5 técnicas para mejorar tu productividad

En invierno, con menos horas de sol, nos parece que no llegamos a nada. Enseguida, es de noche, hace frío y ha pasado el día. Si esta es tu sensación, te sugiero revisar tus hábitos y replantearte cómo organizas la jornada laboral, los flujos de trabajo y las prioridades del proyecto profesional en el que estás.

No se trata de tener una disciplina rígida, pero sí conviene revisar qué aspectos de nuestra vida nos “roban” tiempo de disfrute personal o de consecución de objetivos.

Ya he escrito en alguna ocasión que el NO es un instrumento más poderoso que el SÍ para administrar nuestros intereses. Por este motivo, he decidido compartir algunas de las técnicas que empleo a título particular para fijar mis prioridades, descartar proyectos y romper con los malos hábitos.

Técnicas para fijar prioridades

No soy el único que cree que las buenas costumbres son el resultado del esfuerzo, de la fuerza de voluntad y, sobre todo, de la capacidad de eliminar obstáculos antes de que lleguen.

Entre algunos autores que me han interesado, están el médico Jerome Groopman, la profesora Gina Neff o el blog del profesor Miguel Ariño. Apunto mis técnicas.

1. La productividad es tiempo y esfuerzo

La productividad no es un hecho aislado, sino la ecuación entre tiempo dedicado, esfuerzo y resultados.

A veces tienes suerte y el cliente acepta a la primera el proyecto y las condiciones económicas. Pero no suele suceder: hay que negociar y negociar.

Para que el resultado sea beneficioso, se debe trazar un plan con fechas de comienzo y final, objetivos concretos (vender más en el segmento joven, conseguir más leads, cambiar el diseño corporativo) y favorecer entregas que sean escalables y por etapas.

Si no se llega a un acuerdo, la productividad del proyecto disminuirá hasta convertirse en una losa para ambas partes, cliente y proveedor. Por tanto, ¿qué queréis conseguir con el encargo? Amarra este punto y podrás crecer.

2. Los malos hábitos no desaparecen solos

La psicóloga Wendy Woods asegura que los malos hábitos no desaparecen por buena voluntad o el interés que uno tenga.

Somos animales de costumbres y nos cuesta romper con la comodidad. Las malas costumbres necesitan “fricciones” que dificulten seguir las inercias.

La fricción es una penalización, una barrera artificial, un inconveniente. En la práctica, significa que no debes tener todas las aplicaciones abiertas y con el usuario ya conectado “para ganar tiempo”. Eso te lleva a procrastinar, obligarte a ti y a tus compañeros a pasar por formación continua dentro del horario de trabajo, usar aplicaciones para apagar los datos a cierta hora de la tarde noche y no permitir el trabajo desde casa vía servidores o decisiones similares.

Cuanto más alta es la fricción, más tendremos que pensar si merece la pena dedicar tiempo a esa actividad que en realidad no es central en el negocio.

3. Reparte bien tu tiempo

Escribí sobre el dilema entre gestión e innovación como aquel que nos obliga a decidir entre el flujo de caja y las ideas disruptivas: Sin gestión, no hay resultados; sin innovación, no hay futuro. Y no puedes tener las dos al mismo tiempo.

Por eso, organizo mi agenda semanal de modo que el 70% de mi tiempo lo dedico al negocio, al foco, a aquello que me resulta rentable en términos concretos (productividad, imagen de marca, prestigio).

El 15% lo dedico a gestión, porque creo que es importante conocer tu estructura económica. Lo subcontrato a servicios especializados en el área que sea conveniente: talento, fiscalidad, relación con la administración, etc.

El 15% restante lo destino a la innovación real, aquella que no sé por dónde va a salir.

La innovación “diaria” la tengo incorporada en el foco, así que aquí me refiero a tomar un café con alguien que me escribe desde Linkedin, visitar la empresa de unos conocidos para entender nuevos negocios, formarme en cuestiones ajenas a mi core-business para ampliar horizontes, asistir a jornadas o conferencias y asuntos que no caben en la agenda diaria: son unas seis horas semanales. No más, pero tampoco menos. Los bloques caben en la agenda, mientras que las ideas sueltas, no.

4. La productividad tiene un componente no lucrativo

El foco en el negocio nos hace olvidar que la innovación social es una oportunidad para aprender, compartir buenas prácticas, aprender de otras disciplinas y dedicar tiempo pro bono a causas con las que uno simpatiza.

Si te vale la cuenta de las seis horas, mira a tu alrededor y súmate a una causa para mejorar su resultado.

Ahí tienes espacio para la innovación, que luego será real y productiva en el negocio: crea una app para el AMPA del colegio, escribe un plan de marketing para una ONG, lleva las cuentas de una asociación juvenil o contribuye a profesionalizar la dirección de una campaña de donación. Vas a aprender mucho.

5. No te excuses diciendo que estás ocupado

“Estoy ocupado” es una manera inadecuada de preparar la semana, jeraquizar las actividades y priorizar aquello que es relevante sobre lo superficial.

Todos andamos a mil tareas y proyectos, por lo que tenemos que saber identificar las fuentes de ingresos, focalizar la actividad profesional y DESCARTAR pronto aquello que no es principal.

No contestes “estoy ocupado”, sino “gracias por el ofrecimiento, en este momento no puedo aceptar el encargo. Te sugiero que contactes con mi competidor X, Y o Z”.

Sí, no tengas miedo a dar otros nombres, porque si el sector crece, tu empresa estará ahí. Si el cliente no ve valor en tu servicio profesional, esa línea de negocio acabará por desvanecerse.

Con estas ideas, te animo a pensar de nuevo cómo preparas tu agenda semanal y mensual, listar aquellas actividades que son imprescindibles para la buena marcha de la compañía y reducir de forma progresiva aquellas otras que perjudican la productividad personal y profesional.

Ya lo sabes: introduce fricciones artificiales para incomodarte y así sabrás si de verdad es importante.