Cómo hacer fácilmente un inventario de productos con Excel

Josep Jurado  3 septiembre, 2014

En un artículo publicado hace ya algún tiempo en mi blog de ayuda a los propietarios de tiendas, vimos cómo utilizar una plantilla de Excel para hacer inventario de una tienda o un almacén de forma más sencilla, mediante el uso de la pistola lectora de código de barras.

Ahora, veremos cómo realizar este tipo de plantillas para el uso en nuestro negocio para empezar la nueva temporada haciendo pequeños inventarios, quiero decir, siempre que no seamos Lluís Serra y trabajemos con un surtido de 100.000 productos.

Crear una plantilla para hacer un recuento de inventario utilizando Microsoft Excel y una pistola lectora de códigos de barras no es nada complicado, con un par de fórmulas bien elegidas y teniendo almacenada la información de los códigos de barras de nuestros productos, podemos crear este tipo de documento en pocos minutos.

Para crear la plantilla basta con seguir estos tres pasos:

 

1.- Espacio para nuestro listado de productos

Dedicamos cuatro columnas de la parte derecha de la pantalla (columnas de la F a la I, por ejemplo) a incorporar la información sobre los productos que queremos inventariar, es decir, pegamos un listado de todos nuestros productos con la siguiente información:

  • Columna F: Código de barras del producto. En este espacio pegaremos cada código de barras correspondiente a cada producto. Asumimos que este código es único (no se repite) y representativo de cada producto.
  • Columna G: Código del producto (nuestro código interno). En esta columna anotamos nuestro código interno en caso de tenerlo y de que sea diferente al código de barras que identifica a cada producto. Es una información que sólo nos sirve para facilitar nuestra gestión interna e identificar más fácilmente cada producto, no es un dato imprescindible para hacer el recuento de inventario si utilizamos el código de barras.
  • Columna H: Descripción del producto. Será el dato que nos sirva para verificar que, cada vez que escaneamos un código de barras, el artículo al que estamos referenciando es el que realmente estamos recontando y no otro, es decir, es un control de corrección de nuestros datos de gestión. Si encontramos un error en la asignación de los códigos de barras a algún producto, deberíamos corregirlo antes de seguir con el recuento de inventario.
  • Columna I: Cantidad total inventariada. En esta columna aplicaremos una fórmula de suma de todas las cantidades de cada producto pero, para poder ver sus argumentos detalladamente, le dedicaremos el paso 3.

IMAGEN 1

 

2.- Espacio para escanear los códigos de barras y anotar las unidades

Dedicamos otras cuatro columnas en la parte izquierda de la pantalla (columnas de la A a la D, por ejemplo) para dejar un espacio donde “pistolear” los códigos de barras y anotar las unidades que vamos encontrando de cada producto; también dedicaremos una parte de este espacio a que aparezca la información descriptiva de cada producto, que nos permita verificar de forma visual que el código que escaneamos coincide exactamente con el producto que estamos recontando en cada momento.

Utilizaremos las columnas A y B para el escaneo de códigos de barras y anotar las unidades y las columnas C y D para mostrar la información descriptiva del producto. Para implementar este espacio en la parte izquierda de nuestra hoja de cálculo, basta con añadir a cada columna la siguiente información:

  • Columna A: Código de barras del producto. En esta columna iremos escaneando los diferentes códigos de barras de cada producto que recontemos.
  • Columna B: Unidades. Simplemente anotamos la cantidad de cada producto que contamos en cada recuento.
  • Columna C: Descripción del producto. Aplicamos una fórmula para que cada vez que escaneemos un código de barras, nos aparezca la descripción del producto que corresponde, basándonos en la información que hemos especificado en la parte derecha de la hoja, en las columnas F, G y H.

Para obtener este dato, sólo es necesario aplicar la fórmula BUSCARV en toda la columna C.

Veamos el ejemplo detallado para la celda C2 (debajo del título de columna): =BUSCARV(A2,F:I,3,FALSO) -> Lo que hace esta fórmula es buscar el valor de la tercera columna (argumento: “3”) de la matriz formada por las columnas F a I (argumento: “F:I”), una vez que encuentre en la primera columna el valor del código de barras (argumento: “A2”), mediante una coincidencia exacta de cada número (argumento: “FALSO”).

Basta con escribir esta fórmula en la celda C2 y arrastrarla para tantas filas como deseemos; cada vez que anotemos un código de barras en la columna A, aparecerá la descripción del producto en la columna C.

