La importancia del albarán para justificar una venta

Entre los documentos mercantiles que permiten justificar a una empresa las ventas que realiza se encuentra el albarán, el cual, a pesar de no tener un carácter obligatorio, es muy útil para probar la entrega de un bien o la prestación de un servicio al cliente, y demostrar así el derecho a cobro. Precisamente por no estar obligadas a emitirlos, muchas pequeñas y medianas empresas no conceden al albarán la importancia que realmente tiene.

En este sentido, hay que recordar que la vigente Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece como “el plazo de pago que debe cumplir el deudor, si no hubiera fijado fecha o plazo de pago en el contrato, será de treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios, incluso cuando hubiera recibido la factura o solicitud de pago equivalente con anterioridad”.

Este plazo puede ser ampliado mediante pacto de las partes hasta un máximo de 60 días naturales. En cualquier caso, el plazo legal de pago no empieza a contar desde la emisión de la factura como pudiera creerse, sino que lo hace desde la fecha de recepción de los bienes o de prestación de los servicios, la cual se puede acreditar mediante albarán firmado por el cliente.

El albarán para la entrega de bienes

A pesar de que también se puede y debe emplear en la prestación de servicios, el albarán se utiliza fundamentalmente en la entrega de bienes donde, por un lado, justifica la salida del almacén del proveedor de la mercancía y, por otro, justifica su entrega al cliente, por lo que normalmente se emiten varias copias, una de las cuales se la quedará el cliente y otra deberá volver firmada al proveedor. Para que sea aceptado como prueba de la entrega ha de ser lo más explícito posible, siendo recomendable que contenga al menos los elementos siguientes:

• Número de albarán.
• Fecha de entrega del bien o prestación del servicio.
• Denominación y datos identificativos de proveedor y cliente (nombre y apellidos o razón social, Número o Código de Identificación Fiscal, dirección completa, teléfono, correo electrónico).
• Lugar de la entrega del bien o prestación del servicio.
• Artículos enviados con las especificaciones técnicas debidas y las cantidades concretas, o detalle del servicio prestado.
• Espacio reservado para la firma del representante del cliente.

En cuanto al valor (precio individual y total) de los bienes o servicios no suele incluirse en el albarán, ya que éste tiene la función principal de acreditar las entregas o prestaciones, pero no su valor comercial que se recoge en las facturas, siendo otra de las funciones de los albaranes la de servir de base para confeccionarlas. En ocasiones se entregan juntos albarán y factura, aunque cuando las ventas de material son muy continuas suelen acompañarse solamente de los albaranes, emitiéndose facturas que recopilan varios de ellos al final de cada período.

El valor probatorio del albarán

Para que cumpla su función de valor probatorio, y como ya se ha indiciado, al menos una copia del albarán firmada por el cliente debe regresar a la empresa proveedora, en la que se identifique con claridad a la persona que recibe el material (nombre y apellidos, DNI, cargo y, si es posible, sello de la compañía).

En este sentido, hay que tener especial precaución cuando el envío del material no se realiza con medios propios sino a través de empresas de mensajería externas. Es muy importante transmitirles la necesidad de obtener esta información en el momento de entregar el material al cliente. Precisamente uno de los elementos que sirven para valorar la profesionalidad de estas empresas es el cumplimiento estricto de este requisito.

Desde el punto de vista del cliente, ha de asegurarse que el material es el encargado y que llega en buen estado, antes de la firma del albarán, del cual deberá quedarse una copia. Si no se está conforme con lo recibido se puede optar por no firmar el albarán y devolver el pedido al proveedor, o por firmarlo indicando en el propio documento la irregularidad observada en el momento de la recepción.