Transforma la productividad de tu equipo, ¡hazte una RACI!

Este año se han cumplido 40 años de uno de los cuartetos de ficción más legendarios de la historia de la televisión, que basaba gran parte de su éxito en la distinción de roles. Este era El Equipo A, formado por el coronel Hannibal Smith, el teniente Fénix, el capitán MH Murdock y el sargento MA Baracus. Podríamos decir que representaban la estrategia, la operativa, la continuidad de negocio y la ejecución, respectivamente.

Aunque sus aventuras eran muy “bestias”, la definición clara y específica de sus ‘responsabilidades’ hacía que lograran siempre sus objetivos, rematados con la frase final de Hannibal Smith: “Me encanta que los planes salgan bien”.

Motivación intrínseca, implicación y comportamiento innovador

Según indican estudios científicos, la claridad percibida del rol tiene una relación positiva con la motivación intrínseca, la implicación laboral y el comportamiento innovador. De hecho, las situaciones de ambigüedad y de conflicto de rol en el trabajo repercuten negativamente en el bienestar psicológico de las personas.

Según el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), “la ambigüedad de rol en el trabajo es una importante fuente de estrés para los trabajadores, que ha sido relacionada con mayor tensión y descontento en el trabajo, baja autoestima, ansiedad y algunos síntomas somáticos de depresión”. En esta Nota Técnica de Prevención (NTP) del INSST también se destacan otras relaciones como la intención de dejar el trabajo, el agotamiento, el incremento del pulso y de la presión sanguínea, e incluso otros factores de riesgo como enfermedades cardiovasculares.

En la década de los años 70 del siglo pasado, los psicólogos organizacionales J. Richard Hackman y Greg R. Oldham desarrollaron el modelo de las características del trabajo, con el que trataban de comprender y mejorar el diseño de la organización del mismo y su impacto en la motivación y el desempeño de los empleados. Con su teoría, destacaban cinco dimensiones laborales fundamentales que pueden conducir a una mayor satisfacción, motivación y productividad de los empleados: variedad de habilidades y tareas; identidad de la tarea; importancia de la tarea y de sus resultados; autonomía, independencia y control sobre el trabajo; y retroalimentación clara sobre el desempeño laboral y su impacto en la organización.

Asignación de responsabilidades y funciones

Teniendo en cuenta estos aspectos y la pretensión empresarial de conseguir llegar a la situación óptima que dé los mejores resultados posibles para tu negocio, es momento de optimizar el potencial de tus profesionales, con la matriz RACI.

Se trata de una herramienta de asignación de responsabilidades y funciones que persigue cuatro objetivos:

Quién hace qué en cada momento: no genera confusión, ambigüedad o conflictos, con lo que el equipo trabajará más seguro y de manera más autónoma.
Visualización clara y rápida de los trabajos.
Mejora de la comunicación interna entre los miembros de un equipo, departamento, área, organización, etc.
Seguimiento de actividades y tareas que componen un proyecto.

Estas metas se alcanzarán gracias a la definición de roles y tareas.

Del rol a la tarea o de la tarea al rol

Cada rol conlleva una designación de tarea y una responsabilidad de dicho trabajo y las siglas RACI representan cada uno de los posibles roles para cada actividad:

Responsible: Persona o personas encargadas y responsables de ejecutar una tarea. Suelen pertenecer al equipo del proyecto.
Accountable: Autoridad responsable de la ecuación RACI a quien se rendirán cuentas, ya que es quien delega y revisa, vela por que la tarea se cumpla, aprueba su realización y certifica su finalización. Suele ser un directivo de la empresa o gestor, pero dependiendo de cada fase del proyecto, el “aprobador” puede ser distinto en cada tarea. En la mayoría de las pymes, micropymes y startups, la Dirección General marca la pauta.
Consulted: Experto o expertos a quienes se consulta con referencia a la realización de una tarea, bien por su conocimiento o por otras cuestiones organizativas. Son partes interesadas que aportan y enriquecen el trabajo que se está llevando a cabo, desde el inicio del proyecto.
Informed: Persona o personas que deben ser informadas –no en detalle- sobre la evolución o finalización de una tarea.

