Impacto del coronavirus en la transformación de los espacios de trabajo

El coronavirus marcará un antes y un después en el mundo laboral. El impacto psicológico de la pandemia podría cambiar la concepción que hasta ahora se ha tenido del trabajo, con la consolidación de alternativas telemáticas en sustitución de las puramente presenciales. Además, tanto las oficinas como los espacios de trabajo deberán adaptarse a una nueva realidad en la que de momento primará el distanciamiento.

No solo hablamos de reuniones virtuales, de la necesidad de reducir en la medida de lo posible los desplazamientos y las congregaciones de personal, o de impulsar modelos de trabajo flexible que únicamente pretendan maximizar la productividad. Nos referimos también a una significativa, e incluso obligada, transformación de los lugares de trabajo en la era poscoronavirus.

Buenas prácticas e higiene

Entre las medidas que recoge la guía de buenas prácticas del Ministerio de Sanidad, para la vuelta a la actividad de empresas y trabajadores destacan, por ejemplo, ir a pie, en bici o en coche privado al trabajo siempre que se pueda; flexibilizar horarios para evitar aglomeraciones en los cambios de turno; y mantener la distancia mínima de un metro.

Además de implantar medidas higiénicas en torno a procedimientos de desinfección y limpieza, para trasladar a los empleados confianza y seguridad, el retorno deberá ser escalonado para conservar un distanciamiento social que evite nuevos contagios.

Y Francisco Vázquez, presidente 3G Smart Group, asegura que para ello hay que definir -con los empleados y colaboradores- unas políticas de trabajo flexible ad hoc que ayuden a gestionar, con naturalidad, los flujos de empleados en las sedes corporativas.

“Viviremos muy pendientes del aforo y la higiene. Durante esta fase, es recomendable que las empresas faciliten otros lugares alternativos para el teletrabajo”, apostilla.

Puestos no asignados

En los espacios de trabajo corporativo Vázquez considera que se dejarán las actuales distribuciones de espacio, que serán ocupadas con una densidad próxima al 50%.

Para lograr que cada persona se sienta confortable en su “distancia social”, el presidente de 3G Smart Group sugiere a aquellas empresas que aún tengan los puestos de trabajo asignados, que liberen dicha asignación y que cada empleado pueda elegir el lugar donde se encuentre más seguro, para lo que habrá que establecer unas normas básicas que ordenen este uso flexible del espacio disponible.

A corto plazo, por tanto, será necesario revisar las distribuciones y hacer pequeños cambios espaciales que apoyen y faciliten tanto la higiene como la flexibilidad. Y a medio plazo llegará la hora de rediseñar la sede corporativa, para responder a la realidad de cada organización.

Oficina flexible

En este sentido, Vázquez ve imprescindible monitorizar desde el principio todo el proceso. Y aclara que el rediseño se hará trabajando con las evidencias del modelo pospandemia, que se traducirá a nivel de diseño del espacio corporativo en lo que se denomina la oficina flexible.

Como consecuencia del coronavirus, a partir de ahora dicha oficina deberá atender al incremento de la movilidad de los trabajadores y a ese distanciamiento impuesto por las autoridades sanitarias.

El presidente de 3G Smart Group sostiene que, desde hace años, ya se venía observando una movilidad creciente en las sedes corporativas, siendo bastante comunes, antes del COVID-19, ratios de ocupación inferiores al 70% (siete mesas ocupadas de cada diez).

Ello ya generaba dudas sobre la asignación personal de puestos de trabajo, dado que al menos un tercio del tiempo estos permanecían vacíos, mientras crecía la demanda de lugares de reunión y socialización.

Más teletrabajo

Sin embargo, Vázquez vaticina que, tras el confinamiento, el trabajo remoto se incrementará y que los ratios de ocupación de las sedes corporativas caerán por debajo del 50%.

De igual modo, cree que el concepto de “distancia social” influirá en el diseño de las nuevas oficinas flexibles y que generará, a priori, una necesidad de incrementar el ratio de espacio por empleado.

Es decir, salas de reunión que originalmente estaban destinadas a ocho personas reducirán el aforo a cuatro, no se enfrentarán cara a cara los puestos, se acotará la afluencia a las cafeterías, etcétera.

Nuevas necesidades emocionales

Pero a los cambios de diseño en las oficinas hay que añadir la sugerencia, no menos importante, de atender las necesidades emocionales de los equipos de trabajo, para saber cómo está siendo su adaptación al nuevo entorno, cómo motivar a las plantillas o cómo impulsar la colaboración entre los empleados.

En este sentido, Luis Miguel Garrigós, fundador y CEO de Rrebrand Strategic Design, destaca la relevancia de incorporar hábitos que ayuden a mantener las relaciones personales que se dan en el trabajo; a reconocer, celebrar y compartir los pequeños éxitos personales o colectivos; a agradecer el compañerismo y la solidaridad entre unos y otros…

Ante la vuelta a la oficina, Garrigós remarca la conveniencia de interesarse por las sensaciones de los trabajadores, de preguntarles por sus sentimientos después de lo vivido y sufrido durante este tiempo, de hablar con ellos y diseñar de manera participativa este regreso progresivo a los espacios comunes.

Rediseñar el espacio y la cultura corporativa

“El futuro del lugar de trabajo pasa por rediseñar sus dos palancas principales: el espacio y la cultura corporativa. Los nuevos espacios de trabajo se van a rediseñar desde la óptica protagonista de la importancia del bienestar, de la incorporación de materiales antimicrobianos o del impacto de los sistemas de ventilación y filtrado de aire”, afirma.

Si antes de la crisis del COVID-19 ya se hablaba de un nuevo paradigma económico, denominado «nueva normalidad» y surgido en 2008, que reclamaba cambios urgentes en la forma en que las organizaciones tienen que concretar sus modelos de puestos de trabajo; esta crisis nos ha hecho entrar de golpe en una nueva era, a la que Garrigós denomina post “nueva normalidad”.

Y es que, en su opinión, muchos son los disparadores que se han activado a lo largo del confinamiento y que cambiarán el contexto económico y empresarial, al que cabe dar respuesta con los procesos de transformación organizacional, que pongan en marcha las compañías para mantener o mejorar su posición en el mercado.