  •  Columna D: Código del producto (nuestro código interno). Para hacer aparecer este dato, podemos utilizar la misma fórmula que en la columna anterior. Simplemente tenemos que cambiar el “3” por un “2”: =BUSCARV(A2,F:I,2,FALSO) -> Lo que hace esta fórmula es buscar el valor de la segunda columna de la matriz formada por las columnas F a I, una vez que encuentre en la primera columna de la matriz el valor del código de barras.

IMAGEN 2

 

 3.- Suma de todas las cantidades inventariadas en cada producto

Volvemos a la columna I (Unidades inventariadas) y aplicamos una fórmula de suma que buscará cada repetición de un mismo código de barras en la columna A y sumará todas las cantidades que hayamos contado de ese mismo producto.

Hay que hacerlo de esta manera para que la plantilla de inventario nos permita encontrar un mismo producto más de una vez y no tengamos que buscar si ya lo hemos contado o no anteriormente, y añadir las cantidades a un recuento anterior; simplemente, si encontramos un mismo producto en más de un lugar, volvemos a escanearlo y Microsoft Excel se encargará de sumar todas las cantidades.

La fórmula que tenemos que aplicar en la columna I es (por ejemplo, en la celda I2): =SUMAR.SI(A:A,F2,B:B) -> Lo que hace esta fórmula es indicar que para cada vez que se encuentre una coincidencia del código de barras del producto de la fila en que nos encontramos (argumento: “F2”) en cualquier celda de la columna A (argumento “A:A”) nos sumará las cantidades que hayamos indicado en la columna B (argumento “B:B”). Sólo tenemos que arrastrar esta fórmula por la columna I para tantas filas como productos hayamos anotado en nuestro listado.

IMAGEN 3

El resultado final es que en la parte derecha de la hoja (parte azul, columnas F a I) se van sumando en la fila correspondiente todas las unidades que encontramos en nuestro inventario y anotamos en la parte izquierda del documento (parte roja, columnas A y B), con lo que tenemos un listado de inventario que se va generando a la vez que vamos anotando cada recuento que hacemos de cada producto que escaneamos con el lector de código de barras. Podéis ver el funcionamiento de la plantilla en este breve vídeo:

Como podéis ver, basta con dos fórmulas (SUMAR.SI y BUSCARV) para crear una plantilla que realice recuentos de inventario en Microsoft Excel utilizando nuestro escáner de mano para leer los códigos de barras de los productos

Si queréis la plantilla de Excel utilizada para hacer este post, sólo tenéis que descargarla pulsando en el siguiente botón:

 

boton-descargar

 

Foto: Juanedc

Comentarios

  1. Hola Josep,
    Estoy interesado en la plantilla que mencionas.
    Simplemente decirte que en el desarrollo del post, en las fórmulas que indicas deberías modificar las separaciones de las comas (,) por punto y coma (;) para que la función sea correcta.
    Un saludo.

  2. Hola César,
    Me alegro de que hagas esa observación porque quizá muchos usuarios lo hayan pensado aunque realmente no se trata de un error sino que es uno de los cambios más notables que nos trae Microsoft Excel 2013: se sustituyen los puntos y coma por comas para separar los argumentos dentro de las funciones.
    Por supuesto, te haremos llegar el documento por correo electrónico para que puedas utilizarlo.
    ¡Muchas gracias por leer el post con atención y comentar!
    Saludos

  3. Buenas tardes, me pareció muy interesante y practica la plantilla sobre inventarios. Te agradecería me la hicieras llegar a mi correo.

    Un saludo y mil gracias.

  4. Hola Estoy interesado
    Cómo hacer fácilmente un inventario de productos con Excel
    si me pudiera enviar la plantilla de Excel
    Mil gracias

    Saludos

  5. Te agradecería que me facilites la plantilla de excel para inventarios, ¿tendrás alguna solución para crear catálogo impreso y códigos de barras basados en esta misma información?

  6. Josep. Gracias por compartir tan buena y detallada información.
    Me gustaría que me envíes copia del archivo para probarlo.
    Muchos éxitos y estaré pendiente de más información.

  7. Hola Josep me podrias ayudar a lograr que la pistola de escaneo me funcione con el excel? es q no logro poder hacerlo, hay alguna info para poder hacerlo? gracias

  8. Buenas Tardes

    Requiero montar un inventario para mi negocio podrías ayudarme con ese documento, lo que leí en articulo es espectacular. Gracias y espero me puedan ayudar.