8 beneficios de la herramienta

Son muchas las ventajas de aplicar la herramienta RACI en la empresa, relacionadas con la motivación y satisfacción en el trabajo, el rendimiento y las cargas de tareas, la transparencia y la confianza, la eficiencia, la eficacia y la comunicación, pero las resumimos en las siguientes:

Claridad de roles y satisfacción laboral: Según los estudios anteriormente citados, que las personas entiendan claramente sus responsabilidades y tareas, está estrechamente relacionado con la satisfacción laboral. Cuando los empleados comprenden lo que se espera de ellos, tienden a estar más satisfechos en su trabajo.
Claridad de roles y rendimiento: La claridad de roles también está vinculada al rendimiento organizacional. Cuando los empleados conocen sus roles y responsabilidades, tienden a trabajar de manera más efectiva y a contribuir al éxito de la organización.
Rendición de cuentas y responsabilidad: La rendición de cuentas implica que los empleados sean responsables de sus acciones y resultados, y promueve tanto la responsabilidad individual como la colectiva.
Clima de confianza y transparencia: Una positiva rendición de cuentas y la claridad de roles son componentes clave de un clima de confianza y transparencia en la organización. Cuando los empleados tienen claras las reglas del juego y confían en que su evaluación se realizará de manera justa, probablemente se sentirán más motivados y aumentarán su compromiso corporativo.
Reducción de conflictos y estrés: Establecer roles claros, una adecuada distribución del trabajo y prácticas positivas de rendición de cuentas puede ayudar a reducir conflictos y estrés laboral.
Detección de sobrecargas de trabajo: La matriz permite detectar estas sobrecargas de manera muy gráfica, ya que si algún miembro del equipo cuenta con muchas R, tal vez sea hora de analizar la organización del trabajo y el reparto de tareas. Por otra parte, si hay tareas con muchas personas R, se están destinando demasiados miembros del equipo a la misma tarea que quizá no sean necesarios.
Identificación de embudos: Suele ser habitual que los coordinadores/jefes/directores generen embudos para la evolución y salida de tareas, viéndose mermado el equipo y el proyecto por su carga de aprobación. Esta herramienta determina esta situación cuando alguna persona tiene muchas A, por lo que también podrá abordarse el problema.
Mejora de la eficiencia, la eficacia y la comunicación: Al identificar roles y tareas, permite destinar los recursos a las necesidades prioritarias, que cada miembro del equipo se centre en sus funciones reconocidas, además de favorecer una comunicación interna mucho más fluida y directa.

Aplicación para lanzamiento de producto de una pyme

Una pyme que se dedica al diseño, fabricación y venta de productos electrónicos utiliza la matriz RACI para definir los roles y responsabilidades en las distintas etapas del lanzamiento de un nuevo producto.

De manera simplificada, mostramos a continuación cuáles serían los roles en las fases del proyecto y cómo quedaría el gráfico RACI.

Responsibles:
- Ingeniero de Diseño: Responsable de diseñar el producto y garantizar su viabilidad técnica.
- Gerente de Producción: Responsable de la fabricación y ensamblaje del producto.
- Gerente de Marketing: Responsable de la estrategia de marketing y promoción del producto.
- Gerente de Producto: Responsable de la estrategia, planificación, ejecución y lanzamiento del producto.
Accountable:
- Director General: Máxima autoridad de la empresa que toma la decisión final y aprueba el lanzamiento del producto.
Consulted:
- Equipo de Ventas: Para conocer las características clave que los clientes desean en el nuevo producto.
- Equipo de Servicio al Cliente: Para saber las necesidades y preguntas frecuentes de los clientes.
- Equipo de Finanzas: Para evaluar el presupuesto y costes asociados al proyecto.
Informed:
- Empleados de Producción: Sobre el cronograma de producción y preparación de la cadena.
- Empleados de Atención al Cliente: Sobre la fecha de lanzamiento, para responder a preguntas de los clientes.
- Empleados de Marketing: Sobre la fecha de lanzamiento, para coordinar la estrategia de marketing.