Redes sociales corporativas: siete aspectos para que funcionen

A mi entender, las redes sociales corporativas no son «pequeños facebooks» para uso interno de la empresa. No son herramientas, no son una plataforma concreta de software: son las relaciones entre las personas y sus actividades. Poner en marcha una solución de software de red social interna en la pyme, por muy inclinados que estemos a esperar milagros (de dietas, gobiernos, consultores… y también de la tecnología), no necesariamente va a cambiar nada.

Esto no quiere decir que no podamos echar mano de la tecnología para potenciar las relaciones dentro y fuera de la pyme y mejorar la productividad del equipo. Es más, debemos hacerlo, pero en lugar de instalar o suscribirse a la última herramienta de moda, más vale preguntarse primero cómo desde la empresa estamos apoyando, tanto con herramientas como con desarrollo de habilidades, las siguientes siete actividades de las personas que forman la pyme.

El listado es de Harold Jarche, mi consultor favorito para estos temas. Él diferencia entre actividades de colaboración (las primeras tres de las siete) que sirven para sacar adelante trabajo concreto con el fin de alcanzar un objetivo, y actividades de cooperación (las tres últimas), que sirven de mantenimiento y de inversión a futuro y de las que no se espera un beneficio inmediato. No tengo claro que las dos palabras tengan estos mismos matices en español; en cualquier caso, la división de las actividades en los grupos beneficio directo y beneficio indirecto me parece relevante. La cuarta en el listado (crear contenidos) es una actividad ante todo solitaria -su objetivo es pensar y dotar de sentido- pero imprescindible tanto para colaborar como para cooperar.

1. Encontrar personas

¿Facilitamos a nuestro equipo herramientas y nos preocupamos de crear las bases de datos que permitan localizar la persona adecuada para cada tarea? Se trata de una actividad que, si es útil en empresas pequeñas, en medianas es imprescindible, para no externalizar tareas para las que tenemos internamente conocimiento y habilidades o para localizar a las personas que pueden recomendar posibles proveedores con los que tienen experiencia.

2. Optimizar reuniones

¿Contamos con herramientas y habilidades para optimizar el tiempo dedicado a reuniones? Una reunión de una hora no nos cuesta una hora sino una hora multiplicada por el número de personas que participan en la reunión. La exposición, reflexión y debate previos a la reunión pueden optimizar considerablemente el tiempo dedicado a la misma y mejorar las decisiones que se toman en ella. Para facilitar estas actividades, tiene sentido contar con herramientas «antiguas» como los foros y los blogs, frente a herramientas con lógica de timeline en las que lo reciente prima sobre lo relevante imposibilitando el debate en profundidad.

3. Coordinar tareas

¿Tenemos en nuestra pyme herramientas y habilidades que permitan minimizar los esfuerzos dedicados a coordinar las tareas (es decir, a la burocracia)? Se trata de una actividad para la que las herramientas de redes sociales corporativas con lógica de timeline no proporcionan solución y que, si no está bien resuelta, puede causar mucha frustración, ocupando el tiempo que las personas podrían dedicar a actividades más enriquecedoras como las que veremos en los siguientes puntos.

4. Crear contenidos

La creación de contenidos es la piedra angular de la gestión del conocimiento. ¿De qué herramientas y habilidades disponemos en la empresa para facilitar que las personas expresen lo que van aprendiendo (en forma de enlaces con notas, informes, presentaciones, entradas de blog, entradas de pedia, etc.)? Sin esto, las siguientes tres actividades se desarrollarán alrededor de contenidos insustanciales y la pyme no conseguirá capturar el conocimiento de las personas que forman la empresa.

5. Compartir

¿Qué herramientas tenemos en la empresa para facilitar que el contenido creado sea compartido, con el fin de crear y mantener vivos bucles de realimentación? Estos proporcionan feedback importante que hace que nos interese compartir no solo interna sino también externamente. De nuevo, merece la pena no desechar herramientas antiguas como los blogs a favor de herramientas más populares pero que colocan nuestro contenido compartido detrás de jardines vallados.

6. Comunicar

¿Cómo vamos de habilidades de comunicación en la empresa? En la era de Internet cobran importancia habilidades clave de toda la vida, como la comprensión lectora y la expresión escrita en el idioma materno, pues son fundamentales para relacionarse con clientes y proveedores en la Red y participar en grupos, comunidades y cursos online que, a su vez, ayudan a prevenir la obsolescencia profesional, un asunto que no solo debe preocupar a los trabajadores, sino también las empresas.

7. Crear conexiones (networking)

El networking es una de esas actividades sin beneficio directo pero con considerables beneficios indirectos a medio-largo plazo que podemos potenciar desde la empresa. De nuevo, una herramienta de red social corporativa interna con lógica de timeline parece poco adecuada para facilitar una actividad que se basa en fortalecer las relaciones con el entorno externo de la pyme.

Conclusión

En el ámbito de las redes sociales corporativas, llegaremos más lejos si pensamos en las redes sociales como algo que se construye y no algo que se usa. De esa forma podremos dejar de enfocar nuestra atención en soluciones tecnológicas concretas como las herramientas de red social con lógica de timeline y centrarnos en las personas que forman la empresa y en cómo ayudarles -con habilidades y herramientas- a que puedan orientar sus actividades al mercado en beneficio tanto de ellas mismas como de la empresa. La mezcla concreta de herramientas que mejor contribuirá a este objetivo será posiblemente diferente en cada empresa y nunca será una única herramienta «para controlarlos a todos».

Foto: morberg, distribuida con licencia CC BY-SA