El coste oculto de los equipos informáticos obsoletos

Aunque algunos pronosticaron la muerte del ordenador de sobremesa, y un montón de nuevas opciones en forma de tablets, portátiles, ultrabooks y convertibles han ido llegando al mercado, lo cierto es que en las pequeñas empresas (hagamos la excepción de las startups) aún prevalecen los clásicos ordenadores ya amarillentos por el uso. Algunos, eso sí, con nueva pantalla plana.

La duración media de los equipos de escritorio oscila entre tres y cinco años. Pero mantener equipos obsoletos impacta directamente en la productividad. Las pymes pierden hasta un mes de trabajo al año por la reparación de equipos que fallan. Por no hablar de los costes, que son siempre impredecibles, y a veces incluso están sin cuantificar. Y que, por cierto, se duplican pasado el umbral del cuarto año.

Curioso el dato, pero en numerosos estudios de mercado, la respuesta “Me sale barato/bien” a la pregunta “¿Está satisfecho con la gestión informática de su empresa?”, va seguida de un “Ahora mismo no te lo podría decir” cuando se solicita la cuantificación de ese gasto.

Que las empresas estiren la vida útil de los equipos pensando que les supone un ahorro, cuando resulta ser todo lo contrario, es una mala práctica. Pero es que la costumbre de comprar equipamiento solo cuando el que tienes deja de funcionar provoca un efecto perverso en el largo plazo, porque impide un replanteamiento profundo sobre cómo está cambiando el mercado y cómo nuestra informática debería cambiar con él.

Ninguna empresa, y menos si es pequeña, debería desdeñar el poder de la movilidad. Incorporar el trabajo en la nube incrementa los ingresos, reduce los costes y aumenta la productividad. Está demostrado que una de las grandes ventajas es el acceso rápido y seguro a la información corporativa, en cualquier lugar y en cualquier momento, ya que nos permite capturar oportunidades que de otro modo pasarían de largo.

La movilidad es clave

Desarrolles donde desarrolles tu actividad, el concepto de movilidad no tiene que ver con salir a la calle, sino con llevar al cliente hasta ti. Movilidad es poder atender al cliente por el medio que él elija para comunicarse con tu empresa, respondiendo a vuelta de correo. Es abrir en jornada 24×7, aunque tu oficina esté cerrada. La movilidad es llevar al cliente siempre contigo, resolviendo sus requerimientos al primer contacto, para que nada se escape.

Para poder hacerlo, está claro que el terminal es clave. Y las aplicaciones son las que determinan las capacidades que vamos a poder incorporar. Yo recomendaría incluir la movilidad en todos los puntos de interacción con el cliente, sobre todo cuando, como ocurre en las empresas más pequeñas, son pocos para cubrir mucho trabajo.

Comunicación

Un directorio completo de contactos (teléfono/correo electrónico) accesible desde todos los dispositivos con sincronización automática entre ellos, tanto desde la aplicación de correo como desde la de mensajería. 

Acceso a la información

Un espacio de almacenamiento accesible vía Internet es clave como repositorio de referencia de todos los dispositivos. Nos permitirá tener siempre disponible la última versión de cualquier documento y guardar automáticamente todos los cambios que hagamos, sin ninguna acción a posteriori.

Gestiones administrativas

Una suite ofimática online con las aplicaciones de uso frecuente, para poder visualizar o modificar ofertas, presupuestos o contratos sobre la marcha.

Facturación

Entregar la factura al cliente y poder contabilizar automáticamente la operación nos hace ganar tiempo y minimiza errores. Poder presentar el modelo 303 para la regularización del IVA a última hora, desde casa, no tiene precio.

Seguridad

Incorporar la movilidad conlleva ventajas, pero también riesgos. Los dispositivos móviles son igual de susceptibles al ataque, pero lo son mucho más a la pérdida o al robo. Un elemento de seguridad multidispositivo con capacidades de bloqueo remoto es vital en este nuevo escenario.

Todo ello sin olvidar que es absolutamente necesario garantizar la armónica convivencia entre el parque antiguo y el equipamiento renovado. Porque no se puede hacer todo a la vez…

Imagen: wikimedia commons; MBlair Martin