Los 4 puntos para implementar el plan estratégico de una empresa

Una vez que se ha diseñado el plan estratégico, llega el momento de la verdad, la implementación de todas las acciones que se han de realizar para conseguir los resultados.

En este punto es muy importante que un profesional vigile que el plan se está ejecutando correctamente, no sólo para tener la información actualizada, sino también para poder decidir a tiempo si hace falta modificar alguna de las acciones del plan. Es habitual que, debido a las variaciones de la situación general o del mercado, nos veamos obligados a cambiar de rumbo.

Cuando hablo de «implementación» no me refiero a poner en funcionamiento o llevar a cabo el plan estratégico, sino a cuatro puntos de control del trabajo realizado anteriormente para lograr el éxito. Son los siguientes:

1. Cuadro de mando

El cuadro de mando es una herramienta de gestión empresarial para monitorizar algunos parámetros. Se utiliza para evaluar la situación actual y la evolución real, y así poder tomar decisiones. 

En el documento de implementación se deben incluir los indicadores (KPI) que configuran el cuadro de mando, elegidos cuidadosamente para obtener información sobre cinco puntos como mínimo. Se utilizan los “famosos” semáforos: el verde, para determinar su correcta evolución; el naranja, si presenta alguna pequeña desviación de lo previsto; y el rojo, para los que precisan revisión y modificación.

El personal

Se trata de determinar las habilidades y capacidades de cada una de las personas que integran los equipos de trabajo. También las competencias y el talento, para valorar el posible cambio de responsabilidades, con el fin de ser más competitivos.   

El cliente

Es preciso conocer en todo momento el grado de satisfacción de los clientes y su relación con la empresa. La lista de interacciones y pedidos son fundamentales para determinar el nivel del cliente y saber si realmente es beneficioso y rentable tenerlo en cartera.   

La tecnología

Conocer el desarrollo y evolución de las tecnologías para determinar si en algún momento hay alguna pérdida de tiempo. Los indicadores de la infraestructura informática y de comunicación interna entre personas nos darán la información necesaria para mejorar y ganar tiempo.

Los procesos

Saber si el mapa de procesos interno está funcionando diariamente sin ninguna fisura y si realmente se están reduciendo costes en los ámbitos marcados. Los indicadores nos mostrarán si debemos modificar los protocolos de actuación o no.  

Las finanzas

Estar al tanto de la situación actual financiera nos permitirá saber si es necesario realizar alguna acción para conseguir los objetivos y ser más productivos. Los datos obtenidos nos ayudarán a ver si el plan estratégico se está cumpliendo y si las estrategias para mejorar están funcionando.    

Los distintos puntos del cuadro de mando van acompañados de los objetivos y las metas fijados en cada uno de ellos, pero no determinan las causas de los resultados de los indicadores. Propongo la preparación de cuadros de mando por departamentos para así poder cruzar datos en el futuro.

2. Hoja de ruta

Inicialmente, las hojas de ruta de las empresas eran un documento donde se registraban los datos de envíos de transporte. Actualmente, la hoja de ruta explica algunos puntos importantes de actuación, las estrategias en la planificación de tareas y las acciones para conseguirlo.

• Objetivos y metas: No se deben confundir los objetivos con las metas. La meta es el resultado final de algo a largo plazo. Los objetivos son acciones medibles que se necesitan a corto plazo para alcanzar la meta.
• Técnicas y tácticas: el plan de acción será el que nos lleve a alcanzar la meta, pero se necesitan diferentes técnicas individuales y tácticas grupales para lograr los resultados.
• Calendario de actuación: para ejecutar el punto anterior y conseguir el primero, se precisa un calendario de ejecución bien marcado en el tiempo.

3. Informe de seguimiento

Dentro de la implementación es importante realizar informes de seguimiento, ya sean internos o externos.

Internamente realizo dos tipos de informes: uno dirigido a los directivos, para conocer la evolución del plan e informar del estado actual, y donde se comenta todo lo relacionado con las inversiones, costes y gastos. Y otro dirigido a los responsables de departamentos, donde se indica el estado actual de la implementación de la estrategia y los cambios realizados, para que conozcan la realidad y poder modificar o seguir ejecutando.

Externamente realizo un informe de ventas muy enfocado al cliente final. En él se analizan comportamientos, interacciones y resultados de facturación, para verificar que el análisis inicial estaba bien enfocado y que la estrategia se está aplicando y se sigue el plan.

4. Análisis de resultados

El análisis de resultados empresariales sirve para estimar el valor de una compañía. Mi análisis de resultados no tiene este fin, aunque sí el mismo nombre, y está muy ligado a los informes anteriores. Este documento expone las modificaciones que creo adecuadas para mejorar los resultados obtenidos hasta la fecha, marcando nuevas metas y modificando lo necesario del plan estratégico.

Este documento recoge datos conseguidos con la puesta en marcha de la estrategia, y que encontramos en el cuadro de mando, las personas (clientes o trabajadores), la tecnología, los procesos y los resultados. Incorporar gráficas para que la información sea mucho más visible y legible ayuda a su lectura. Desde mi punto de vista, es una evaluación crítica de los resultados. A veces supone tener que modificar algunos puntos de la estrategia, aunque el análisis inicial marcara lo contrario.

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