VeriFactu, el nuevo sistema de facturación electrónica que afectará a autónomos y pymes

A partir de julio de 2024 está previsto que entre en vigor VeriFactu, el nuevo software de facturación electrónica que permitirá a la Agencia Tributaria contar en tiempo real con todas las facturas emitidas por autónomos y pymes.

Es una medida que ya se contemplaba en la Ley Crea y Crece y en la conocida como Ley Antifraude. Su objetivo es doble. Por un lado, fomentar la transparencia de las empresas y, por otro, impulsar la digitalización. Estamos hablando de un software de verificación de facturas electrónicas a través del cual las facturas no podrán, entre otras cosas, ni manipularse, ni destruirse en aras de reducir el fraude fiscal.

Los autónomos y pequeñas empresas que todavía siguen rigiéndose por el Excel serán quizá a quienes más les cueste implementar este sistema a su facturación, pero para aquellos que ya cuenten con programas de facturación para llevar su contabilidad la transición será mucho más llevadera.

¿Qué es VeriFactu y cómo funciona?

VeriFactu es un sistema de verificación de facturas emitidas. Cuando entre en vigor, cada vez que un autónomo, emprendedor o pequeña empresa emita una factura llegará también a tiempo real a la Agencia Tributaria. A partir de este momento, la factura no se podrá alterar, ni modificar, ni manipular y además quedará registrada automáticamente en la Agencia Tributaria.

Hasta el momento la forma de proceder es la siguiente. Los autónomos reúnen todas las facturas emitidas en el trimestre en curso y las presentan en sus declaraciones trimestrales o anuales con sus respectivos modelos.

Lo que cambiará con VeriFactu es que desde el primer momento los programas de contabilidad de facturación de los autónomos estarán en línea con los de Hacienda. Así cada vez que se emita una factura, instantáneamente llegará también a la Agencia Tributaria.

No sólo se favorece la trazabilidad de las facturas, también se simplifica bastante el proceso de cara a la contabilidad fiscal. Con cada factura emitida, VeriFactu realiza la declaración de impuestos que le corresponde. No es lo mismo realizar la declaración de impuestos del trimestre desde cero que tenerlo casi autocompletado. 

Por tanto, digitalización, seguridad y automatización son aspectos muy importantes en este nuevo entrono de facturación verificable.

¿Será obligatorio para autónomos y pymes?

Hasta el momento acogerse a un sistema de facturación verificable es opcional, pero desde la fecha en que entre en vigor VeriFactu, y está previsto que ocurra en julio de 2024, será obligatorio que autónomos y empresas incorporen este sistema a su facturación, a excepción de las empresas que ya estén acogidas al SII (Suministro Inmediato de la Información),

Es decir, queda menos de un año para su obligatoriedad, aunque la adaptación se establece en fases diferentes:

• Para las empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros se establece un plazo máximo de un año desde la entrada en vigor para implantar este sistema a su facturación
•  Para el resto de los empresarios y autónomos, el plazo de adaptación será de dos años.

En España, ya contamos con un ejemplo de sistemas de verificación de facturas emitidas. Se trata de TicketBaI, en el País Vaso, el homólogo de VeriFactu, pero para las actividades económicas de la Haciendas Forales.

Ventajas de VeriFactu

No sólo se busca acabar con el fraude fiscal que en nuestro país según el “Informe sobre distribución de la renta en España” del CES alcanza al 6% del PIB, también otorgar una mayor confianza a proveedores y consumidores, transmitiendo la idea de que las operaciones son legales y se desarrollan sin sospecha de fraude. Bajando más al detalle, estas son las ventajas que para autónomos y empresas tendrá el sistema de verificación de facturas:

• Contar con las declaraciones de impuestos prácticamente completadas con el consiguiente ahorro de recursos y tiempo que se dedican a estas tareas.
• Menor margen de errores en las declaraciones, al ser un proceso automatizado por la Agencia Tributaria se minimizarán las irregularidades o descuidos, como por ejemplo ingresos no declarados.
• Mayor transparencia en las operaciones

¿Cómo me preparo para Verifactu?

La fecha ya está anotada en el calendario, julio de 2024. Antes de que se nos “eche encima”, incluso contemplando los posibles retrasos de su entrada en vigor, lo mejor que podemos hacer es anticiparnos y analizar cómo integrarlo con nuestros sistemas de facturación. Para ello:

• Investiga en el mercado proveedores de programas de facturación con softwares certificados y autorizados con el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria.
• De entre estos proveedores, analiza qué cantidad de facturas, presupuestos, etc, permite gestionar por si hubiera limitación al mes, por ejemplo.
• Presta atención, también, al número de plataformas con las que pueda operar, es decir, hacer todas las gestiones desde una misma interfaz.
• Y que sea compatible con tu CRM para ser más eficientes en todas las tareas.

En aproximadamente nueve meses, si se cumple la fecha estimada de entrada en vigor del reglamento en julio de 2024, cualquier factura que emitamos llegará instantáneamente a la Agencia Tributaria. Es tiempo de ver cómo anticiparnos a esta medida y cómo implementar este sistema a nuestra facturación.