Cómo cumplir con el registro de jornada para los empleados en movilidad

Vicente de Castro    9 abril, 2019

El pasado 12 de marzo se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Una de las medidas aprobadas fue la obligación para las empresas del registro de la entrada y salida del puesto de trabajo, para controlar el posible abuso de horas extras (según datos de la Encuesta de Población Activa, durante 2018
se realizaron en España unos 6,4 millones de horas extraordinarias a la
semana) y de contratos a tiempo parcial.

Por ello, esta medida es aplicable a todos los empleados, incluidos los trabajadores en movilidad o teletrabajadores. ¿Cómo resolver de una forma sencilla el registro para todos ellos?

Qué establece la nueva legislación

A falta de un mayor detalle, que podría llegar en un futuro en forma de reglamento, cada empresa puede elegir el método que debe implantar para llevar a cabo el registro. Es necesario controlar el cumplimiento de las horas estipuladas por contrato de cada empleado y las horas extras, teniendo en cuenta lo siguiente:

  • El sistema debe estar operativo en dos meses desde la publicación en el BOE, es decir, el 12 de mayo de 2019.
  • La información debe estar a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • La información se debe almacenar durante cuatro años.
  • Las empresas que incumplan esta ley podrán ser sancionadas.

Una cuestión fundamental es que el registro horario conlleva el pago de las horas extras si se producen. Por tanto, implantar el sistema y no hacer un seguimiento puede ser un error que le puede salir caro al empresario. Es importante comprobar si el registro se está haciendo correctamente, cuáles son las causas de esas horas extras y analizar si hay que reordenar la carga de trabajo.

Los mecanismos y criterios de aplicación se pueden acordar dentro de los convenios, pero la mayoría de los negocios de este país son pequeñas empresas y se rigen por los convenios de cada sector. ¿Cuándo se detallará todo esto en los convenios de sector? No se sabe.

En definitiva, tenemos una medida que no concreta de momento cómo debe ejecutarse, pero que debe estar operativa el próximo mes de mayo.

En este punto, el empresario puede esperar a que se defina más este Real Decreto-ley y no hacer nada, con el riesgo de que pueda actuar la inspección laboral, o abordar una solución sencilla que cumpla con los requisitos genéricos que establece la normativa.

Es importante buscar una solución para el total de los trabajadores y no todos los empleados están en una oficina o una fábrica durante una jornada laboral estricta. En muchas empresas hay flexibilidad horaria y tanto los comerciales como los técnicos trabajan en movilidad, en las oficinas e instalaciones del cliente o teletrabajan. La norma no les excluye y existe la necesidad de controlar su jornada.

Tecnología y registro obligatorio de jornada

Para cubrir todos estos requisitos, se pueden plantear soluciones complejas con tornos para los empleados de la oficina y sistemas biométricos en los portátiles que controlen que los teletrabajadores están delante del ordenador. Pero no, no es necesario montar un ‘gran hermano’ como en la novela “1984”, de George Orwell. No tiene sentido abordar una solución que suponga una inversión, debido al riesgo de que la normativa posterior flexibilice la medida o establezca algún tipo de mecanismo concreto que no sea compatible con la solución desplegada.

Existen soluciones en el mercado que permiten llevar un control horario con una simple aplicación en el móvil del empleado. Muchas de ellas controlan la ubicación en el momento del registro. Casi todas ellas se pagan mediante una cuota mensual y se puede empezar utilizarlas de forma inmediata sin realizar inversión alguna, salvo la disponibilidad de los móviles por parte de los empleados.

Optar por una solución de este tipo permite cambiar en un futuro, sin ningún quebranto económico, si la norma se desarrolla.

Hay aplicaciones centradas de forma específica en aspectos de recursos humanos y control del tiempo de trabajo como Visual Presencia o Woffu. El control incluye no solo el registro de la hora de entrada y salida, sino que también se consideran las vacaciones y los tiempos de descanso.

Otras abordan además la problemática de los trabajadores en movilidad, buscando una mejora de su productividad, como GeoGestión. En este caso, además del control horario aplicable a cualquier empleado, es posible crear rutas y formularios para el registro de información de visitas comerciales o actuaciones en clientes.

Todas estas aplicaciones cuentan con informes, algo que es fundamental de cara al cumplimiento de la norma. No todas almacenan los datos durante cuatro años, ya que hay otra norma para la protección de datos, el RGPD, que impone limitaciones en este sentido a los proveedores de servicio. Es preciso tener en cuenta todo esto, porque en ese caso es necesario descargar y almacenar los informes en previsión de una posible inspección laboral.

Hay, por tanto, alternativas sencillas y podemos tratar de convertir un problema en una oportunidad. Es la ocasión de revisar las formas de trabajo y usar esta tecnología no solo para cumplir con el requisito legal, sino también para mejorar la productividad.

Soy ingeniero y mi trabajo está centrado en la tecnología, no soy abogado, así que para escribir este post, he consultado a responsables de Recursos Humanos y de Asesoría Jurídica, a los que desde aquí agradezco su ayuda. Espero que a ustedes les sirva para poner un poco de luz en esta jungla regulatoria en la que vivimos.

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