Dirección efectiva de reuniones

A mí me parece que la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo… porque no se preparan bien. En mi opinión, las reuniones son una técnica de comunicación, que necesitan trabajarse y prepararse con antelación. Dirigir es comunicar, ha repetido @ArturoGomezQuij, y aquí también nos vale su lema. La dirección efectiva de una reunión consiste en que los mensajes se transmitan con claridad, que los participantes entiendan lo que se espera de ellos y que se marquen los pasos precisos para conseguir los objetivos que se han establecido en la cita. Con estas ideas en la cabeza, aquí te dejo unas sugerencias de cómo organizar y participar en reuniones.

Piensa en el rol que desempeñas en la reunión. ¿Eres el convocante o el convocado? En el primer caso, tienes que actuar de facilitador de los resultados. Tu tiempo vale tanto como el de los otros. Evita las generalizaciones, los «aprovecho unos minutos para comentar algo que no está en el orden del día» y centra la reunión. Si eres el convocado, trata de ser puntual, de leer los papeles que te han enviado antes de empezar para hacer preguntas concretas. Toma notas de lo que se dice y pregunta lo que no esté claro. Para que la reunión sea efectiva, ambas partes tienen que colaborar.

Establece una estructura clara. En la preparación, envía por anticipado los temas que se van a tratar, la documentación que estimes necesaria, el horario de comienzo y finalización (este detalle evita las reuniones eternas) y el lugar concreto. Durante el desarrollo, facilita la concentración. Aquí y ahora es cuando estamos reunidos. Evita las anécdotas que no vienen al caso y corta a los que distraen con preguntas fuera de lugar. En el cierre, asigna tareas concretas a cada uno en un tiempo determinado. Te recomiendo que al día siguiente escribas un resumen y lo envíes por correo electrónico. No me gusta la idea de «acta de la comunidad de vecinos»… pero algo parecido. Que no haya dudas de los siguientes pasos. Con esta estructura, te aseguras de que sean reuniones cortas y específicas. Más de 45 minutos me parecen excesivos…

Estimula la motivación de los participantes. Da la palabra a quienes no se pronuncian, pide opiniones concretas y aminora a los recurrentes. No obligues a hablar, pero exige profesionalidad. En una reunión, todos deberían contribuir con una línea… Si puedes, premia la aportación más original.

Escucha activamente. Toma notas de lo que dice cada uno. No se trata de ser un notario, sino de afianzar las principales ideas de los interlocutores. Además, escribir favorece la retención y la comprensión de lo que se escucha. En último término, te ayudará a escuchar lo que no se ha dicho (sí, no hay errata).

Combina la comunicación verbal y no verbal. Mide las palabras, los silencios y las posturas. La precisión es una virtud y denota profesionalidad. Maneja adecuadamente las palabras: pide, no exige; pregunta, no acuses. Como escribimos hace unos meses, es tu imagen lo que está en juego. Me explico: cuando tienes que encontrarte con otros profesionales, enseguida se reconoce a quien se ha preparado el encuentro y a quien va de paseo. La puntualidad nunca pasa de moda y es pura comunicación no verbal.

Adaptación, flexibilidad, cambio. Aunque lo lleves todo preparado, guárdate un margen para improvisar. Ganarás credibilidad si consigues adecuar el ritmo de la sesión a las condiciones concretas del momento. Para eso, prioriza bien los asuntos, atiende a los participantes y deja para el final los asuntos menores.

Sé práctico. Está estudiado cuándo las reuniones ofrecen mejores resultados: el martes después de comer. Tienes margen para que se efectúen las decisiones esa misma semana. Evita los viernes o las últimas horas del día. Tú, como ellos, estás cansado y con la cabeza en otro sitio. A título personal, evita poner reuniones todos los días… o no avanzarás apenas.

¡Apaga el móvil! Lo contamos al hablar de una dieta digital. Si estás en una reunión y te dedicas a tuitear, a contestar correos electrónicos o a contratar un viaje, estás perdiendo el tiempo. Estamos hablando de 45 minutos, no más, sin consultar el correo o atender una llamada. Prueba y verás cómo mejoran los resultados.

¡Suerte y a disfrutar del calorcito!

Foto @emdot distribuida con licencia Creative Commons BY 2.0.