetivos y tareas con estos cinco niveles que te he propuesto antes.

La estrella roja indica que esta tarea tiene una prioridad alta (importante y/o urgente) y depende solo de mí realizarla o terminarla, por eso la llamo autónoma o no dependiente. Es una buena noticia comprobar que solo tengo una tarea prioritaria pendiente. 🙂

La estrella azul la reservo para tareas también autónomas pero de prioridad media.

El cuadrado rojo con signo de exclamación resalta tareas prioritarias cuya realización también depende de otras personas.

El cuadrado amarillo con signo de exclamación lo asigno a las tareas que tienen una prioridad media y cuya resolución depende de otras personas.

Por último, el cuadrado verde lo utilizo para etiquetar tareas que son irrelevantes, es decir, que tienen muy baja prioridad, tanta que es posible que algunas de ellas decida no realizarlas.

Una clasificación gráfica de las tareas pendientes en Gmail facilita la toma ágil de decisiones profesionales, puesto que la mayoría de los objetivos y tareas diarias vienen envueltas en correos electrónicos.

Gmail ofrece la utilidad de marcar los correos electrónicos con estrellas o símbolos, lo que permite organizar nuestra bandeja de trabajo para reconocer y enfocarnos en un vistazo en las tareas más relevantes.

¿Te interesa saber más sobre cómo crear esta clasificación usando Gmail? Te lo cuento en solo tres pasos.

Paso 1. Elige tus símbolos de clasificación de tareas

Esta es la parte divertida. Abre tu cuenta de Gmail en tu ordenador (no en tu móvil).

Luego clica en Configuración, que es la rueda que está en la parte superior derecha de la aplicación.

Después haz clic en Todos los ajustes y ya estarás en la primera pestaña de su menú, el apartado General.

En ese apartado, baja hasta la parte de Estrellas y elige las cinco que más te gusten. El resto de estrellas o símbolos que no uses arrástralos a la fila de abajo (sin uso).

Así he configurado las estrellas en mi cuenta de Gmail. Como ves, tengo en uso los cinco símbolos que detallé antes.

Paso 2. Clasifica tus correos según los objetivos-tareas

Pongamos como ejemplo de objetivo o tarea pendiente «cobrar un servicio prestado a un cliente».

¿Cómo clasifico este objetivo que tengo que conseguir?

Ya has visto que propongo dos factores para clasificar objetivos y tareas: la prioridad y la autonomía que tiene el cumplimiento o realización de cada objetivo o tarea.

Y te adelanto que lo de cobrar, facturar e ingresar lo considero siempre una prioridad. Tú también, ¿verdad?

Para poder completar la tarea (cobrar) que yo considero «prioritaria», enviaré un email al cliente con la factura adjunta.

Y te hago este apunte: envía los emails que contienen objetivos o tareas siempre con copia a ti, para que esos correos queden en tu bandeja de entrada y así pueda usarse como herramienta de gestión de tareas pendientes.

Volviendo al tema, fíjate que cobrar no depende de mí, sino del cliente (que debe pagar), por lo que considero que esta tarea (cobrar), además de prioritaria, es «dependiente», porque requiere la intervención de otra persona.

Y al tipo de tareas «prioritarias» y «dependientes» como esta, ¿qué simbolo le asigno?

Pues el que tú elijas. Como te conté antes, yo las marco con un cuadrado rojo con signo de exclamación.

Paso 3. Asigna símbolos para diferenciar los correos pendientes

El tercer paso para usar la bandeja de Gmail como una herramienta sencilla de gestión de tareas sería asignar un símbolo o una estrella de las cinco que has seleccionado antes, a los correos que incluyen tareas pendientes, ya sean enviados o recibidos, para poder reconocer en un vistazo el nivel de prioridad y el nivel de autonomía que tiene cada tarea u objetivo de la bandeja de entrada.

De esta forma, cuando de un vistazo encuentres correos marcados, por ejemplo, con un cuadrado rojo con un signo exclamativo, interpretarás rápidamente que incluyen objetivos pendientes que consideras importantes, pero cuya resolución por tu parte depende previamente de la acción de otras personas, con las que tendrás que contactar puntual o periódicamente para solicitar, facilitar o colaborar para que emprendan esa acción requerida.

