Guía para crear programas de formación a medida con pocos recursos

Necesitas urgentemente incorporar en tu empresa habilidades digitales, pero te es materialmente imposible ofrecer a tu equipo la formación que precisa. Ni tienes presupuesto, ni puedes sustraer del día a día huecos para que se vayan de curso.

Te hablan de cursos online, pero no lo ves…

• Necesitas un curso muy específico, muy “interno”. Algo que, desde luego, es imposible encontrar en el mercado.
• Tampoco podrías pagar el diseño si encontraras a quien lo pudiera montar. Ni siquiera crees que supieras explicarle lo que necesitas.
• Tu gente reniega de aprender “por su cuenta” a solas con el ordenador. No lo han hecho en la vida y lo sentirán como una versión low cost de un curso de verdad. Ya les costó la vida finalizar los cursos online que sugeriste o directamente ni siquiera los hicieron.

Seguro que todo esto te suena… Porque para una empresa pequeña y tradicional como la tuya, parece que la formación para digitalizarse fuera un sueño inalcanzable. Y, desde luego, una quimera el poder tirar de formación online. Sin embargo, puedo asegurarte que, cuando la formación online está trabajada y alineada con tus objetivos de negocio, funciona. Y además es mucho más cómoda, barata y eficiente que el curso presencial de toda la vida.

Y ahora, la buena noticia: para cualquier empresa ya es posible hacer formación a medida a precios muy razonables, porque puedes diseñarla tú mismo, contando con tu propio equipo y con recursos que ya tienes, porque ya los utilizas habitualmente para tu trabajo.

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¿Cómo elaborar internamente cursos online?

Estos son algunos de los pasos que te servirán para elaborar internamente cursos a medida de las necesidades de cada persona de tu empresa:

1. Confía en el aprendizaje online como elemento eficaz

Deja de verlo como un hermano pobre del curso presencial. Un curso online puede dar mil vueltas a una clase de toda la vida. La tecnología ofrece unas capacidades que nunca tuvimos en un aula y la principal es una formación donde cada uno puede elegir el tema, el momento y hasta cuánto tiempo le va a dedicar. Si es un traje a medida, ¿cómo no va a ser eficaz? Así que considera en serio el diseñar o contratar formación online.

2. Cambia tu visión de cómo aprende la gente

No necesitamos saberlo todo sobre algo. Lo que necesitamos es un baño general e ir directos a aprender hoy solo lo que tendremos que usar mañana. Ojalá tuviéramos tiempo para ser más sabios, pero en el trabajo lo que buscamos es aprender en píldoras. Necesitamos conocimiento para solucionar necesidades concretas y nos vale con saber dónde acudir pasado mañana cuando llegue el momento de aprender otra cosa. Así que incorpora un poco de psicología y un mucho de usabilidad, que la tecnología lo permite de sobra. Tan solo hay que pensar en cuál es el objetivo en cada momento, dejando una ventana abierta al resto del conocimiento.

3. Parte de mapas de necesidades formativas individuales, no de un temario

El único secreto para que un curso sea efectivo es que cubra tus necesidades concretas. Y la mejor manera de ponerlas encima de la mesa para diseñarlo es hacer un mapa de qué necesitaría aprender cada miembro de tu equipo y de cuáles serían los objetivos concretos en cada acción formativa. Puedes usar este mapa para la compra de cursos, pero también (y te recomiendo que así lo hagas) para diseñar tus propios cursos online.

4. Asume que hay distintos tipos de aprendizaje

Hay quien gusta de textos largos, quien prefiere que “se lo cuenten “, quien solo se entera si se lo pintas y quien no lo retiene hasta que lo pone en práctica. Hay quien necesita dedicar un espacio estanco a formarse o quien prefiere ir escuchando la lección en el atasco. Para poder personalizar al extremo, opta por el formato de microaprendizaje, con piezas pequeñas en distintos formatos, de manera que cada uno pueda hacerse el puzle formativo que le venga bien. Incorpora la micropíldora y olvídate del curso tradicional.

5. Ábrete ante la idea de que todos pueden ser profesores

Puede que ese operario que es tan bueno montando muebles de cocina sea incapaz de hacer un manual para explicar cómo lo hace, pero seguro que podrás filmarle haciéndolo. Plantea expandir el conocimiento de unos miembros de tu equipo a otros, usando todos los formatos que la tecnología te ofrece. Usa el vídeo, el podcast, las entrevistas… todo y todos valen. Y, por supuesto, no dejes de contar con el contenido que ya exista en Internet, ya que hay mucho profesional generoso contando lo que sabe en la Red.

6. Imita el comportamiento de Google

Google ha cambiado la forma en la que pensamos y también la forma en la que aprendemos. Diseña tu propia formación online pensando en dos cosas: responder preguntas concretas, y ayudar a tu equipo a encontrar la información exacta que necesita en cada momento. Aprende a formular las necesidades y valora la idea de construir entre todos una megabiblioteca de preguntas frecuentes. Almacena tus piezas formativas y el contenido que selecciones en la Red, organizándolo todo con etiquetas y palabras clave, de tal modo que los posibles alumnos puedan encontrarlas.

7. Incorpora el móvil al aprendizaje

La mayoría recurre al móvil en cuanto se aburre, para mirar las noticias, jugar o consultar sus redes sociales… ¿No podrían aprovechar ese tiempo para ver una píldora formativa? Incorporar contenidos destinados al consumo desde el móvil es la mejor práctica que puedo recomendarte. Lo ideal es que tus píldoras estén relacionadas con las tareas que estás tratando de incorporar a tus procesos, así todos podrán usar el móvil como elemento de apoyo rápido.

8. Motiva con juegos

¿Jugar en el trabajo? Sí, has leído bien. La industria del juego sabe muy bien cómo hacer que la gente se motive y se enganche, así que ¿por qué no copiar sus tácticas? Sentimientos como el logro o la escasez junto con la necesidad de interacción social, ayudan a impulsar muchos comportamientos en las personas. Subir de nivel o recabar likes al contenido que has subido te ayuda a sentirte fuerte y poderoso. Estructura un ecosistema de aprendizaje «gamificado», basado en rankings o en puntos y pequeñas recompensas por acceder o superar contenidos y verás como todo el mundo se apunta. Puedes incorporar «potenciadores» y sanciones para la emoción, te sorprenderás del resultado…

9. Entiende qué medios y qué tecnología necesitas

Puedes liarte la manta a la cabeza y complicarlo todo lo que quieras, pero en una propuesta de mínimos solo necesitarás dos cosas: un elemento para registrar información y otro para almacenarla. Para elaborar tus píldoras formativas, tu paquete ofimático habitual (Word o Powerpoint son perfectos) y tu móvil son más que suficientes para elaborar piezas de texto, gráficas y audios o vídeos. Si quieres ser un poco más profesional, compra un micrófono decente y un par de focos, que tienen poco coste. Como “biblioteca” te recomiendo un disco en la nube, porque así puedes controlar los accesos y estarás seguro de que todos pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.