  9. Buenos días. Quiero pedirles el favor de enviarme el archivo, lo quiero aplicar en mi trabajo es una fundación sin animo de lucro donde yo se que nos será muy útil. Muchas gracias.
    Saludos

  10. Hola, está super interesante la plantilla, pero quisiera saber si me podría funcionar para hacer un inventario de los activos fijos de mi empresa, esto es:mobiliarios, equipos de oficina, etc. Dispongo del escáner y vamos pegando los códigos de barras a los activos, pero cuando se hace el inventario, se hace de forma manual (lápiz y papel).

    Entiendo que aplicando el escáner, el trabajo sería más sencillo.

    Si me pudieras ayudar, te lo agradecería.

    Un saludo

  11. Buenos días,
    Es de agradecer a personas de bien como D. Josep Jurado.
    Por compartir gratuitamente sus conocimientos con los demás.
    Si no le importa, me gustaría me envíe esta plantilla para probar
    y practicar con ella.
    Atentamente

  12. Buenas, agradecería me enviase la plantilla, así como indicarme si es posible cómo lo haría para que una vez se produzca una venta, se autodecremente la cantidad del artículo.

    Muchas gracias!

  13. Hola Josep

    Me podrías, por favor, enviar la plantilla a mi correo, me serviría de mucho y qué bueno que compartes esta información.

    Un saludo y gracias de antemano

  14. Me gustaria tener la plantilla además sería importante que luego de que se tome el dato del código de barras se posicione el cursor automaticamente en la celda para indicar el número de ítems del producto.

    Gracias de antemano

  15. Hola Josep, Excelente ayuda para llevar un muy buen control del inventario de productos, quisiera utilizarlo, crees que puedas mandarme la plantilla?.

    Gracias de antemano, desde VENEZUELA Saludos!

  16. Qué tal, muy bueno tu aporte.

    Me podrías mandar la plantilla por favor, me parece excelente la idea y es justo lo que ando buscando.

    De antemano, gracias.
    Saludos desde Tijuana, Mexico

  17. HOLA MUY BUENA TARDE C. JOSEP JURADO

    UN BUEN APORTE PARA LA SOCIEDAD, GRACIAS POR COMPARTIR ESTA INFORMACION; ME ENCANTARIA TENER ESTA PLANTILLA PARA AMPLIAR MIS CONOCIMIENTOS. SI NO ES MUCHO PEDIR; GRACIAS POR EL APORTE. SALUDOS

  18. Hola, muy buen artículo.
    Me pareció muy interesante y practica la plantilla.
    Te agradecería me la hicieras llegar a mi correo.

    Un saludo y mil gracias.

  19. Josep, muy buenos días.

    Te agradecería enormemente si me puedes mandar la plantilla que mencionas; tenemos aquí en el negocio un verdadero problema para tener al día las existencias, entradas y salidas de unos consumibles.

    Gracias por compartirnos tus conocimientos.

  20. Es muy interesante la forma en la que maneja excel, ademas de lo ameno y descriptivo que permite entender y agradar en la forma en la que se hace el desarrollo.
    Me agradaría tener la plantilla.

    Saludos

  21. Hola Josep,
    Estoy interesado en la plantilla que mencionas, ya que tengo un lector de codigos prestado y me gustaría usarlo para organizar el stock de mi librería.
    Muchas gracias.

  22. Josep:
    Muy interesante y práctica tu plantilla. Es lo que buscaba. Me interesa mucho que me puedas enviar tu plantilla en Excel, y quería ver la posibilidad de que me ayudes con el tema de cómo lograr organizar mi bodega de insumos clínicos de modo que el producto que entró primero salga primero de mi bodega, o sea, el método FIFO.
    Saludos.

  23. Hola Josep.
    Me gustaría conocer la plantilla, tengo una pregunta como poder integrar un generador de código de barras en la misma para imprimir etiquetas con un control de captura se podría?
    saludos

  24. Felicidades!! es una excelente herramienta y un buen aporte, crées que sería posible que me enviaras al correo la plantilla? desde ya, muchas gracias.

  25. Buen día. Ante todo, quisiera felicitarle por compartir con nosotros sus conocimientos. Quisiera de su orientación, mi negocio es de variedades y aun no cuento con un lector de código de barras y me gustaría saber de qué manera puedo llevar el control de todos los productos que ofrezco para la venta.

