Herramientas esenciales para la inteligencia en la pyme (2): Gestor de enlaces

Soy una convencida de los marcadores o, para ser más precisos, de la gestión compartida de enlaces favoritos. Me parecen utilísimos para gestionar información y conocimiento tanto a nivel personal como de empresa. Internet sólo «infoxica» si se usa mal. El gestor de enlaces es uno de los mejores aliados para usarlo bien. Junto con el lector RSS y la «pedia» (de esta hablaremos en breve), constituye el conjunto de herramientas esenciales para producir inteligencia y conocimiento en la pyme.

Organizar la información del mundo no debería ser únicamente la misión de Google. Cada persona que quiera profesionalizarse en un ámbito y cada pyme que quiera construir conocimiento y cultura de empresa debería realizar de forma rutinaria actividades enfocadas a organizar la información de su mundo; a gestionar la información relevante para sus objetivos. Si con el lector RSS filtramos la información, con el gestor de enlaces la organizamos con la ayuda de notas y etiquetas, con el fin de poder encontrarla con facilidad cuando la necesitemos.

En el caso del lector RSS teníamos la opción de usarlo como servicio en la nube o de tener un lector RSS propio, instalado en nuestro servidor. En el caso del gestor de marcadores las opciones son tres: la nube, el navegador o la herramienta propia.

Gestor de enlaces como servicio

Quién no conoce Delicious, buque insignia de la «web 2.0». Con él vivimos momentos de entusiasmo, susto (por un posible cierre que al final no ocurrió) y desencanto. Diigo es el otro servicio clásico en el escenario. Se define como una «herramienta para investigar», pues aparte de gestión de marcadores tiene otras funcionalidades de gestión de la información (notas, texto destacado, etc.). Diigo, igual que otros servicios de gestión de marcadores como Evernote, Historious, Kippt o Zootool, funciona con un modelo freemium, es decir, versión básica gratuita y versión avanzada de pago. Pinboard, en cambio, es un simpático servicio con funcionalidades parecidas a los anteriores, pero a cambio de un solo pago inicial. Por último, como solución pragmática, hay quien confía en la funcionalidad de búsqueda de Gmail y se envía por correo electrónico a sí mismo, con una nota, los enlaces que se quiere guardar.

Como ventaja de los gestores de enlaces en la nube podríamos destacar que se pueden empezar a usar sin más, tras un simple registro. Como desventaja, aparte de entrañar el riesgo inherente de toda herramienta sobre el que el usuario no tiene control directo (acceso incompleto a los datos guardados, cierre, modificación unilateral de funcionalidades), no todas ofrecen la posibilidad de compartir enlaces con un grupo reducido de personas, una funcionalidad de interés especial para las pymes.

Gestión de enlaces en el navegador

Existen varias extensiones de navegador para gestionar marcadores. Estas permiten por lo general el típico «guardar como favorito» señalizado con la estrella amarilla que todos conocemos. Su diseño las hace muy apropiadas para gestionar las páginas que uno quiere visitar una y otra vez (banco, compras online frecuentes), pero son mucho menos adecuadas para gestionar los miles de enlaces que uno inevitablemente acumulará si quiere producir inteligencia y conocimiento, pues carecen de opciones potentes de etiquetado, búsqueda, compartición o RSS. No obstante, también encontramos herramientas como Xmarks (anteriormente Foxmarks, creado por Mitch Kapor) que prácticamente ya es una plataforma en la nube y permite etiquetar los enlaces y compartirlos en una interfaz web o por RSS, o Cloudmarks para Safari, que permite desde un botón del navegador buscar en los marcadores guardados en los servicios Pinboard, Delicious o Kippt.

Gestor de enlaces potente y propio

Para una gestión avanzada y estratégica de enlaces en la empresa no podría recomendar otra cosa que un gestor de enlaces propio, montado en un servidor de la empresa. Como Javier Guembe remarcó el otro día, lo podemos hacer, por ejemplo, sobre un WordPress, con un set de plugins para convertir la instalación en un gestor de enlaces bonito y usable donde los posts tienen campo específico para enlace.

La herramienta propia por excelencia para gestionar enlaces es el software libre SemanticScuttle. En Cartograf lo usamos y nos encanta. Aparte de añadir etiquetas y notas a los enlaces, es posible guardarlos no sólo en público o en privado, sino también compartidos solo con los otros usuarios de nuestro SemanticScuttle, una funcionalidad de mucho juego en el contexto de una empresa.

Por último, a aquellos que consideran importante disponer de control y autonomía en las herramientas que usan -y más si sirven para externalizar en la tecnología parte de algo tan estratégico como la generación de conocimiento e inteligencia-, les gustará saber que con Drupal se pueden hacer cosas tan chulas como el linklog de Jotarp. Con enlaces que no sólo se pueden etiquetar y compartir, sino incluso comentar.

Tres trucos para sacar el máximo jugo al gestor de enlaces

Al guardar, etiquetar y compartir enlaces estamos dando sentido al mundo alrededor nuestro y al mercado alrededor de nuestra empresa. Nuestros enlaces y lo que hacemos con ellos son piezas con las que construimos la inteligencia y el conocimiento que buscamos. ¿Cómo conseguir que estas piezas sean lo más valiosas posible?

1. Asignar siempre una o más etiquetas a los enlaces. Al etiquetar un enlace, asociamos el nuevo bocado de información a cosas que ya sabemos. Esto supone un momento valioso de microaprendizaje.
2. Añadir nota a los enlaces. Al añadir una nota al enlace, explicitamos por qué es relevante para nosotros. Si compartimos el enlace, la nota resultará un valor añadido también para las demás personas.
3. Abrir nuestros enlaces. Ya comentamos que para crear conocimiento era muy importante crear bucles de realimentación. Compartir los enlaces en abierto -aquellos que no contienen información personal o delicada para nuestro negocio- es una de las formas de crearlos.

¿Tienes algún truco personal que te ha funcionado en la gestión de enlaces? ¿Conoces alguna herramientas que no he mencionado? Por favor, cuéntalo en la sección de comentarios.

Foto: • Happy Batatinha •, con licencia CC BY