Cuadro de clasificación de objetivos y tareas pendientes

¿Recuerdas el cuadro de clasificación que he propuesto más arriba, basado en prioridad-irrelevancia y autonomía-dependencia?

Empecemos por el nivel 1, las tareas pendientes irrelevantes.

NIVEL 1. Autónoma + Irrelevante

Los objetivos y tareas de carácter «autónomo» e «irrelevante» son aquellos que, por un lado, puedes alcanzar o realizar sin necesidad de la previa intervención o colaboración externas y, por el otro, tienen una baja relevancia o influencia sobre tu actividad profesional o sobre tu rendimiento económico.

Símbolo Gmail utilizado: check verde

Según el modelo de gestión de tareas que utilizo, los correos de tu bandeja de entrada de Gmail (y de otras sub-bandejas que decidas crear) que incluyan estas tareas «autónomas» e «irrelevantes», las señalo con un check verde. Pero tú puedes elegir el símbolo que quieras, por supuesto.

De esta forma, cuando revises en un solo vistazo tu bandeja de entrada, al inicio de la jornada laboral (o al final del día anterior, si eres de los que se organizan con más antelación), podrás comprobar cuántos de tus correos pendientes son «irrelevantes» para poder enfocarte en el resto, que estarán marcados con otros símbolos.

Por definición, los correos recibidos que incluyen objetivos o tareas irrelevantes se responderán, atenderán o agendarán con la prioridad más baja o se archivarán en otras bandejas secundarias de gestión de tareas.

Algunos tipos de tareas autónomas e irrelevantes incluidas en correos electrónicos

Te dejo algunos ejemplos de tipos de correos pendientes (enviados o recibidos) que podría considerar irrelevantes en mi modelo de actividad profesional, por si te sirvieran de inspiración para identificar los tuyos en tu desempeño cotidiano.

1. Correos que contienen un contenido meramente informativo, que solo requieren una respuesta no urgente de confirmación tipo “leído, gracias por la información”.

2. Contienen saludos, agradecimientos, felicitaciones o conversaciones por parte de personas que valoran tu trabajo o quieren mantener contacto, pero cuyos perfiles no se ajustan al de tus clientes, proveedores o usuarios actuales o potenciales.

3. Contienen consultas, peticiones o propuestas de servicio o de colaboración de personas cuyos perfiles no se ajustan al de tus clientes, proveedores o usuarios actuales o potenciales.

4. Contienen otras tareas no relevantes que están en proceso de decisión (realizarlas o eliminarlas) o que, dada su baja prioridad y su no urgencia, se van a trasladar desde la bandeja de entrada a otro sistema de gestión de tareas como, por ejemplo, Evernote.

Insisto. Recuerda que tú decides la prioridad y relevancia de tus proyectos, metas y tareas.

En un mismo contexto profesional y para similares objetivos, lo que para una persona puede ser una actividad irrelevante, para otra puede ser una acción prioritaria..

En todo caso, lo más importante es ser coherente con las prioridades que hayas marcado.

NIVEL 2: Autónoma + NO Prioritaria

En este nivel 2, los objetivos y tareas tienen un carácter «autónomo», es decir, no requieren la intervención o apoyo externo para su realización o cumplimiento; y son relevantes pero «no prioritarias», lo que significa que pueden tener una importancia media y no son urgentes, aunque pueden tener plazos establecidos, más o menos breves, para ser acometidas.

En general, lo urgente siempre es inevitablemente prioritario, y algo considerado urgente lo es porque también es considerado prioritario.

Las tareas no prioritarias están un escalón por debajo de las consideradas «prioritarias», generalmente más relevantes y/o urgentes o con plazos más cortos para su resolución.

Símbolo Gmail utilizado: estrella azul

Según mi modelo de revisión de tareas pendientes, los correos de la bandeja de entrada de Gmail (y de otras sub-bandejas que decidas crear) que incluyen tareas autónomas no prioritarias estarán señaladas con una estrella azul. Pero tú puedes elegir el símbolo que quieras.