  26. Me encantaria que me enviases la plantilla para para ver si puedo poner un poco de orden en la tiendecita de cosméticos que tengo.
    Cada vez que tengo que hacer inventario se me hace de noche y pienso que me puede servir de mucho tu excel

    Muchisimas gracias y ya te voy diciendo

  27. hola me gustaria que me enviaras la plantilla, es muy interesante y estoy tratando de aprender sobre el manejo de codigos de barra

  28. Muchas gracias a todos por vuestros comentarios.
    Espero que la plantilla os haya sido de mucha utilidad y que os ayude con el recuento de inventario.

    Un saludo y muchas gracias por visitar Con Tu Negocio 😉

  29. Buenos días:

    Josep, estoy interesado en tu plantilla ya que das una explicación muy acertada de lo que se trata y cómo se utiliza. Por favor, ¿podrías enviármela?

    Muchas gracias.

    Saludos,

  30. Mi hermano, vengo buscando soluciones para realizar inventario en mi negocio rápido, práctico y sencillo, y creo que tu fórmula es muy buena, pero tengo ideas mas donde se pueda calcular el + sobrante y el – restante y calcular los costos de pérdidas de stock, creo yo que los inventarios se realizan para ver si se está manejando bien los ingresos y salidas de mercadería y calcular cuántas pérdidas hay.

    Estoy intentado realizarlo en mi excel y no lo he logrado. Por favor, enviadme la plantilla, muchas gracias por tu ayuda.

  31. Hola.. Quiero decir que he sufrido en vano tanto tiempo.. Gracias por la explicación ahora tendré un nuevo panorama para hacer mi inventario.. ¿Me podrías mandar la plantilla? Y de nuevo muchas gracias 🙂

  32. gracias de antemano, me interesa su plantilla pero soy un poco miope, y me enrede en eso de las formulas me enviarias la plantilla para tratar de utilizarla en mi pequeño taller.saludos.

  33. Hola Josep

    Me parece muy interesante esta planilla, quisiera poderla tener ya que me podría ser de gran ayuda para mi nuevo negocio.

    por favor si puedes enviármela quedaría muy agradecida

    muchas gracias

    hasta pronto

  34. Buenos días, muy interesante esta valiosa orientación, me gustó y también deseo que me la envíen a mi correo, por favor.
    ¡Muchas gracias!
    Bendiciones!

  35. Gracias x la explicacion la verdad me ayudara en mucho, yo tb quisiera la plantilla y estaria mas agradecido aun si me la mandas
    Muchas gracias

  36. Hola muy buen artículo les felicito por esa gran iniciativa si pueden facilitarme la plantilla les quedo muy agradecida bendiciones y sigan ayudando así a los internautas

  37. hola me encantaría que me hicieran llegar su archivo de excel para tomarlo de ejemplo para hacer mas simple el inventario, saludos desde Cuernavaca, México

  38. hola amigo buenas noches
    gracias por esta informacion…ayudame quiero hacerlo pero tengo muchas dudas,,ojala me puedas ayudar apoyandome con lo mas indispensable para poder controlar mi changarrito de refacciones.
    gracias nuevamente amigo

  39. muy buena tu aportacion exactamente necesitaba hacer inventario en el negocio y me facilito mucho la tarea. espero me puedas enviar la plantilla.

  40. Hola Josep, buenos días.
    Por favor me podrías enviar la plantila ya que es de mucha utilidad.
    Muchas gracias por compartir el material.
    Saludos cordiales.
    Martín

  41. Hola Josep,
    Tengo una duda en cuanto a la columna “B”, en esta debo ingresar la cantidad manualmente? Por favor, me ayudas con la plantilla para comprender mejor tu ejemplo.

    Gracias mil,

  42. Buenos días Josep.
    Lo primero darte las gracias por compartir tan interesante información y lo segundo pedirte que me envíes la plantilla para poder solucionar mis problemas con el almacén.
    Un saludo y gracias de nuevo

  43. Excelente apunte, agradezco si lo permites me compartas la plantilla al correo. Dios te pague por compartir tus conocimientos.

    Saludos,

    Paola

  44. josep muy Buena informacion me podrias enviar la plantilla porfavor ya que tengo que llevar el control de un almacen y se me facilitaria mucho con tu ayuda, gracias 🙂

  45. Hola Josep!

    Estoy también interesado en la plantilla que mencionas, creo que me irá bien para tener controlados varios recambios que tengo en estanterías de mi negocio y poder tener un pequeño control sobre ellos.

    Saludos!

  46. Hola buen día, me parece genial ese método para controlar el inventario, y me gustaría que me proporcionaras una plantilla, te lo agradeceré mucho.

    Saludos.

