8 claves para gestionar una empresa de forma inteligente

El 70% de las pymes desaparece antes de cumplir los cuatro años de vida, como consecuencia de haber tomado una mala decisión, ya sea ligada al modelo de negocio, al liderazgo o a errores en la gestión.

Gran parte del éxito de una empresa reside en disponer de información económica completa, fiable y puntual. Un empresario necesita encontrarse siempre en condiciones de contestar a cuestiones del tipo: ¿Dónde estamos?, ¿adónde vamos?, ¿qué recursos tenemos para llegar? “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” es una guía para la toma de decisiones en una empresa. Y su autora, Argelia García, propone en el libro diversas claves para lograrlo.

Claves para triunfar en la gestión de una empresa

1. Cierre contable mensual: la realidad de la actividad económica comparada con el presupuesto para el mismo periodo. Las desviaciones nos indicarán si estamos yendo como queremos ir o no.
2. El presupuesto anual de ingresos y gastos para construir nuestro punto de referencia y comunicar los objetivos a la organización.
3. Una buena gestión de tesorería a corto, medio y largo plazo, para saber si podemos cumplir nuestros compromisos, gestionar la financiación en las mejores condiciones y tener “paz financiera” para desarrollar nuestros proyectos de desarrollo de negocio.
4. Un conocimiento profundo de cómo generamos negocio, para aplicarlo a la mejora de la rentabilidad a través de una contabilidad de costes útil.
5. Formalizar el plan estratégico a 3-5 años, para conocer y comunicar hacia dónde nos dirigimos, con un plan de acciones e indicadores de seguimiento integrado en nuestro proceso mensual (cuadro de mando).
6. Usar el plan de viabilidad, para analizar los proyectos con antelación. Antes de empezar, conviene planificar, cuantificar la inversión necesaria y asegurarse de disponer de los recursos que se requerirán.
7. Gestionar una financiación equilibrada entre recursos propios y ajenos, utilizando los tradicionales productos bancarios, pero valorando también la posibilidad de incorporar inversores, así como de utilizar las soluciones que ofrece la revolución Fintech.
8. Organizar la empresa de forma efectiva y eficiente. Garantizar el control interno, contar con un soporte informático adecuado, formalizar los procedimientos de trabajo y utilizar la formación y el talento como instrumentos estratégicos de crecimiento.

Mejorar las decisiones empresariales

El libro -asegura la autora- pretende ayudar a quienes lideran los proyectos empresariales a mejorar sus decisiones para incrementar las probabilidades de acierto. Y, para ello, se basa en un conocimiento profundo y sintético de la actividad. Así, por ejemplo, si un empresario debe decidir cómo comenzar el proceso de internacionalización de su compañía y duda entre Brasil y Francia, debería preparar un plan de viabilidad de cada proyecto para calcular los costes, el retorno probable, la financiación necesaria y la capacidad para disponer de ella.

A nivel interno, todas las decisiones empresariales tienen una parte económica fundamental para su valoración. Y es que si una pyme se plantea contratar un nuevo empleado para una tarea, ha de ver el coste, el retorno del puesto, la disponibilidad de presupuestos, cómo afecta a los resultados esperados y si hay tesorería para incluir esa nueva nómina.

Los datos, como la prueba del algodón, no engañan. La información verídica, integral y puntual permite saber cómo está la empresa de forma objetiva, si gana o pierde dinero, cómo lo gana, con qué clientes, productos o mercados, si tiene suficiente tesorería para cumplir compromisos y financiar proyectos, etc. “Las decisiones basadas en datos objetivos se suelen tomar solas, porque los números evidencian el impacto y facilitan las conclusiones”, destaca García.

La autora de “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” afirma que la obtención de esa información pasa por disponer de unos procedimientos de trabajo enfocados a generar datos relevantes de forma fluida. Ello requiere un equipo consciente del impacto económico de todas las actividades de la empresa, un área contable interna o externa orientada a negocio y unos procesos de trabajo bien definidos que permitan un cierre contable mensual rápido y completo.

Normativa contable y obligaciones fiscales

Pese a que la contabilidad es una de las mejores herramientas de gestión para los directivos, las pymes suelen sufrir desencuentros entre la información que espera la dirección y la que facilita administración. Los directivos tienen dificultad para explicar su visión y los equipos administrativos entran en conflicto para combinar las normativas contables y las obligaciones fiscales con las necesidades de negocio.

García revela que esta falta de comunicación entre el negocio y la contabilidad ocurre cuando no se da a la gestión económica la relevancia que merece. “Todo lo que hacemos cada día en una empresa tiene un contenido económico, un valor o un coste. Si queremos medirlo para decidir con datos objetivos, hay que registrarlo adecuadamente para extraer después información. Cuando el negocio y la contabilidad se desconectan, se pierde información relevante para la toma de decisiones”.

La gestión económica es la fuente de información más valiosa para la dirección, por lo que conviene alimentarla con buenos procesos y profesionales eficaces. No obstante, los financieros también necesitan ampliar su visión con un enfoque a negocio, más allá de números, porcentajes y tablas de Excel. Por ello, García recomienda establecer un puente entre directivos conscientes de la gestión económica y financieros enfocados a negocio.

Está claro que el bajo nivel de control de gestión hace más vulnerables a las empresas. Numerosas compañías no gestionan su tesorería y son incapaces de enfrentarse a imprevistos que pudieran surgir. Otras no realizan un cierre contable mensual y, al no tener la contabilidad al día, no conocen su situación real. Argelia García remarca que “la mirada al futuro también es una asignatura pendiente. La falta de formulación de una estrategia hace que las empresas no tengan un camino trazado y vaguen sin rumbo”.

¿Dónde estamos?

Cualquier plan para gestionar una empresa de forma inteligente debe comenzar por el conocimiento exacto de su situación. García insiste en la importancia de enfocar la contabilidad a la gestión como base para la toma de las decisiones clave, conocer los costes, la rentabilidad y la tesorería. En esta pregunta se incluye también la información sobre el control presupuestario, pues el presupuesto es la herramienta que indica la marcha de un negocio en relación a los objetivos fijados.

¿Adónde vamos?

Definir el camino que se ha de seguir y andarlo correctamente requiere conocer el destino. Esta cuestión alude al plan estratégico de la empresa y al plan de viabilidad por proyectos.

¿Qué recursos tenemos para llegar?

Disponer de recursos es esencial para sobrevivir cada día y lograr los objetivos propuestos. En este apartado, el libro aborda las fórmulas necesarias para financiar la empresa de forma permanente, más allá de los mecanismos tradicionales que suelen poner los bancos al alcance de sus clientes.

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