En un solo vistazo, sabrás qué tareas azules pendientes debes afrontar una vez hayas gestionado las tareas rojas que tienen más prioridad, como veremos en un momento.

Algunos tipos de tareas autónomas y no prioritarias incluidas en correos electrónicos

Estos son algunos ejemplos de tipos de correos enviados o recibidos que incluyen tareas «autónomas» y «no prioritarias», siempre según mi estilo de gestión:

1. Un correo recibido de un cliente potencial que solicita información sobre la posibilidad de contratarte para impartir una conferencia en un evento pero que se celebrará dentro de un año.

Si el evento se celebrara en un plazo más breve, tal vez el correo podría pasar de no prioritario (nivel 2, azul) a prioritario (nivel 3, rojo).

2. Un correo recibido de un proveedor potencial que te ofrece sus servicios, pero cuya utilidad requiere hacer un esfuerzo previo de análisis del negocio propio y el mantenimiento de varias reuniones.

Si los servicios ofrecidos pudieran aplicarse con efectividad de forma inmediata sin tantos pasos previos, el correo podría pasar de no prioritario (nivel 2, azul) a prioritario (nivel 3, rojo).

NIVEL 3: Autónoma + Prioritaria

El nivel 3 es el de prioridad máxima con el que propongo clasificar un objetivo o una tarea que puede completarse de forma autónoma.

Generalmente los tipos de objetivos y tareas considerados prioritarios están relacionadas con dos aspectos fundamentales del negocio o del desempeño profesional: la generación de ingresos y la reducción de gastos.

Estas tareas, además de importantes, deben completarse de forma urgente o en un periodo breve de tiempo.

Símbolo Gmail utilizado: estrella roja

Los correos de la bandeja de entrada de Gmail (y de otras sub-bandejas que se puedan crear) que incluyen tareas autónomas prioritarias las señalo con una estrella roja.

De esta forma, al iniciar la jornada laboral, ese símbolo me permite reconocer en un solo vistazo cuáles son las tareas prioritarias de las que debo encargarme primero.

Algunos tipos de tareas autónomas y prioritarias incluidas en correos electrónicos

1. Correos recibidos de clientes actuales que realizan una consulta o solicitan la resolución de un problema importante.

2. Correos recibidos de clientes potenciales que solicitan la prestación de un servicio en una fecha próxima.

3. Correos recibidos de la administración que solicitan el envío de información o el cumplimiento de alguna normativa o requisito con carácter urgente.

NIVEL 4: Dependiente + No Prioritarias

En el nivel 4 que propongo en este modelo, los objetivos y tareas son de carácter «dependiente» y «no prioritarias», es decir, de una importancia y/o urgencia medias.

Muchos de nuestros objetivos o tareas son dependientes, porque su cumplimiento o realización por nuestra parte requiere la intervención previa de otras partes tales como clientes, proveedores, gestores, colaboradores, compañeros o administraciones.

(Más abajo puedes leer las características de los tres tipos de «productividad dependiente»).

Símbolo Gmail utilizado: cuadro amarillo con exclamación

Los correos de la bandeja de entrada de Gmail (y de otras sub-bandejas que decida crear) que incluyen tareas dependientes no prioritarias las señalo con un cuadro amarillo con exclamación. Pero ya sabes que puedes elegir el símbolo que quieras.

Algunos tipos de tareas dependientes y no prioritarias incluidas en correos electrónicos.

1. Correo enviado a la gestoría que incluye una consulta fiscal o laboral no prioritaria (no importante y/o no urgente).

2. Correo enviado a un cliente potencial que incluye una propuesta de venta de servicios o productos.

NIVEL 5: Dependiente + Prioritaria

Como explicaba con relación a las tareas del nivel 3, los tipos de objetivos y tareas considerados prioritarios están frecuentemente relacionados con dos aspectos fundamentales: la generación de ingresos y la reducción de gastos.

