Casos de uso de Microsoft 365 en las empresas

Microsoft 365 es una herramienta colaborativa con la que es posible gestionar un negocio, tener todos los procesos controlados y aumentar la productividad.

Entre sus funcionalidades destaca la opción de trabajar en equipo, compartir documentos en la nube, acceder a correos electrónicos, chats, videollamadas, etc. Todo ello con la garantía de que la información está accesible en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo, y a salvo de imprevistos y amenazas de terceros.

En este post mostramos cuatro casos de uso, en los que se plasma el amplio espectro de aplicaciones que tiene Microsoft 365 para las empresas.

En el ámbito formativo

Para todos aquellos que tengan un negocio relacionado con la formación, como puede ser un gimnasio, una academia de idiomas, de inglés o de cualquier otra materia, si no es posible el modo presencial o si se prefiere un modelo completamente digital, con Microsoft 365 es posible hacerlo. Estas son las aplicaciones que podrían utilizarse en este caso de uso:

• Servicio de correo Outlook, que permite avisar a todos los alumnos de que las clases pasan a ser online.
• Mediante Teams, los profesores pueden impartir las clases de forma no presencial y los alumnos acceder a las sesiones a través de videollamada.
• Para saber qué alumnos asistirán, estos pueden reservar las clases a través de Bookings.
• Todas las clases quedan grabadas en la plataforma (Onedrive), de tal modo que aquellos que no hayan podido asistir, puedan hacerlo posteriormente.

Microsoft Teams, la mejor forma de trabajar en equipo #Infografía

Colaboración con clientes y proveedores

Pongamos el ejemplo de una fábrica de muebles (proveedor) y una tienda de decoración (cliente). Con Microsoft 365 es posible gestionar todo el proceso de fabricación, venta y distribución con facilidad y de forma ágil.

En este caso de uso, la tienda de decoración contacta con la fábrica mediante Teams, para encargarle unos muebles y compartir los planes de decoración que ha diseñado.

Por medio de Onedrive, la fábrica inicia el pedido con su encargado de fabricación de muebles. Y mediante Microsoft Planner asigna tareas específicas a otros miembros del equipo.

El cliente final, la tienda y la fábrica están en todo momento informados de cómo va la producción del pedido, porque todos tienen acceso a la información y pueden consultarla mediante Microsoft 365.

Tiendas y comercios

Para comercios y establecimientos (como, por ejemplo, una tienda de muebles), Microsoft 365 puede ser de mucha ayuda.

La comunicación entre tienda y cliente se establece mediante Outlook. Para un contacto visual y más directo, se pueden hacer reuniones por Teams para concretar el pedido y diseñar conjuntamente el proyecto con el cliente.

En el caso de uso que hemos imaginado, la tienda de muebles y la clienta programan una visita al establecimiento, para revisar los materiales y colores de todo el mobiliario que tendrá el salón que la clienta quiere redecorar.

Una vez escogido todo, envían el presupuesto a la clienta por correo electrónico y, tras aceptarlo, el pedido se pone en marcha.

Mediante el calendario de Teams, la tienda coordina todas las entregas y va enviando recordatorios a la clienta para que esté pendiente. De este modo se ha gestionado todo el pedido sin necesidad de ir varias veces a la tienda y sin ninguna incidencia.

Atención y servicio a clientes

Todas las empresas necesitan contactar con sus clientes en algún momento, ya sea cuando compran algo, si hay peticiones urgentes, cuando ocurre alguna incidencia, para el envío y recepción de pedidos, etc.

La aplicación de correo de Outlook permite revisar todas las peticiones rápidamente y contactar cuanto antes con los clientes. Lo ideal es gestionar todos los procesos, incluidas las incidencias, desde cualquier lugar y dispositivo. De ahí que la empresa deba trabajar de forma colaborativa en la nube.

Ello permite compartir información y documentos con facilidad entre todas las partes implicadas. Así todo el mundo -clientes y empresa- dispone de la información sin necesidad de desplazamientos.

Veamos en este vídeo el caso de uso de Microsoft 365 en una correduría de seguros:

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