¿Qué necesitas para que tu empresa teletrabaje?

El teletrabajo es uno de esos indicadores silenciosos pero representativos de la calidad del entorno laboral nacional.

Una realidad que avanza poco a poco en España, ya que solo está presente en el 27% de las empresas y el 7,5% de los trabajadores, según datos del INE recabados por la empresa de recursos humanos Nexian.

La media de empresas que teletrabaja en la Unión Europea es el 35%, y entre el 10% y el 20% de los trabajadores.

Más pronto que tarde muchas empresas españolas deberán adaptarse a esta realidad. “De ahí que sea necesario establecer un plan de acción que permita liderar con éxito el cambio”, alertan desde Nexian.

El teletrabajo empieza por la tecnología

Lo primero que necesita el empleado para teletrabajar es una línea de ADSL o fibra.

Dependiendo del trabajo que realice, deberá tener (o no) una conexión VPN (Virtual Private Network), para crear una red local que le permita conectarse, mediante una dirección IP local, a las aplicaciones de la empresa.

¿Son todos los empleados aptos para teletrabajar?

Evidentemente, no. Es necesario contar con un perfil de trabajador adecuado.

Así de contundente es el consejo de Nexian para empezar a implantar el teletrabajo en la empresa: “Cuando hacemos un proceso de selección de un profesional que va a teletrabajar, debemos evaluar si esa persona cuenta con una actitud proactiva y colaborativa”.

Disciplinado, con capacidad para la automotivación, responsable y con suficientes habilidades informáticas para desempeñar sus funciones con autonomía son algunas de las cualidades más destacadas.

Sin embargo, cada empresa debe identificar cuál es el perfil ideal de sus candidatos en función de sus necesidades.

Claves para que tu empresa teletrabaje

Una vez reclutada una plantilla con un perfil idóneo, hay que hacer otros ajustes encaminados a mejorar la productividad y el buen entendimiento de los recursos humanos involucrados. En Nexian los concretan en cinco puntos:

1. Eliminar la vigilancia y apostar por la confíanza en el teletrabajador

Es un cambio difícil para el entorno de la pequeña empresa, pero necesario:

El teletrabajo no se mide por horarios ni por presentismo, se mide en función de objetivos y resultados.

El cambio pasa por asumir que es el empleado el que va a gestionar su trabajo, tiempos y prioridades con la obligación de llegar a tiempo, cumplir los plazos y, si fuera necesario, acompasarse con otros compañeros.

2. Establecer pautas de trabajo

El anterior punto no implica una delegación en materia de liderazgo. El teletrabajador siempre debe estar dirigido por su responsable, lo que sucede es que ahora debe ser aún más claro en el establecimiento de prioridades, filosofía y ética en el trabajo, uso de herramientas y fuentes, etc.

3. Desarrollar relaciones laborales

Es vital que el teletrabajador no se sienta aislado o, peor aún, abandonado.

La recomendación es programar reuniones periódicas en la empresa siempre que se pueda, “con el fin de desarrollar relaciones laborales y humanas con sus colegas, más cercanas de lo que la tecnología permite”. 

4. Fijar canales de comunicación

Sin un flujo de comunicación activo y eficiente, no hay plan de teletrabajo exitoso. El gran aliado en esta misión es la tecnología y su instantaneidad, lo que facilita una inmediata respuesta ante las necesidades o dudas de cualquier miembro del equipo.

Cada empresa deberá decidir cuál de las muchas aplicaciones de mensajería instantánea, chats y videollamadas son consideradas más eficientes y fomentar su uso entre el equipo.

Por ejemplo, con Office 365 es posible hacer videollamadas a través de Teams. En el siguiente vídeo se explican sus funcionalidades:

5. Uso de herramientas accesibles

Una cosa es no compartir espacio de trabajo y otra las herramientas de trabajo. Es preciso que el trabajador de la oficina y el teletrabajador cuenten con un mismo entorno de desarrollo de sus labores, lo que fomentará y facilitará el intercambio de información.

En este objetivo son muy interesantes las herramientas de trabajo colaborativo. En el mercado hay infinidad de soluciones, aunque algunas de las más populares son Teams, Slack, Trello o Zoho Project.

Control horario y teletrabajo

El teletrabajo plantea para muchas empresas un problema: ¿cómo realizar el control horario de sus empleados «a distancia»?

Hay numerosas aplicaciones en el mercado que dan una solución a esta necesidad. Una de ellas es GeoGestión, que permite controlar el registro de jornada incluso de los empleados en movilidad. Estas son sus principales funcionalidades:

El teletrabajo en el Estatuto de los Trabajadores

Nadie duda que el teletrabajo está llamado a avanzar posiciones como una de las medidas más efectivas de conciliación de la vida personal y laboral. Además suma argumentos de rebaja de emisiones CO₂ al reducir los desplazamientos e incluso incremento de la productividad por empleado/hora trabajada.

Como es habitual, las empresas más grandes llevan ventaja, pero el teletrabajo ya está incluido en algunos convenios colectivos e incluso en pactos individuales suscritos entre empresas y empleados.

El avance definitivo es el Real Decreto 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para la garantía de la igualdad de trato entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, que modificó el artículo 34.8 del Estatuto de Trabajadores. Al margen de la ambigüedad que para algunos tiene su nueva redacción, lo cierto es que para una mayoría se reconoce el teletrabajo como herramienta básica de conciliación.