Ventajas e inconvenientes de trabajar con la Administración

La Administración Pública puede ser un auténtico motor de actividad para las pymes. Pero, ¿qué deben saber las pequeñas y medianas empresas al respecto?

Al margen del respaldo económico y de la seguridad que supone trabajar con la Administración, estos proyectos dotan a las pymes de un significativo prestigio profesional. Las pequeñas y medianas empresas españolas mantienen con los organismos públicos, en líneas generales, una buena relación. No obstante, debido a algunos farragosos trámites burocráticos, el flujo de comunicación puede obstruirse y ralentizarse, máxime, a la hora de aprobar ciertas propuestas.

Ventajas de trabajar con la Administración Pública

Entre las principales ventajas que se presentan para las pymes que opten por la licitación pública, Marc Antoni Macià, cofundador y COO de NoviCap –compañía que ha elaborado la guía “Contratación Pública. Todo lo que necesitas saber antes de empezar a contratar con la Administración Pública”, destaca las siguientes:

• La Administración es un cliente grande, con muchas necesidades, tanto a nivel autonómico como local, puesto que siempre va a haber nuevos proyectos. Asimismo, una vez que se ha trabajado para ella es más fácil volver a hacerlo.
• Trabajar con la Administración Pública dota de prestigio profesional a la empresa contratada, ya que suele optar por aquellas compañías que ofrezcan la mejor relación calidad/precio.
• La documentación presentada ante una licitación pública, generalmente, es la misma que se requiere para cualquier otra licitación, por lo que se pueden utilizar los mismos documentos para presentarse en futuras convocatorias.
• Las licitaciones de la Administración están aprobadas en los presupuestos para ese periodo. De esta manera, se presupone la solvencia. Es decir, la Administración Pública pagará. O lo que es lo mismo, nunca se dará el caso de insolvencia del deudor de las facturas. “La pyme siempre recibirá el importe acordado en el contrato”, resalta.
• El sistema de licitaciones está creado para fomentar la competencia entre las personas físicas y/o jurídicas que están en condiciones de contratar con la Administración Pública, por lo que las pymes tienen la posibilidad de competir con grandes empresas que ya hayan trabajado en anteriores ocasiones.

Inconvenientes para las pymes al trabajar con la Administración

Sin embargo, trabajar con la Administración también conlleva algunos inconvenientes que las pymes deberían conocer para evitar sustos y malentendidos. Y, entre ellos, Macià remarca estos cinco:

• El hecho de trabajar con la Administración obliga a aportar un gran volumen de documentación para poder participar en la licitación. Pero no por ello se asegura que se vaya a conceder el contrato. “Es un proceso largo que compromete a la pyme a destinar mucho tiempo antes de entrar a concurso”.
• Los contratos son rígidos e inflexibles. Por ello, se ha de cumplir exactamente con lo definido en la propuesta, sin posibilidad de negociación. “Los nuevos cambios de presupuesto son inviables. La pyme se debe ceñir al contrato firmado en primera instancia”.
• Además, en caso de que se modifiquen los términos de la oferta presentada, existe la posibilidad de ser penalizado. Esta es una decisión que corresponde a la Administración y que puede tomarse bajo el supuesto de no seguir lo indicado en el contrato, pese a que pueda haber cambios de última hora.
• La satisfacción del cliente –en este caso, la Administración-, aunque ayuda, no garantiza volver a ser contratado. Se tendrá que presentar a nuevas licitaciones en igualdad de condiciones que el resto de las empresas interesadas.
• Los plazos de pago suelen ser extremadamente largos. La Administración tarda entre 60 y 120 días en pagar las facturas de sus proveedores de bienes y servicios. “Esto supone un problema para numerosas empresas que necesitan un flujo de caja más líquido para mantener su negocio a flote”.

Posibles problemas

Que las pymes conozcan las ventajas e inconvenientes de trabajar con la Administración resulta esencial. Sobre todo, a la hora de valorar si vale la pena invertir tiempo y recursos para presentarse a la licitación y de ver si el tamaño de la empresa es lo suficientemente grande como para afrontar los proyectos propuestos y los largos plazos de pago.

En cualquier caso, los dos grandes problemas de las pymes españolas en este sentido, informa Macià, son el seguimiento y la gestión de las facturas, y el poder disponer de la liquidez necesaria para afrontar los plazos de pago. En este sentido, el Gobierno lanzó hace poco FACe -el Punto General de Facturas Electrónicas del Estado-, donde las pymes podrán hacer la gestión y el seguimiento de las facturas de la Administración. Por otra parte, para hacer frente a los plazos de pago, “muchas pymes acuden a plataformas de financiación externas especializadas en la Administración, como NoviCap”.

Seis consejos

Finalmente, Maciá realiza las siguientes recomendaciones a las pymes que pretendan trabajar con la Administración:

• Conocer bien los requisitos para ser contratado. Es decir, que tengan plena capacidad de obrar -la aptitud para adquirir o ejercitar derechos y asumir obligaciones-; que no estén incursas en una prohibición de contratar; y que acrediten su solvencia económica, financiera y técnica o profesional.
• Recorrer desde la “A” hasta la “Z” la plataforma para aprender el proceso de contratación del sector público.
• Saber la fecha de vencimiento de las facturas para tener una buena previsión de la liquidez.
• Tener en cuenta que la Administración concede los concursos mayoritariamente por el mejor precio ofrecido.
• Investigar cómo funciona exactamente el proceso de licitación, incluyendo los pasos que se han de seguir y la documentación necesaria.
• Optar por licitaciones en las que la pyme sea experta y evitar perder tiempo y recursos.