Los objetivos y tareas del nivel 5 también tiene prioridad máxima, es decir, son importantes y/o urgentes, y además con una particularidad: tienen carácter «dependiente», es decir, que su cumplimiento o realización por nuestra parte requiere la intervención previa de otras partes.

Símbolo Gmail utilizado: cuadro rojo con exclamación

Los correos de la bandeja de entrada de Gmail (y de otras sub-bandejas que decidas crear) que incluyen tareas autónomas prioritarias estarán señaladas con un cuadro rojo con exclamación. O, ya sabes…

Este símbolo permite reconocer rápidamente cuáles son las metas o tareas prioritarias (importantes y/o urgentes) que no puedes acometer hasta que otras personas realicen su parte.

Algunos tipos de tareas dependientes y prioritarias incluidas en correos electrónicos

1. Correo enviado a la gestoría que incluye una consulta fiscal o laboral prioritaria (importante y/o urgente).

2. Correo enviado a un cliente potencial que incluye una propuesta de venta de servicios o productos prioritaria para tu modelo de negocio o para tu carrera profesional.

3. Correo enviado a un cliente en el que se solicita el pago por la realización de un servicio.

Los tres tipos de “productividad dependiente”

El concepto «productividad dependiente» lo utilizo para describir un escenario profesional en el que el cumplimiento o realización de nuestros objetivos o tareas requiere que otras partes realicen previamente otras acciones.

El nivel o tipo de «productividad dependiente» que “suframos” respecto a cada objetivo que queremos alcanzar depende, a su vez, de la capacidad de influencia que tengamos en la actuación de la otra parte.

Veamos los tres escenarios de productividad dependiente y qué papel activo podríamos tener en cada uno para intentar reducirla.

1. Productividad dependiente “absoluta”

Imagina que tu objetivo es conseguir prestar un servicio a una administración, pero no puedes dar los siguientes pasos hasta que la administración dé los que le corresponden.

La productividad dependiente absoluta es frecuente cuando se afrontan proyectos u objetivos cuyo avance depende de procedimientos administrativos.

En este tipo de escenarios no podemos hacer otra cosa que esperar, porque no tenemos ninguna influencia en la otra parte.

De hecho, en muchas ocasiones, ni siquiera la otra parte puede tener la influencia o la competencia necesarias para acelerar el proceso que nos permitiera acometer nuestro objetivo.

2. Productividad dependiente “solicitante”

Ponte en esta situación: tu objetivo es vender un servicio a un cliente al que ya le has hecho una propuesta comercial concreta que, inicialmente, acogió de buen grado, pero que de momento no has tenido más respuestas, lo que ha paralizado tus siguientes acciones.

En este escenario tendrías a priori alguna “influencia solicitante” sobre la otra parte, que a su vez también tendría margen para acelerar o intervenir sobre los pasos necesarios que te permitan continuar con el cumplimiento de tu objetivo.

Podrías solicitar de forma directa o indirecta a esa otra parte que te dé la información necesaria sobre los requisitos o pasos que tendrías que dar para aumentar la posibilidad de cerrar un acuerdo.

Para desatascar el objetivo, la solicitud que hicieras podría tener formato de una nueva propuesta con más información, más argumentos y/o un ajuste de la oferta económica; una invitación a comer para persuadir al cliente o el envío de un regalo relacionado con el contenido o temática del servicio.

3. Productividad dependiente “facilitadora”

Imagina ahora que tienes como tarea pendiente, con fecha límite, la entrega de tu obra al editor, para que pueda ser publicada, pero el “prologuista famoso” con el que contaste se retrasa en el envío de su prólogo.

Cuando el desarrollo de nuestro proyecto o el cumplimiento de nuestro objetivo depende de la actividad o trabajo de otra persona, tal vez podamos facilitar esa labor para que la realice con más diligencia y efectividad y así nos permita seguir avanzando.

Por ejemplo, en el caso del prologuista procrastinador, podrías elaborar y enviarle una propuesta de prólogo para evitarle esfuerzo.

Ya termino. ¿Te ha resultado demasiado denso el artículo?

Pues todavía queda la moraleja. Atención.