Medidas que ayudan a evitar el fraude interno en las pymes

Renegociación de contratos con proveedores, más colaboradores freelance, optimización de la producción, recorte de tarjetas de empresa, menos ordenadores portátiles, menos taxis, menos comidas de empresa, menos fotocopias… No nos llevemos a engaños, la crisis impuso la cultura del menos y ahí va a aquedar instalada durante muchos años: la consigna es hacer más con menos.

«Todas las empresas buscan fórmulas para ser más competitivas y reducir costes que mejoren sus resultados pero a menudo se olvidan de un tipo de gasto oculto importante: los costes del fraude interno«, explica Joel Vicient, CEO de Captio en la introducción del informe «El coste del fraude interno en la gestión de gastos en las empresas europeas».

Hoy ponemos el dedo sobre una de las llagas que más escuece en el seno de las empresas, esos pequeños gastos -según quién los valore- generados en la necesaria movilidad del empleado. Una partida no siempre bien gestionada pese a que el 91,5% de las empresas participantes en el estudio manifiesta una clara preocupación por el fraude interno que se deriva de los viajes de empresa.

723 euros defraudados por trabajador

A nadie se le escapa que por error o de forma intencionada, los ‘equívocos’ en la gestión de ese gasto repercuten en la economía de la empresa. Desde Captio han intentado evaluar en qué medida. La conclusión no deja de sorprender, el fraude detectado en las 130 empresas analizadas asciende a un total de 33.790 euros por organización y año, algo más de 723 euros por trabajador. El estudio ha realizado el seguimiento a los gastos presentados por 6.070 trabajadores en sus viajes, de los que el 8% era supuestamente fraudulento.

Además la picaresca de los empleados en la justificación del viaje parece estar más extendida en la pequeña que en la mediana y gran empresa: en las sociedades de menos de 50 trabajadores este tipo de fraude interno asciende a 46.417 euros/año de media; en las de 50 a 250 trabajadores a 36.210 euros/año, y en las de más de 250 trabajadores a 27.807 euros.

Los siete fraudes que más preocupan

Los errores o argucias que más preocupan a los responsables de control del gasto generado son:

1. Pasar el mismo tique varias veces: al 78% de las empresas.
2. Superar el importe máximo autorizado por gasto: al 70%.
3. Efectuar gastos en fin de semana: al 68%.
4. Pasar gastos antiguos: al 63%.
5. Falta del justificante del gasto: al 58%.
6. Faltan datos sobre el gasto: al 28%.
7. No incluir los anticipos realizados por la empresa: al 24%.

Tipología del fraudes

Según la experiencia de Captio, los fraudes más comunes se pueden englobar en tres categorías:

• Fraude por importe: «Todos aquellos gastos reportados en los que el importe no cumple con las políticas de gastos de la empresas».
• Fraude por justificante: «Los casos en los que el gasto no está correctamente justificado»
• Fraude por fecha: «Los gastos en que existe un problema o error en la cronología»

Cómo evitar el fraude

Los perjuicios del fraude interno no son solo económicos, restan competitividad a la empresa y dificultan la toma de determinadas decisiones, ya que la cuenta de resultados de algunas iniciativas aparecen viciadas o hinchadas por unos gastos no necesarios. Además es una fuente de conflicto interna entre los propios empleados, que termina por enrarecer el clima laboral, e incluso puede atentar a la reputación de la empresa en caso de que ese descontrol sea conocido por clientes, proveedores o la propia sociedad.

Todas ellas son razones que invitan a su control. Las medidas que propone este informe son:

1.Establecer un marco normativo. El consejo de Captio es que las empresas definan qué es fraude interno y qué no: «Se trata de difundir documentos de políticas de gastos y códigos éticos o de conducta». Del mismo modo, se debe comunicar al empleado el grado de gravedad del fraude y las medidas que la organización tomará en caso de detectarlo: desde el aviso, al informe disciplinario o el despido.

2. Contar con herramientas. Se refieren a la utilización de software de automatización y digitalización de la gestión del gasto, que permitan realizar un control detallado por gasto de forma inmediata.

3. Formación. Que alinea las políticas de empresas con sus trabajadores.

4. Auditorías. Con un gran poder disuasorio frente a la tentación del defraudador. Su consejo es combinar auditorías internas rutinarias con auditorías externas más exhaustivas.

5. Mantener un buen clima laboral. En ocasiones, «el fraude interno es la forma en que algunos trabajadores quieren compensar las injusticias laborales que sufren, ya sean reales o subjetivas», defienden los expertos de Captio.

6. Ofrecer canales de denuncia. Se sugiere la habilitación de procedimientos de denuncia que respeten el anonimato, de modo que quien reporte posibles fraudes no se vea obligado a dar explicaciones o exponerse a represalias de otros compañeros.

7. Predicar con el ejemplo. El marco normativo establecido por la organización no debe hacer distinciones entre los distintos niveles de responsabilidad en la empresa: «Demasiado a menudo se pone el foco en los trabajadores de rango más bajo o en los mandos intermedios, pero las altas jerarquías tienen que dar ejemplo y ofrecer un comportamiento ético y justo».

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