  47. Buenas tardes,
    Te quedaría muy agradecido si me mandaras esa plantilla a mi correo, me sería de gran ayuda en mi trabajo.
    Muchas gracias de antemano y felicidades por vuestro trabajo¡¡

  48. Hola, de corazón extiendo mi felicitación y agradecimiento por esta información tan valiosa, más aún utilitaria sería contando con la plantilla. Ruego me favorezca con dicho trabajo. Mil gracias.

  49. Buenas, necesito inventariar mi negocio y he visto muy interesante la plantilla que ofreces. Si puedes, envíamela, también quería preguntarte si luego este documento me podría servir para importarlo con el programa de gestión que utilice y así no tener que hacer la faena dos veces. Un saludo y gracias por tu labor.

  50. Hola. Estoy haciendo mi propio inventario, pero en alguna parte cometo un error con la fórmula. Serías tan amable de enviarme el fichero? Muchas gracias.

  51. ME INTERESA LA PLANTILLA NECESITO LLEVAR UN CONTROL DE TELEFONOS CELULARES PARA UNOS CHOFERES, Y TENER DETALLADO QUE OPERADOR TIENEN QUE NUMERO Y QUE TIPO DE TELEFONO SE LE ASIGNO… PUEDES AYUDARME CON ESO? GRACIAS!

    FELIZ NAVIDAD

  52. Hola Josep,

    Este año vamos a implementar una pistola lectora de códigos y tu plantilla me sería de gran ayuda.

    Envíame si es posible la plantilla.
    Muchas gracias por el esfuerzo invertido.

  53. Hola como estas, me interesa mucho tu plantilla de excel si fueras tan amable de ma darla a mi mail te estaria agradecido. Te cuento q vamos a implementar un lector de codigo, y si sabes cono se puede hacer para restar productos a medida que salen . Saludos y buen año

  54. Qué tal josep, espero que estés muy bien! Me interesa la plantilla de Excel, es para un negocio pequeño que tengo con mi esposa…saludos y feliz año!!

  55. Buenas Tardes, me gustó mucho la explicación y estoy interesado en la Plantilla, podría enviarmela a mi correo? Gracias de antemano. Saludos y bendiciones.

  56. Muy buenas Tardes espero que me ayuden con la plantilla. ya he tratado varias veces de hacerla pero algo me falla. la información es excelente de antemano gracias por todo

  57. Buenas tardes me parece muy buena esta información me podrían hacerme el favor de enviarme la plantilla ya estoy en proceso de montar mi negocio y me seria muy útil ya que manejo muchos productos.

    Gracias,

  58. Saludos. Excelente plantilla. Tengo una duda<. Apliqué las fórmulas en una hoja de Excel con 3000 productos, pero no cuadra la suma de la columna "B" contra la columna "I" ya hice algunas pruebas con menos y con mas productos pero siempre me arroja una pequeña diferencia mas alta la suma de "I", puede ser la versión Excel, ayuda please.

  59. Buenas tardes, me pareció muy interesante y practica la plantilla sobre inventarios. Te agradecería me la hicieras llegar a mi correo.

    Un saludo y Gracias .

  60. hola me ayudo de mucho tu explicacion, solo que no se como escanear y que solo baje de celda el cursor sin darle enter seria muchos mas rapida la toda de inventario
    saludos

  61. buenas tardes no me deja entrar al enlace me gustaria si pudieses enviarmelo porque a mi me da error en office2010 y no me deja crear la plantilla , me seria de gran utilidad tenerla .

  62. Hola, les comento que ahora hay un software muy interesante llamado ItemView, te ahorra un montón de tiempo al hacer inventario, lo más chevere que te da los reportes en tiempo real.
    Busquen al desarrollador por facebook se llama Creativaction, Saludos desde Uruguay

  63. Buenos días. yo estoy comenzando mi negocio desde cero, tengo muchos productos que inventariar pero no se por dónde comenzar. Me gustaría que me orientaras un poco.
    Gracias.

  64. Hola a todos gracias por ayuda con ese post, me gustaría tener ese plantilla ejecutable, si es posible, gracias de antemano en mi corre, buenas tardes

  65. hola buenas,
    estoy montando un supermercado,y tengo una programa tpv, pero es mucho trabajo grabar productos uno por uno,(escanear código de barra, etc etc).¿Cómo puedo conseguir una base de datos (lista de códigos de barras)?
    ¿Alguien me puede ayudar?
    gracias

  66. Hola para escanear los códigos de barras tienes que tener una máquina especial o se puede hacer por medio de la computadora o del celular para hacer esa planilla de inventario

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